Die Buchhaltung eines Online Händlers besitzt ein paar Eigenheiten, die hier am Beispiel einer Amazon-Buchhaltung erläutert werden. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Tipps, die vor der Übernahme idealerweise einmal mit dem Steuerberater besprochen werden.
Überprüfung Ihrer Amazon-Buchhaltung
Aufgrund der Anzahl der Verkäufe erscheint es in der Buchhaltung eines Online Händlers schwieriger, den Überblick und die Kontrolle über die Richtigkeit zu behalten.
Es stehen Ihnen in BuchhaltungsButler allerdings einige Kontrollpunkte zur Verfügung über die Sie Ihre Buchhaltung schnell und einfach plausibilisieren können.
Plausibilisieren der Amazon-Konten
Wenn Sie Ihren Amazon-Account verknüpfen, wird je Marktplatz ein eigenes Zahlungskonto in Ihrem BuchhaltungsButler-Account angelegt.
Um zu prüfen, ob Ihre Amazon-Zahlungen vollständig erfasst wurden, können Sie den in BuchhaltungsButler angezeigten Kontostand als Kontrollsumme verwenden.
Die einzelnen Marktplätze sollten immer einen Kontostand von EUR 0,- aufweisen, denn die Zahlungen in einem Settlement Batch heben sich in Summe immer auf. Eingehende Zahlungen abzüglich der Gebühren und des Payouts ergeben in der Summe EUR 0,-.
Wenn Ihr Kontostand unter “Zahlungen” auf einem der Amazon-Konten nicht EUR 0,- beträgt, muss dies nicht unmittelbar auf einen Fehler hinweisen. Folgende Ursachen können vorliegen.
Zahlungen wurden gelöscht
Ein Amazon Settlement Report hält sich nicht an Buchhaltungsperioden. Wenn Sie also zu einem bestimmten Stichtag mit der Amazon-Buchhaltung in BuchhaltungsButler beginnen und der erste Bericht Zahlungen aus der Vorperiode enthält, sollten Sie diese nicht löschen, damit Ihnen der Kontostand weiterhin als Kontrollsumme dient. Wenn Sie die Zahlungen dennoch löschen wollen, sollten Sie einen Anfangsbestand auf dem entsprechenden Amazon-Konto einfügen, sodass der Kontostand nach dem vollständigen Import eines Berichts wieder EUR 0,- ergibt.
Es befinden sich Zahlungen auf einem “Backup”-Konto
Bei der initialen Verknüpfung Ihres Amazon-Accounts werden neben den Konten für die einzelnen Marktplätze auch weitere Konten angelegt. Hierzu gehören beispielsweise die Konten “Amazon” und “Amazon_de Prod.”. Diese Konten dienen als “Backup”-Konten für sämtliche Zahlungen, die sich aus unterschiedlichen Gründen keinem spezifischen Marktplatz zuordnen lassen.
| Wichtig: Löschen Sie diese Buchungskonten nicht. |
Sollten Ihnen auf einem Ihrer Marktplätze Buchungen fehlen, überprüfen Sie bitte die “Backup”-Konten. Möglicherweise befinden sich die fehlenden Zahlungen auf einem dieser Konten.
Wenn Sie Zahlungen auf einem “Backup”-Konto finden, prüfen Sie bitte, auf welchen Marktplatz diese gehören.
Sie können die Zahlungen dann entweder manuell auf dem richtigen Marktplatz-Konto einfügen und auf dem “Backup”-Konto löschen oder die Zahlungen auf dem “Backup”-Konto verbuchen und den Saldo anschließend gegen das Konto Geldtransit (1360 I 1460)* ausbuchen und auf dem richtigen Marktplatz-Konto in gleicher Höhe gegen Geldtransit (1360 I 1460)* wieder einbuchen.
So stimmt Ihr Kontostand auf dem betroffenen Marktplatz wieder.
*(SKR03 | SKR04)
Es fehlen Zahlungen
Sollte der Kontostand eines Amazon-Kontos nicht EUR 0,- betragen, prüfen Sie anhand der Summen- und Saldenliste ab welchem Datum sich der Saldo nicht mehr regelmäßig auflöst. Sobald Sie den betroffenen Zeitraum identifiziert haben, können Sie den dazugehörigen Bericht erneut importieren, um zu prüfen, ob sämtliche Zahlungen vorhanden sind. Eine Anleitung hierzu finden Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung bei Amazon. Bitte beachten Sie hierbei, dass sämtliche Zahlungen auf Ihren Amazon-Konten verbucht sein müssen, damit der Geschäftsvorfall in der Summen- und Saldenliste berücksichtigt wird.
