- Wie Sie reine Adressdaten (Kontakte) importieren und wie sich diese von Debitoren/Kreditoren unterscheiden.
- Welche Pflichtfelder in der CSV-Datei benötigt werden.
- Wie Sie Duplikate steuern und Importe rückgängig machen.
- Wo die importierten Kontakte in der Software sichtbar sind
Die Import-Funktion ermöglicht die Übertragung von Adress- und Kontaktdaten in BuchhaltungsButler. Dies dient primär dazu, die manuelle Eingabe von Adressdaten bei der Rechnungsstellung zu beschleunigen.
Wichtig: Abgrenzung zu Debitoren/Kreditoren Dieser Import betrifft ausschließlich Kontakte. Diese dienen rein als Adressdatensatz für die Rechnungsstellung. Es wird kein buchhalterisches Konto (Debitor/Kreditor) angelegt. |
1. Vorgaben zur CSV-Datei
Kontakte können durch eine Datei im CSV-Format hochgeladen werden.
Felddefinitionen und Pflichtfelder
Folgende Felder stehen beim Import zur Verfügung.
| Feldname | Beschreibung | Pflichtfeld? |
| Firmenname | Ja | |
| Ansprechpartner | Nein | |
| Straße | Nein | |
| Adresszusatz | Nein | |
| PLZ | Nein | |
| Ort | Nein | |
| Land | Nein | |
| Nein | ||
| Kundennummer | Nein | |
| Zahlungsziel (Tage) | Nein | |
| Telefon | Nein | |
| USt.-ID | Nein | |
| Steuernummer | Nein | |
| IBAN | Nein | |
| BIC | Nein |
Besonderheit: Zusammenfügen von Feldern (Ansprechpartner) Für das Feld Ansprechpartner existiert eine Sonderfunktion. Wenn Ihre CSV-Datei getrennte Spalten für Namensbestandteile enthält (z. B. eine Spalte "Vorname" und eine Spalte "Nachname"), müssen Sie diese nicht vorab in Excel verbinden. Sie können im Zuordnungsschritt beide Spalten ihrer Datei dem Zielfeld "Ansprechpartner" zuweisen. Das System fügt die Inhalte dieser Spalten beim Import automatisch zusammen, sodass der vollständige Name im Feld Ansprechpartner erscheint. |
2. Der Import
Navigieren Sie über das Zahnrad-Symbol (oben links) in den Bereich Datenimport.
Klicken Sie im Abschnitt "Kontakte (CSV)" auf “Zum Import”.
Datei hochladen: Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in das Fenster (Drag & Drop) oder nutzen Sie "Datei auswählen".
Spalten zuordnen: Weisen Sie die Spalten Ihrer CSV-Datei den entsprechenden Datenbankfeldern zu.
Duplikate steuern: Legen Sie fest, wie das System verfahren soll, wenn ein Kontakt mit demselben Namen bereits existiert:
- Vorhandene Kontakte überspringen
- Funktion: Importiert nur neue Kontakte.
- Auswirkung: Bestehende Datensätze bleiben unverändert.
- Vorhandene Kontakte überschreiben
- Funktion: Aktualisiert bestehende Kontakte mit den Werten aus der CSV-Datei.
- Anwendungsfall: Ideal zur Aktualisierung von Adressen oder Ansprechpartnern.
- Gesamten Import abbrechen
- Funktion: Stoppt den Vorgang, wenn ein bekannter Kontakt erkannt wird.
3. Verwendung und Sichtbarkeit
Bitte beachten Sie, dass die importierten Daten nach dem Upload nicht in einer separaten Listenansicht oder Kundenverwaltung einsehbar sind.
Die Kontakte stehen stattdessen ausschließlich direkt in der Eingabemaske der Rechnungsstellung zur Verfügung. Um einen importierten Kontakt zu verwenden, geben Sie einfach dessen Namen in das Empfängerfeld ein, woraufhin der Datensatz zur Auswahl bereitsteht und die Adressdaten automatisch eingefügt werden.
4. Import-Verlauf
Nach dem Import finden Sie die Historie der letzten Vorgänge im Bereich "Datenimport" ganz unten. Über Zum Import-Verlauf finden Sie die letzten Importe aufgelistet (Datum, Benutzer, Anzahl der Datensätze).
5. Import Rückgängig machen
Falls ein Import fehlerhaft war, können Sie diesen komplett revidieren:
- Öffnen Sie den Import-Verlauf.
- Wählen Sie den entsprechenden Kontakt-Import aus.
- Klicken Sie auf Löschen.
Ergebnis: Alle durch diesen Import erstellten Kontakte werden gelöscht und geänderte Werte zurückgesetzt.