Wenn die Zahlungen der Bank rückwirkend über die Schnittstelle nicht zur Verfügung stehen oder keine Schnittstelle zu Ihrer Bank besteht, können die Daten auch per CSV-Datei importiert werden.
Vor dem Import in BuchhaltungsButler
In einigen Fällen müssen Sie Ihren Kontoauszug zunächst für den Import in Ihren BuchhaltungsButler Account vorbereiten.
Download
In Ihrem Online-Banking haben Sie die Möglichkeit, den Zeitraum für den Export auszuwählen und als CSV-Datei herunterzuladen. Die heruntergeladene Datei können Sie für die Prüfung der Daten in Excel öffnen und wenn nötig bearbeiten.
Für den Import stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
Pflichtfelder
Empfänger/Zahlungspflichtiger
Hierbei handelt es sich um die Gegenpartei des Geschäftsvorfalles. Bei eingehenden Zahlungen ist dies beispielsweise der Name Ihres Kunden.
Beim CSV-Export mancher Banken werden die Gegenpartei und der Verwendungszweck in einer Spalte ausgegeben. Diese müssen vor dem Import in zwei Spalten getrennt werden.
| Tipp: In Excel können Sie über die Funktion “Text in Spalten” mit Trennung nach Leerzeichen den Spalteninhalt auf mehrere Spalten teilen. |
Betrag
Hierbei handelt es sich um den Gutschrift- oder Zahlungsbetrag der Zahlung. Folgende zwei Punkte sollten Sie für den Import zu BuchhaltungsButler berücksichtigen.
- Löschen Sie Zahlungen mit EUR 0,00 Werten aus Ihrer Datei. Diese sind buchhalterisch nicht relevant und können in BuchhaltungsButler nicht verbucht werden.
- Der Betrag muss zwingend in einer Spalte sein. Wenn Ihre Bank die Zahlungseingänge und -ausgänge in zwei Spalten (Soll/Haben) ausgegeben hat, müssen Sie Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge mit dem entsprechend negativen Vorzeichen in einer Spalte zusammenzufassen.
Buchungsdatum
Achten Sie darauf, dass das Buchungsdatum im Format TT.MM.JJJJ angezeigt ist.
Optionale Felder
- Kontonummer/ IBAN
- BLZ/ BIC
- Kreditinstitut
- Wertstellungsdatum
- Währung: bei Import ausländischer Währungen notwendig
- Verwendungszweck: für ein besseres Belegmatching empfohlen. Bitte beachten Sie, dass der Verwendungszweck nicht länger als 500 Zeichen sein darf.
- Auftragsart
- Buchungstext
- Zahlungsreferenz: tätigen oder erhalten Sie Zahlungen über Amazon, PayPal, eBay etc. importieren Sie auch die Zahlungsreferenz, um ein erfolgreiches Belegmatching zu gewährleisten.
Einen Beispiel-Import können Sie hier herunterladen.
Import in BuchhaltungsButler:
Für den Import in BuchhaltungsButler wählen Sie im Bereich “Zahlungen” das gewünschte Konto. Handelt es sich um ein Konto, das generell nicht über unsere Schnittstelle angebunden werden kann, dann müssen Sie dieses zunächst in der Kontenverwaltung anlegen. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter “Zahlungen” aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf “Kontoauszug importieren”.
Nun kann der Import gestartet werden. Die Feldzuweisung für Ihren Kontoauszug sollte wie folgt erfolgen:
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Praxistipp: Sie sehen, dass der Spalten-Titel Ihrer CSV-Datei nicht immer mit der Feldzuweisung in BuchhaltungsButler übereinstimmt. Die Titel können Sie vor dem Import manuell umbenennen. Wenn Sie hier die Bezeichnungen aus BuchhaltungsButler wählen, erfolgt die Zuordnung automatisch korrekt. |
Sollten Sie beim Import Fehlermeldungen erhalten, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Pflichtfeld liegen. Überprüfen Sie daher zunächst, ob die Punkte bezüglich der Pflichtfelder erfüllt sind. Für die weitere Fehlersuche bei Import von CSV-Dateien empfehlen wir den entsprechenden Artikel in unserer Wissensdatenbank.
Kontoauszüge liegen nur noch im PDF Format oder in Papierform vor
Sofern die Transaktionen aus früheren Zeiträumen nicht mehr online abrufbar sind, müssen diese manuell angelegt werden. Hierbei haben Sie folgende drei Optionen:
- Liegen Ihnen die Kontoauszüge nur in Papierform oder als PDF vor, können Sie diese möglicherweise mit Converter-Tools wie SmallPDF in das CSV-Format konvertieren und wie oben beschrieben verfahren.
- Hilft Ihnen dies nicht weiter, können Sie auch unseren Digitalisierungsservice für Kontoauszüge buchen.
- Sie haben zudem die Möglichkeit, fehlende Transaktionen einfach manuell in Ihrem BuchhaltungsButler Account anzulegen. Dazu wählen Sie im Menü einfach “Zahlungen” und suchen sich das von Ihnen gewünschte Bankkonto im Dropdown-Menü oben links aus. Im Kontextmenü oben rechts wählen Sie im nächsten Schritt bitte “Zahlung manuell hinzufügen”. Diese Methode empfiehlt sich vor allem dann, wenn es sich nur um ein paar wenige fehlende Transaktionen handelt.