Plausibilisieren des Kontos “Geldtransit”
In regelmäßigen Abständen zahlt Amazon Ihnen das eingesammelte Geld aus. Diesen Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto finden Sie als Zahlungsabgang mit dem Titel “Payout” auf Ihren Amazon-Konten. Sowohl den Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto, als auch den Zahlungsabgang auf Ihrem Amazon-Konto buchen Sie als erfolgsneutralen Geldtransit. Hierfür steht Ihnen standardmäßig das Konto Geldtransit (1360 | 1460)* zur Verfügung. Es kann sich jedoch lohnen ein individuelles Sachkonto für die Amazon-Auszahlungen auf Basis des bestehenden Geldtransit-Kontos anzulegen. Da Sie auf diesem Konto die Zahlungseingänge und -abgänge in jeweils gleicher Höhe erfassen, muss sich der Saldo des Kontos immer nullen.
Sollte der Saldo des Kontos Geldtransit (1360 | 1460) oder des von Ihnen angelegten Kontos einmal nicht EUR 0,- betragen können folgende Punkte Ursache sein.
Ein Payout wurde auf ein anderes Konto gebucht
Indem Sie mit Hilfe der Volltextsuche unter “Zahlungen” nach “Payout” suchen, können Sie sich sämtliche Payouts auf den Amazon-Konten anzeigen lassen. Prüfen Sie, ob alle angezeigten Zahlungen konsistent auf das gleiche Konto gebucht wurden. Anschließend prüfen Sie erneut mit der Volltextsuche alle Zahlungseingänge auf Ihrem Bankkonto.
Es fehlt eine Zahlung auf dem Bankkonto
Wenn der Geldabgang auf dem Amazon-Konto vorhanden ist, aber kein Geldeingang auf Ihrem Bankkonto, fehlt hier eine Zahlung. Plausibilisieren Sie mit Hilfe der Summen- und Saldenliste oder der Funktion “Kontostand berechnen” die Vollständigkeit Ihrer Zahlungen auf dem Bankkonto.
Es fehlt ein Amazon Report
Der Geldeingang auf Ihrem Bankkonto ist vorhanden, aber kein Payout auf dem Amazon-Konto, dann spricht dies dafür, dass ein kompletter Bericht nicht importiert worden ist. In unserem Artikel zur Fehlerbehebung bei Amazon lesen Sie, wie Sie Berichte nachträglich importieren.
Kontierungstipps
Besprechen Sie die korrekte Verbuchung und Kontierung der Amazon Geschäftsvorfälle unbedingt mit Ihrem Steuerberater. Die Anwendungsfälle können sich unter Umständen unterscheiden. Nachfolgend finden Sie lediglich Ideen, wie die Geschäftsvorfälle verbucht werden könnten.
Gebühren
In Ihrem BuchhaltungsButler-Account werden die Gebühren, die sich unmittelbar einem Umsatz zuordnen lassen, direkt vom Bruttoerlös abgesplittet und als Teilbuchung dargestellt. In den “Einstellungen” → “Automatisierungsregeln” können Sie ein Buchungskonto definieren, auf das die Gebühren automatisch gebucht werden sollen.
Als Aufwandskonto wäre hier das Konto Nebenkosten des Geldverkehrs (4970 | 6855)* ein mögliches Buchungskonto. Den Steuersatz legen Sie gemäß Ihrer Gebührenrechnung von Amazon fest. In der Vergangenheit war Amazon ein im EU-Ausland tätiger Anbieter. Die durch Amazon erbrachten Leistungen unterlagen, das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung mit entsprechendem Verweis vorausgesetzt, daher dem “Reverse Charge” Verfahren. Sollten auf Seiten von Amazon Änderungen erfolgen, müsste der Steuersatz laut der aktuellen Gebührenrechnung angepasst werden.
