Bestehende Debitoren-/Kreditorenkonten können per CSV-Import in BuchhaltungsButler automatisch mit den dazugehörigen Stammdaten angelegt werden.
Feldzuweisung für den Import
Um die Daten aus einem anderen System zu übernehmen, müssen die Felder korrekt zugewiesen sein, dies erfolgt abhängig vom Spaltentitel automatisch. Es wird zwischen Pflichtfeldern, die nicht leer sein dürfen und optionalen Feldern unterschieden. Jedes Feld kann dabei nur einmal zugewiesen werden. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Pflichtfelder
- Buchungskontonummer
- Firmenname/Bezeichnung: Achten Sie darauf, dass der Name eines Debitoren/ Kreditoren einzigartig sein muss. Der Import von Debitoren oder Kreditoren mit demselben Namen ist nicht möglich
Optionale Felder
- Ansprechpartner
- Straße und Hausnummer
- zusätzliche Adresszeile
- PLZ/Ort
- Land
- Umsatzsteuer-ID: wird für das Belegmatching genutzt
- IBAN: wird für das Belegmatching genutzt
- BIC
Alternativ veranschaulicht unsere Beispieldatei die notwendigen Felder für den Import von Debitoren oder Kreditoren.
Import in BuchhaltungsButler
Der Import der Stammdaten von Debitoren und Kreditoren erfolgt getrennt. Sollten Sie die Daten – wie in der Regel bei einem Export aus DATEV der Fall – in einer Datei vorliegen haben, teilen Sie diese zunächst auf zwei CSV-Dateien – eine Datei für Debitoren und eine Datei für Kreditoren – auf.
In manchen Fällen ist das Feld für “Firmenbezeichnung” oder “Name”/ “Vorname” leer. Die Firmenbezeichnung ist jedoch Pflichtfeld für den Import. Wir empfehlen in diesem Fall eine neue Spalte anzulegen und über die Formel =WENN((E2>1);E2;(C2&” “&D2)) die vorhandenen Daten in einer neuen Spalte zusammenzuführen.
Weitere Hinweise zu Fehlermeldungen beim Import finden Sie in unserem Hilfeartikel “Importfehler bei CSV-Dateien“.
Für den Import gehen Sie im Menü (“Rädchen”-Symbol neben Ihrem Firmennamen) auf “Datenimport“ → “Debitoren/Kreditoren” und im Anschluss den Datentyp “Debitoren” oder “Kreditoren”. Dann ziehen Sie die CSV-Datei einfach per Drag-and-Drop in das Fenster.
Folgende Feldzuweisung kann nun vorgenommen werden:
Sollten Sie bereits Debitoren- oder Kreditorenkonten manuell angelegt haben, können Sie zudem wählen, was mit bereits vorhandenen Debitoren- oder Kreditoren-Konten geschehen soll:
Die angelegten Debitoren-/ Kreditorenkonten sind nach dem Import in der “Kontenverwaltung” sichtbar.
Nachträgliches Bearbeiten von Debitoren und Kreditoren
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Informationen zu Ihren Debitoren oder Kreditoren bearbeiten oder hinzufügen möchten, können Sie dies in den “Einstellungen” → “Kontenverwaltung” über den “Bearbeiten” Stift tun. Beachten Sie, dass Debitoren- oder Kreditorenkonten nur einzeln bearbeitet werden können und nicht gesammelt.
Für weitere Informationen zur Arbeit mit Debitoren und Kreditoren empfehlen wir Ihnen den Artikel “Arbeiten mit Debitoren und Kreditoren” in unserer Wissensdatenbank.