Auslagen oder Privateinlagen können auf einem manuell angelegten Basiskonto oder im Bereich erweitert erfasst werden.
Was sind Auslagen bzw. Spesen?
“Auslagen” bzw. “Spesen” sind (Voraus-)zahlungen eines Dritten im Auftrag des Unternehmens für zum Beispiel Geschenke für Mitarbeiter, Porto, Büromaterial, Bewirtung eines Kunden, etc. Sie unterscheiden sich von anderen Geldzahlungen dadurch, dass sie eins zu eins erstattet werden. Es handelt sich dabei wirtschaftlich nicht um eine Vergütung für Leistungen, sondern nur um das Durchreichen konkreten Aufwands. Auslagen werden in der Regel vom Unternehmer selbst oder Mitarbeitern getätigt.
Auslagenkonto anlegen und Spesen verbuchen
Wenn Sie regelmäßig Auslagen für die Firma tätigen, empfehlen wir Ihnen, für jeden Inhaber/Gesellschafter oder auch Mitarbeiter ein Auslagenkonto als “Basiskonto” anzulegen.
Dieses können Sie in den “Einstellungen” → “Kontenverwaltung” anlegen, indem Sie dort auf die Schaltfläche “+ Neues Konto” klicken und ein “Sonstiges Basiskonto” anlegen. Es empfiehlt sich für Einzelunternehmen das Vorlagenkonto Privateinlagen (1890 I 2180)* oder für Gesellschaften das Vorlangekonto Verbindlichkeiten ggü. Gesellschaftern (730 I 3510)*. Die zulässigen Wertebereiche werden in der Infoblase am Feld “Buchungskontonummer” angezeigt.
*(SKR03 | SKR04)
Eine genaue Beschreibung finden Sie auch in unserem Artikel “Basiskonten anlegen”.
Ihr so angelegtes “Auslagenkonto” funktioniert wie ein Bankkonto oder eine Kasse. Sie sehen einen Kontostand und wissen so auch zu jeder Zeit, wie hoch die Summe der Auslagen ist, die die Firma gegenüber dem Inhaber bzw. Gesellschafter aktuell hat.
Haben Sie für das Konto die Funktion “Beleg erzeugt Zahlung” aktiviert, erstellt sich bei Zuweisung des Belegs zu Ihrem “Auslagenkonto” automatisch eine Zahlung und ein Buchungsvorschlag wird generiert. Die Verbuchung findet hier direkt auf dem Basiskonto unter “Zahlungen” statt.
Ausgleichen von Auslagen
Gleichen Sie Auslagen aus, buchen Sie im Bereich “Zahlungen” den Geldabgang von der Bank gegen das Konto Geldtransit (1360 I 1460)*. Gleichzeitig erzeugen Sie eine manuelle Zahlung als Geldeingang in gleicher Höhe auf dem Auslagenkonto, indem Sie oben rechts auf das Kontextmenü klicken, das Auslagenkonto auswählen und “manuelle Zahlung hinzufügen” wählen. Diese buchen Sie ebenfalls gegen Geldtransit (1360 I 1460)*. So ist das Geldtransit-Konto wieder ausgeglichen und Sie haben aufgelaufene Auslagen für Ihre Firma auf Ihr privates Konto ausbezahlt:
Bei dieser Vorgehensweise benötigen Sie übrigens keine Auslagenrechnung. Verbuchen Sie einfach die einzelnen Belege auf dem Auslagenkonto.
Buchen von Auslagen ohne eigenes Basiskonto (“Erweitert”)
Privateinlagen (private Auslagen für Ihr Gewerbe, die weder in der Bank noch in der Kasse vorkommen) können Sie alternativ auch über das erweiterte Buchen erfassen. Die passenden Konten sind Privateinlagen (1890 I 2190)* (Einzelunternehmen) oder Verbindlichkeiten ggü. Gesellschaftern (GmbH, 730 I 3510)* .
*(SKR03 | SKR04)
Sie buchen im Einzelunternehmen im Bereich “Erweitert”:
Sie buchen in der GmbH im Bereich “Erweitert”:
Kommen diese Buchungen häufig vor, empfiehlt es sich jedoch ein weiteres Basiskonto anzulegen.