Wenn Sie die Gebührenrechnung von Amazon kreditorisch verbuchen, können Sie in den “Einstellungen” auch das entsprechende Kreditorenkonto hinterlegen. Damit die Gebührenrechnung als “bezahlt” markiert wird, empfehlen wir Ihnen diese dem Payout der dazugehörigen Periode zuzuordnen.
*(SKR03 | SKR04)
Amazon Current Reserve Amount
Der “Amazon Current Reserve Amount” ist eine Rückstellung, welche von Amazon einbehalten wird und in der Regel im nächsten Settlement Report als “Amazon Previous Reserve Amount Balance” wieder gutgeschrieben wird.
Beide Zahlungen können Sie auf das Interimskonto Durchlaufende Posten (1590 | 1370)* buchen, welches nach der Wiedergutschrift des Betrags wieder ausgeglichen sein muss.
Amazon Payouts
Als “Payout” finden Sie den Betrag auf Ihrem Amazon-Konto, den Amazon an Sie überwiesen hat. Dieser Betrag geht auf Ihrem bei Amazon hinterlegten Bankkonto ein.
Die Auszahlung auf dem Amazon-Konto und die Einzahlung auf Ihrem Bankkonto gleichen sich aus.
Sie buchen sowohl den Amazon Payout, als auch den Geldeingang auf Ihrem Bankkonto gegen das Konto Geldtransit (1360 | 1460)*. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in diesem Artikel im Absatz Plausibilisieren des Kontos “Geldtransit”.
Umsatzerlöse
Eine Übersicht über die Möglichkeiten der Verbuchung von Umsatzerlösen im Onlinehandel finden Sie in unserem Artikel zur Meldung für das One-Stop-Shop-Verfahren.
Tipps zur Automatisierung
BuchhaltungsButler automatisiert Ihre Buchhaltung bereits standardmäßig zu einem hohen Grad. Mit den folgenden Funktionen können Sie die Automatisierung noch weiter erhöhen.
Ausgangsrechnungen debitorisch buchen/importieren
Zur vereinfachten Verbuchung der Zahlungen auf dem Amazon-Konto empfiehlt es sich, die Ausgangsrechnungen debitorisch zu verbuchen. Dadurch handelt es sich bei den Zahlungseingängen unter “Zahlungen” lediglich um den Ausgleich der jeweiligen Debitoren, die dann mit Hilfe der Sammelfunktion gesammelt bestätigt werden können. Außerdem enthalten Ihre Ausgangsrechnungen – im Gegensatz zu den Zahlungen – sämtliche Informationen, die zur korrekten umsatzsteuerlichen Erfassung benötigt werden.
Eine Alternative zur debitorischen Erfassung Ihrer Ausgangsrechnungen in BuchhaltungsButler bietet der CSV-Import von Buchungssätzen. Wenn Sie Ihre Umsätze bereits in Form von debitorischen Buchungssätzen aus Ihrer Warenwirtschaft oder Ihrer Faktura exportieren können, können Sie diese Daten anschließend in Ihren BuchhaltungsButler-Account importieren. Auf diesem Weg sind Ihre Ausgangsrechnungen bereits verbucht und müssen in BuchhaltungsButler nicht weiter bearbeitet werden. Eine Anleitung zu dieser Art des Imports finden Sie in unserem Artikel zum Import der Ausgangsrechnungen per CSV-Datei.
Sammelfunktion
Die Sammelfunktion befindet sich am unteren Ende der Ansicht “Belege” oder “Zahlungen”. Dort können Sie jeweils alle sichtbaren Geschäftsvorfälle auswählen. In Verbindung mit der richtigen Filterung lassen sich auf diesem Weg sehr viele Geschäftsvorfälle mit wenigen Klicks bearbeiten und verbuchen.
Automatisierungsregeln
Mit Hilfe von Automatisierungsregeln lassen sich die oben beschriebenen Geschäftsvorfälle noch weiter automatisieren. In unserem Artikel zur Erläuterung der Automatisierungsregeln haben wir einige Beispiele für Sie zusammengefasst.
Belegmatching über Payment Referenz
Über die “Payment Referenz” lässt sich das Matching der Ausgangsrechnungen zu den dazugehörigen Zahlungen auf 100% erhöhen. Die Zahlungsreferenz ist als eindeutiger Wert das ideale Kriterium für die Zuordnung. Eine Anleitung für den Einsatz der Payment Referenz finden Sie in unserem Artikel zum Belegmatching.