- Wie Artikel über eine CSV-Datei importiert werden
- Welche Felder verpflichtend gefüllt sein müssen
- Logik zur Steuerung von Duplikaten (Überspringen vs. Überschreiben)
- Verwendung des Import-Verlaufs zum Rückgängigmachen von Importen
Die Import-Funktion ermöglicht die effiziente Übertragung von Artikelstammdaten oder Dienstleistungen in BuchhaltungsButler. So können Sie die Datenübernahme aus Vorsystemen oder die Aktualisierung Ihrer Preislisten bequem realisieren.
1. Vorgaben zur CSV-Datei
Artikel können durch eine Datei im CSV-Format hochgeladen werden. Eine Beispieldatei finden Sie hier zum Download.
Felddefinitionen und Pflichtfelder
Folgende Felder stehen beim Import zur Verfügung. Zudem sind einige Pflichtfelder zu berücksichtigen, die auch bei der Rechnungsstellung zwingend benötigt werden:
| Feldname | Beschreibung | Pflichtfeld |
| Bezeichnung | Name des Artikels oder der Dienstleistung. Dient als Schlüssel für die Duplikatprüfung. | Ja |
| Menge | Standardmenge oder Lagerbestand (je nach Konfiguration). | Ja |
| Einheit | Maßeinheit (z. B. Stk, Std, m). | Ja |
| USt. % | Steuersatz (z. B. 19 oder 7). | Ja |
| Einzelpreis | Preis pro Einheit (Netto oder Brutto je nach Systemeinstellung). | Ja |
| Beschreibung | Zusatztexte für Angebote und Rechnungen. | Nein |
2. Der Import
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Navigieren Sie über das Zahnrad-Symbol (oben links) in den Bereich Datenimport.
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Klicken Sie im Abschnitt "Artikel (CSV)" auf "Zum Import".
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Datei hochladen: Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in das Fenster (Drag & Drop) oder nutzen Sie Datei auswählen, um die Datei auf Ihrem Rechner zu suchen.
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Spalten zuordnen: Weisen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den entsprechenden Datenbankfeldern zu.
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Duplikate steuern: Legen Sie am Ende der Eingabemaske fest, wie das System verfahren soll, wenn ein Artikel mit derselben Bezeichnung (Feld: Artikel / Leistung) bereits existiert:
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Vorhandene Artikel überspringen
- Funktion: Importiert nur neue Artikel.
- Auswirkung: Bestehende Datensätze bleiben unverändert.
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Vorhandene Artikel überschreiben
- Funktion: Aktualisiert bestehende Artikel mit den Werten aus der CSV-Datei.
- Anwendungsfall: Ideal zur Aktualisierung von Preislisten.
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Gesamten Import abbrechen
- Funktion: Stoppt den Vorgang sofort, wenn eine bekannte Bezeichnung erkannt wird.
- Auswirkung: Es werden keine Daten importiert.
3. Artikelverwaltung
Nach erfolgtem Import können Artikel in der Artikelverwaltung eingesehen und weiter bearbeitet werden.
4. Import-Verlauf
Nach dem Import finden Sie die Historie der letzten Importe im Bereich “Datenimport” ganz unten. Über “Zum Import-Verlauf” finden Sie die letzten Importe aufgelistet. Hier werden Datum, Benutzer und die Anzahl der importierten Datensätze angezeigt.
Falls ein Import fehlerhaft war (z. B. falsche Preise oder Spaltenzuordnung), können Sie diesen komplett revidieren:
- Öffnen Sie den Import-Verlauf.
- Wählen Sie den entsprechenden Import aus.
- Klicken Sie auf "Löschen"
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Ergebnis: Alle Änderungen, die durch diesen spezifischen Import durchgeführt wurden, werden rückgängig gemacht (erstellte Artikel gelöscht, geänderte Werte zurückgesetzt).
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