Wenn als Ist-Versteuerer Ausgangsbelege debitorisch erfasst werden, gibt es Besonderheiten, die berücksichtigen werden müssen, damit die Umsatzsteuer korrekt berechnet und ausgewiesen werden kann.
Berechnung der Steuer bei Zahlungen
Grundsätzlich hat die Einstellung der Besteuerungsart (Soll- oder Ist-Versteuerung) nur Auswirkungen, wenn Ausgangsrechnungen debitorisch gebucht werden. Nur dann kann berücksichtigt werden, welches das für die Steuer maßgebliche Datum ist und wie der Geschäftsvorfall somit umsatzsteuerlich zu werten ist.
Die Buchung der fälligen Umsatzsteuer erfolgt bei der Buchung einer Zahlung gegen ein Debitorenkonto (in “Zahlungen”)
- zum Standard-Steuersatz, welcher in den Einstellungen definiert wird (ohne zugewiesenen Beleg).
- zu den bei der Belegbuchung erfassten Steuersätzen (bei zugewiesenem debitorisch gebuchten Beleg).
Unterzahlungen werden anteilig auf die Steuersätze der Belegbuchung umgelegt.
Überzahlungen erfolgen zum Standard-Steuersatz.
| Hinweis: Die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer erfolgt stets fiktiv und wird nicht hart gebucht. Mit einem Wechsel von Soll- zu Ist-Versteuerung sowie der Veränderung des Standard-Steuersatzes können Sie die Berechnung jederzeit verändern. |
Es ist nicht möglich, eine Buchung von einem Zahlungskonto gegen einen Debitor zu einem anderen als dem eingestellten Standard-Steuersatz zu tätigen. Nur durch die Zuweisung eines Belegs wird die Berechnung der Umsatzsteuer analog der eröffnenden Debitorenbuchung am Beleg durchgeführt.
In diesem Fall wird die Umsatzsteuer automatisch im Hintergrund von “nicht fällig” auf “fällig” umgebucht. Im vorliegenden Beispiel der Summen- und Saldenliste zeigt die Buchungsnummer 5 die Bebuchung des Kontos “1766 Umsatzsteuer nicht fällig 19%” und die Buchungsnummer 6 die Umbuchung auf “1776 Umsatzsteuer 19%” bei Ausgleich des debitorisch erfassten Belegs.
Kein Ausgleich debitorisch eingebuchter Ausgangsrechnungen im Bereich “Erweitert”
Aufgrund der vorliegenden Systematik ist es nicht möglich, debitorisch erfasste Ausgangsrechnungen über das erweiterte Buchen auszugleichen. Es erfolgt in diesem Fall keine Umbuchung der fälligen Umsatzsteuer.
Wenn Sie eine debitorisch eingebuchte Ausgangsrechnung über das erweiterte Buchen ausgleichen möchten, arbeiten Sie bitte mit folgendem Workaround:
- Erstellen Sie ein “sonstiges Basiskonto”, welches in “Zahlungen” erscheint.
- Erstellen Sie eine Zahlung zum Buchungsdatum auf dem Konto, weisen Sie den Beleg zu und gleichen Sie den Debitoren aus.
- Legen Sie eine weitere manuelle Zahlung auf dem Basiskonto an, die den Saldo des Basiskontos ausgleicht.
- Buchen Sie diese Zahlung dann gegen das ursprünglich gewünschte Konto.
Typische Fälle wären die Verrechnung einer erhaltenen Anzahlung. So haben Sie das gleiche Resultat erzielt.
Kein Ausgleich von Debitorenbuchungen mit unterschiedlichen Steuersätzen über eine Zahlung
In BuchhaltungsButler ist es nicht möglich, einen Beleg einer Buchung zuzuordnen. Ein Beleg kann immer nur einer Zahlung, welche ggf. mehrere Splitbuchungen enthält, zugewiesen werden.
