- Was die Summen- und Saldenliste ist und welche Informationen sie über Ihre Buchungskonten liefert.
- Wie Sie die SuSa-Liste für einen bestimmten Zeitraum generieren.
- Wie Sie die gewünschten Buchungskonten gezielt über Suche oder Schnellauswahl-Kategorien auswählen.
- Welche Exportformate (CSV, Excel) es gibt und wie die Dateien aufgebaut sind.
- Wie Sie über die Kontenblätter der SuSa-Liste einzelne Buchungen im Detail nachvollziehen.
In BuchhaltungsButler kann die Summen- und Saldenliste (SuSa-Liste) im Bereich “Abschluss” generiert und im CSV- oder Excel-Format exportieren werden.
Was ist eine Summen- und Saldenliste?
Die Summen- und Saldenliste umfasst all Ihre Buchungskonten und gibt einen Überblick über den Stand von** Erfolg- und Bestandskonten** innerhalb einer gewählten Periode. Sie zeigt so die wirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens an und ist die Basis für betriebswirtschaftliche Detailauswertungen. Für eine aussagekräftige Summen- und Saldenliste ist es daher notwendig die Anfangssalden der Buchungskonten zu erfassen. Anhand der Kontenblätter Ihrer Summen- und Saldenliste haben Sie zudem die Möglichkeit zum Periodenabschluss Ihre Buchungen zu plausibilisieren.
Generieren der Summen- und Saldenliste
In Ihrem Account können Sie sich im Bereich “Abschluss” → “SuSa-Liste/Kontoblätter” Ihre SuSa-Liste anzeigen lassen. Hierfür wählen Sie zunächst den gewünschten Zeitraum.
Buchungskonten auswählen
Standardmäßig ist “Alle Konten” ausgewählt, sodass die SuSa-Liste sämtliche Ihrer Buchungskonten umfasst. Möchten Sie nur bestimmte Konten auswerten, öffnen Sie die Kontoauswahl und treffen dort Ihre Auswahl:
- Suche: Geben Sie einen Teil der Kontonummer oder des Kontonamens ein, um die Liste zu filtern. Die Suche filtert dabei nur die angezeigten Konten – Ihre bereits getroffene Auswahl bleibt davon unberührt.
- Schnellauswahl-Kategorien: Mit einem Klick auf Zahlungskonten, Sachkonten, Debitoren oder Kreditoren wählen Sie die komplette jeweilige Kontengruppe aus. Einzelne Konten dieser Gruppe können Sie anschließend über die Checkbox wieder abwählen.
- Einzelne Konten: Setzen oder entfernen Sie Häkchen bei einzelnen Buchungskonten, um Ihre Auswahl feiner abzustimmen – etwa wenn Sie nur ein einzelnes Konto auswerten möchten.
Die Checkbox “Alle Konten” sowie die Checkboxen der einzelnen Kategorien zeigen dabei immer den aktuellen Auswahlstatus an: ausgefüllt, wenn alle zugehörigen Konten ausgewählt sind, mit einem Strich (unbestimmter Zustand), wenn nur ein Teil ausgewählt ist, und leer, wenn keines der Konten ausgewählt ist. Klicken Sie auf eine Checkbox mit Strich, wird die vollständige Auswahl der betroffenen Gruppe wiederhergestellt.
Über “Nur ausgewählte Konten anzeigen” blenden Sie die Liste jederzeit auf Ihre bisherige Auswahl ein, etwa um sie zu überprüfen oder gezielt anzupassen. Beim Scrollen durch die Kontenliste werden weitere Konten automatisch nachgeladen – auch dabei bleibt Ihre Auswahl vollständig erhalten.
Die Gesamtzahl der ausgewählten Konten sowie die Anzahl je Kategorie wird Ihnen direkt in der Kontoauswahl angezeigt. Gehört ein Konto zu mehreren Kategorien, wird es in der Gesamtzahl nur einmal gezählt.
Hinweis: Jede Änderung Ihrer Auswahl wird sofort übernommen, eine gesonderte Bestätigung innerhalb der Kontoauswahl ist nicht nötig. Eine leere individuelle Auswahl lässt sich allerdings nicht generieren – wählen Sie in diesem Fall mindestens ein Konto aus.
Klicken Sie abschließend auf “Generieren”. Die Daten für Ihre SuSa-Liste werden nun berechnet. Sollte die Berechnung ein wenig länger dauern, werden Sie nach Abschluss der Berechnung per E-Mail benachrichtigt. Alternativ können Sie auch die Browserseite nach einer kurzen Zeit aktualisieren und auf den zur Verfügung gestellten Link klicken.
Hinweis: Sollten das Generieren der SuSa-Liste nicht gelingen, liegt es eventuell an der Dateigröße des Exports. Bitte testen Sie zunächst, ob sich ein kürzerer Zeitraum exportieren lässt. Sollte auch dies nicht funktionieren, wenden Sie sich bitte an den Support. Bild anzeigen
Ansicht der Summen- und Saldenliste
In der Ansicht der SuSa-Liste werden Ihnen die Kontostände zum gewählten Datum angezeigt. Beachten Sie, dass nur bestätigte Buchungen in die Berechnung aufgenommen werden. Mit Klick auf die einzelnen Konten werden die Buchungen im Drilldown des gewählten Kontos dynamisch abgerufen und angezeigt. Die Summe der einzelnen Buchungssätze kann von der angezeigten Kontensumme abweichen, sollten Sie noch Buchungen nach dem Generieren der SuSa-Liste innerhalb des gewählten Auswertungszeitraums durchgeführt haben. Der zur Buchung gehörende Beleg ist mit Klick auf das PDF-Symbol neben der Buchung aufrufbar. Je nach Kontenart werden Buchungskonten am Ende des Wirtschaftsjahres genullt oder fortgeschrieben. Lesen Sie für Informationen zur Systematik der Anfangssalden sowie Hinweise zu deren Erfassung unseren Artikel zum Thema Einbuchen von EB-Werten und Anfangsbeständen.
Hinweis: Die Darstellung der Geschäftsvorfälle in den Kontenblättern erfolgt grundsätzlich nach Rechnungs- und nicht nach Leistungsdatum. Buchen Sie mit einem abweichenden Leistungsdatum, lesen Sie unsere Hinweise in Bezug auf die Darstellung der Geschäftsvorfälle mit abweichendem Leistungsdatum.
Exportmöglichkeiten
Die generierte Summen- und Saldenliste kann im CSV-Format oder im Excel-Format exportiert werden. Wenn Sie die Version der CSV wählen, erhalten Sie ein ZIP Archiv mit dem Überblick der SuSa-Liste sowie jeweils eine CSV Datei pro bebuchtes Kontenblatt in der ausgewählten Periode. Die Excelversion hingegen beinhaltet eine Exceldatei. Diese ist folgendermaßen aufgeteilt: Auf der Übersichtsseite findet sich die SuSa-Liste mit den allgemeinen Kontensalden der bebuchten Konten in der gewählten Periode. Für jedes Buchungskonto gibt es ein Tabellenblatt.