Um Rechnungen und Gutschriften miteinander zu verrechnen bzw. diese als “bezahlt” zu markieren, können diese je nach Fall einer Zahlung zugewiesen oder ein Interimskonto zur Hilfe genommen werden.
Allgemein zu Gutschriften
In der folgenden Beschreibung beziehen wir uns auf den Umgang von Gutschriften und nicht Rechnungskorrekturen bzw. Stornorechnungen. Lesen Sie für die Unterscheidung von Gutschriften und Rechnungskorrekturen gerne unseren Artikel in unserem Steuer-Wiki. Letztlich kann mit Rechnungskorrekturen bzw. Stornorechnungen aber ähnlich verfahren werden.
Teilgutschrift und Zahlung
Wurde die Gutschrift nur über einen Teilbetrag erstellt und gibt es für den Geschäftsvorfall eine Zahlung, weisen Sie sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift der Zahlung zu. Die Zahlung kontieren Sie bitte anschließend auf Aufwand/Ertrag bzw. gegen das Debitoren-/Kreditorenkonto, über welches die Rechnung und Gutschrift eingebucht wurden (falls erfolgt).
Vollständige Gutschrift ohne Zahlung (ohne Debitoren/ Kreditoren)
Steht der Rechnung eine vollständige Gutschrift oder Stornorechnung gegenüber und es findet keine Zahlung statt, so können Rechnung und Gutschrift in BuchhaltungsButler aktuell nur mittels eines Workarounds als “bezahlt” markiert werden.
Hierzu müssten Sie eine Zahlung auf einem Ihrer sonstigen Basiskonten erstellen. Nehmen Sie hierfür ein Datum weit in der Vergangenheit, um die Transaktion außerhalb Ihrer Buchhaltung an letzter Stelle zu haben. Beispiel: EUR 0,01 am 01.01.1900. Diese können Sie gegen ein Interimskonto (1590 I 1370)* verbuchen.
*(SKR03 | SKR04)
Dieser Zahlung weisen Sie dann sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift zu. Beide erscheinen danach nicht mehr in der Liste Ihrer offenen Rechnungen.
Sie können dieser Zahlung sämtliche Rechnungen und Gutschriften zuweisen, die Sie über diesen Weg als “bezahlt” markieren möchten.
Vollständige Gutschrift ohne Zahlung (mit Debitoren/ Kreditoren)
Haben Sie die Rechnung und Gutschrift debitorisch/kreditorisch eingebucht, müssen beide auch wieder ausgebucht werden.
Hierzu legen Sie sich am besten ein eigenes Basiskonto an, z.B. ein Interimskonto (1891 I 3631)*: Aktivieren Sie die Logik “Beleg erzeugt Zahlung” bei der Erstellung des Kontos oder über den “Bearbeiten”-Stift am Konto in der Übersicht der “Kontenverwaltung”.
*(SKR03 | SKR04)
Als Soll-Versteuerer erstellen Sie im gewünschten Basiskonto die Zahlung zum Rechnungsdatum manuell über die drei schwarzen Punkte, oben rechts neben “Zahlung abrufen”. Der Beleg ordnet sich automatisch der Zahlung zu.
Als Ist-Versteuerer möchten Sie, dass die Umsatzsteuer erst mit der Gutschrift fällig wird. Daher müssen Sie eine Zahlung zum Gutschriftsdatum in Höhe der Ausgangsrechnung manuell auf dem neu angelegten Basiskonto anlegen.
Die Gutschrift weisen Sie bitte dem neu angelegten Basiskonto zu. Die Zahlung erstellt sich dadurch automatisch. Es gibt keine Unterschiede bei Soll- und Ist-Versteuerern zu berücksichtigen.
Beide Zahlungen buchen Sie anschließend gegen das entsprechende Debitoren-/Kreditorenkonto. Damit sind beide Posten ausgebucht.