Folgendes Beispiel:
Die Zuweisung mehrerer Belege zu einer Zahlung ist nur möglich, wenn die Belege den gleichen Steuersatz enthalten, da es bei unterschiedlichen Steuersätzen andernfalls zu unerwünschten Berechnungen der Umsatzsteuer kommt.
Bei mehreren Belegen mit unterschiedlichen Steuersätzen müssen Sie daher die Zahlung in zwei Zahlungen aufteilen (ggf. löschen und manuell anlegen) und jeden Beleg einer Zahlung zuweisen.
| Tipp: Wir empfehlen auch generell nur einen Beleg einer Zahlung zuzuordnen, da bei Übergabe der Daten an z.B. Datev immer nur ein Beleglink je Zahlung übermittelt werden kann. |
Hintergrundwissen zur Systematik
Aufgrund der Systematik von BuchhaltungsButler (Zuweisung der Belege zu Zahlungen und nicht zu einzelnen Buchungen) erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuer anhand der zugewiesenen Belege je Buchung und nicht je Zahlung.
Dies erfolgt nach dem “FirstInFirstOut-Prinzip”. Der zuerst zugewiesene Beleg wird für die Berechnung der fälligen Umsatzsteuer der ersten Buchung einer Zahlung zugrunde gelegt. Für einen etwaigen Restbetrag wird der nächste zugewiesene Beleg verwendet etc.
Dies führt zu folgendem Szenario:
Sie haben Kunden A eine Rechnung über EUR 50,00 mit 19% Umsatzsteuer (USt.). gestellt, an Kunde B eine Rechnung über EUR 50,00 mit 7% USt.
Kunde A bezahlt die Rechnungen für A und B mit einer Zahlung über EUR 100,00 an Sie.
Sie weisen die beiden debitorisch eingebuchten Belege der Zahlung zu.
Sie splitten die Zahlung und buchen EUR 50,00 an Debitor A und EUR 50,00 an Debitor B.
Das System kann Belege nicht den einzelnen Buchungen zuordnen, sondern nur der Transaktion. Die Berechnungssystematik legt zunächst den ersten Beleg (19%) auf die erste Buchung um. Diese wird vollständig ausgeglichen. Es erfolgt eine fiktive Umbuchung von 19% USt.
Anschließend wird wieder der erste Beleg auf die zweite Buchung umgelegt. Es erfolgt eine weitere fiktive Umbuchung von 19% USt.
Somit wurden nun beide Debitorenposten zwar ausgeglichen, die Berechnung der Umsatzsteuer erfolgte jedoch nicht wie gewünscht.
Überzahlungen: Berechnung der USt. zum Standarderlöskonten-Steuersatz
Bei Überzahlungen wird der Restbetrag, welcher nicht auf einen zugewiesenen Beleg umgelegt werden kann, zum Steuersatz des definierten Standarderlöskontos für die Berechnung der Umsatzsteuer kalkuliert.
Ihren Standarderlöskonten-Steuersatz definieren Sie mit Ihrem Standarderlöskonto in “Einstellungen” → “Buchhalterische Einstellungen” → “Standardkonto für Einnahmen”.
Forderungsverluste ausbuchen
Um Forderungsverluste auszubuchen und auch die Umsatzsteuer, die noch auf dem Konto "Umsatzsteuer nicht fällig" liegt auszubuchen, laden Sie die betroffene Rechnung erneut hoch. Sofern Ihnen dies möglich ist, beschriften Sie dieses Vorab als "Forderungsausfall".
Dieses Dokument datieren Sie auf das Datum, zu dem der Forderungsverlust gebucht werden soll. Der Betrag wird mit einem Minus versehen.
Diesen Beleg buchen Sie auf denselben Debitor, wie die ursprüngliche Rechnung und gegen das Buchungskonto Forderungsverluste mit 19% USt.
Dadurch ist der Debitor ausgeglichen. Die Forderungsverluste sind erfasst und die USt. nicht fällig wird ausgebucht.