Wie Sie Ausgangsrechnungen ohne Belegbild effizient per CSV/Datev importieren
Welche Pflichtfelder in der CSV-Datei für einen fehlerfreien Import enthalten sein müssen
Wie Sie den Importprozess in BuchhaltungsButler durchführen
Wie Sie Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen (Splitbuchungen) über die "Import-Konfiguration 4" korrekt zusammenfassen
Bei einem sehr hohen Belegaufkommen (z. B. im E-Commerce) können Sie Ausgangsbelege als debitorische Buchungssätze importieren, anstatt Bilddateien hochzuladen. Dies spart Speicherkapazität und beschleunigt die Verarbeitung.
| Wichtiger Hinweis zur Revisionssicherheit: Da bei diesem Verfahren keine Belegbilder importiert werden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Originalrechnungen in Ihrem Vorsystem (z. B. Shop-System oder Rechnungstool) revisionssicher archiviert sind. |
Voraussetzungen und Dateiformat
Die meisten Warenwirtschaftssysteme und Rechnungstools erlauben den Export von Erlösen als Buchungssätze im Datev-Format. Dies ist das optimale Format für den Import. Alternativ können Sie ein individuelles CSV-Format nutzen.
Eine Beispieldatei finden Sie hier zum Download
Damit BuchhaltungsButler die Daten korrekt verarbeiten kann, muss Ihre Datei folgende Angaben zwingend enthalten:
| Feldname | Beschreibung / Beispiel |
|---|---|
| Datum | Belegdatum (Format: TT.MM. oder TT.MM.JJJJ) |
| Gegenpartei | Name des Kunden oder Debitors |
| Betrag | Bruttobetrag der Rechnung |
| Konto | Debitorenkonto (z. B. 10000 für Debitoren-Sammelkonto) |
| Gegenkonto | Erlöskonto (z. B. 8400 für Erlöse 19% USt [SKR03] oder 4400 [SKR04]) |
| Rechnungsnummer | Eindeutige Belegnummer (Belegfeld 1) |
| Zahlungsreferenz | Eindeutige ID (z. B. Order-ID, Transaktions-ID) für das automatische Matching |
| Tipp: Übergeben Sie immer eine Zahlungsreferenz. Dies garantiert, dass die importierten Belege automatisch zu 100% mit den Banktransaktionen abgeglichen (gematcht) werden. Weitere Hinweise für den Einsatz der Payment Referenz finden Sie in unserem Artikel zum Belegmatching. |
Schritt-für-Schritt: Import in BuchhaltungsButler
Navigieren Sie in BuchhaltungsButler zu Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Datenimport → Buchungssätze (CSV).
Laden Sie Ihre CSV-Datei per Klick hoch oder ziehen Sie diese per Drag-and-Drop in das Fenster.
-
Nehmen Sie die Feldzuweisung vor, falls die Spalten nicht automatisch erkannt werden. An sich ist die gewählte Konfiguration von ihrer CSV-Datei abhängig.
Schließen Sie den Import ab.
Die Daten erscheinen anschließend im Bereich Belegverwaltung → Ausgangsbelege als debitorisch erfasste Datensätze ohne Belegbild. Sofern die Zahlungsdaten bereits im Bankkonto vorhanden sind, erfolgt ein automatischer Abgleich.
Sonderfall: Unterschiedliche Steuersätze
Wenn eine einzelne Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält (z. B. 7% und 19%), wird diese in der CSV-Datei üblicherweise in zwei separaten Zeilen dargestellt.
Um zu verhindern, dass das System hierfür zwei separate Belege erstellt, nutzen Sie die Import-Konfiguration 4.
Funktionsweise: Das System erkennt Zeilen mit identischer Rechnungsnummer als zusammengehörig.
Ergebnis: Anstatt zwei einzelner Belege wird ein einziger Beleg mit entsprechenden Teilbuchungen (Splits) erstellt.
-
Matching: Durch die übereinstimmende Zahlungsreferenz wird dieser gesplittete Beleg automatisch der passenden Banktransaktion zugeordnet.
|
Wichtiger Hinweis zur Feldzuweisung (Beleglink): Die Konfiguration 4 erfordert technisch zwingend die Zuweisung des Feldes "Beleglink".
|
Fehlerbehebung
Sollte es bezüglich des Imports zu Fehlermeldungen kommen, haben wir in unserem Artikel Importfehler bei CSV-Dateien verschiedene Lösungsvorschläge für Sie zusammengestellt.