Das Fehlschlagen eines CSV-Imports kann entweder an der Formatierung der Datei oder an der Buchungslogik liegen.
Datei auf Formatierungsfehler prüfen
Probleme beim Import von CSV-Dateien können verschiedene Ursachen haben. Häufig sind Formatierungsfehler, leere Zeilen, Sonderzeichen oder versteckte Zeilenumbrüche der Grund.
Hinweis: Um die Datei auf Formatierungsfehler zu überprüfen, empfehlen wir NotePad ++ oder einen ähnlichen Editor zu verwenden, da es durch das Öffnen und erneute Speichern von CSV-Dateien mit Excel insbesondere bei Mac-Nutzern zu Formatierungsfehlern kommen kann, sodass die Datei nach dem Öffnen und Speichern mit Excel unbrauchbar ist. |
Im Folgenden geben wir Ihnen Hinweise zur Überprüfung Ihrer Datei, erklären die Ursache von Fehlermeldungen und geben Ihnen Lösungsvorschläge für nicht importierbare Sachverhalte.
Prüfpunkte
- Sind ausschließlich kommagetrennte Dateien vorhanden? (Tabulatorgetrennte Werte können bspw. nicht importiert werden.)
- Haben alle Pflichtangaben in jeder Zeile einen Wert? Falls Werte fehlen, bitte nachtragen. Leere Werte bei Pflichtangaben sind unzulässig.
- Haben Sie überflüssige Spalten und Zeilen? Löschen Sie diese bitte vor dem Import heraus.
- Sind Werte zu kurz oder zu lang?
Zeichenminimum/Feld: 2
Zeichenmaximum/Feld: 500 - Ist die CSV-Datei jahresübergreifend? Je Buchungsjahr ist eine CSV Datei notwendig. Bitte für die Sortier-Reihenfolge (in DATEV) bei Splitbuchungen “Standard” wählen, denn “Journal-Reihenfolge beachten” führt später zu Import-Problemen.
- Ist die Zeichencodierung falsch, gibt es z.B. chinesische Zeichen?
- Gibt es Zeilenumbrüche?
- Haben Sie Steuerschlüssel (“BU-Schlüssel”) für Buchungskonten angegeben, welche als Automatikkonto* definiert sind? Für Automatikkonten dürfen keine Steuerschlüssel mit übergeben werden, da diese nur mit dem Default-Steuerschlüssel des jeweiligen Kontos bebucht werden können.
*DATEV-Automatikkonten können im offiziellen Kontenrahmen der DATEV nachgesehen werden. Automatikkonten sind durch das Kürzel “AV” (automatische Vorsteuer) bzw.
“AM” (automatische Umsatzsteuer) gekennzeichnet.
Versteckte Zeilenumbrüche entfernen
Um das Problem versteckter Zeilenumbrüche zu beheben, öffnen Sie die Datei in Excel und speichern sie zunächst im .xls oder .xlsx Format ab.
Bitte identifizieren Sie nun mit Hilfe von Notepad++, in welcher Spalte es zu den Zeilenumbrüchen kommt. Oft ist dies im Verwendungszweck der Fall.
Wählen Sie nun in Excel die erste freie Spalte und fügen Sie bitte eine Überschrift, bspw. “Verwendungszweck neu“, ein.
Nun schreiben Sie in die erste Zelle unterhalb der neuen Überschrift folgende Funktion: =WECHSELN(I2;ZEICHEN(10);” “)
–> I2 steht für die Zelle mit dem “kaputten” Verwendungszweck in der gleichen Zeile.
Anschließend markieren Sie die Zelle mit dem neu eingefügten Wert und wählen “Kopieren”. Bitte ziehen Sie die Funktion nun die komplette Spalte herunter (Einfügen).
Anschließend klicken Sie bitte auf das kleine Symbol (Strg) und wählen “Werte einfügen“.
Nun können Sie die Spalte mit dem kaputten Verwendungszweck löschen, ohne dass die Werte der neu hinzugefügten Spalte ebenfalls verschwinden.
Bitte speichern Sie die Datei als .xls oder .xlsx und anschließend als CSV-Datei. Diese können Sie jetzt in BuchhaltungsButler importieren.
Testen Sie die Datei vor dem Import bitte erneut, bspw. mit Notepad++.
Erklärung einiger Fehlermeldungen
Ungültige oder leere Pflichtfelder
Bei der Fehlermeldung “Der Wert für das Feld {Feldname} ist ungültig” prüfen Sie bitte den Inhalt des angegebenen Feldes. Handelt es sich zum Beispiel um das angegebene Datum, muss dieses für einen erfolgreichen Import wie folgt lauten: TT.MM. und ggf. JJJJ.
Lautet die Fehlermeldung “Der Wert für das Feld {Feldname} ist leer”, fügen Sie den erforderlichen Inhalt für das in der Fehlermeldung genannte Feld nachträglich hinzu.
Betrag
Erhalten Sie den Hinweis “Der Betrag ist ungültig” prüfen Sie bitte, ob der Betrag in Zusammenhang mit der gewählten “Konfigurationsoption” richtig ist. Bei den Optionen “Konfiguration 1 (Datev): Konto und Gegenkonto” bzw. “Konfiguration 3: Sollkonto und Habenkonto” muss der Betrag immer positiv sein.
Konten
Wird Ihnen die Fehlermeldung: “Das als {Feldname} angegebene Konto ist nicht verfügbar” angezeigt, enthält Ihr Import Buchungskonten, die in BuchhaltungsButler noch nicht angelegt sind. Handelt es sich um Debitoren-/Kreditorenkonten, können Sie die Stammdaten bequem per CSV-Import importieren und legen so die dazugehörigen Buchungskonten direkt an. Nutzen Sie individuelle Sachkonten, dann müssen diese vor Import der Buchungssätze in der Kontenverwaltung angelegt werden. Weitere Hinweise zum Anlegen von Sachkonten finden Sie zudem in unserer Wissensdatenbank.
Steuerschlüssel
Bei der Fehlermeldung “Der angegebene Steuerschlüssel wird nicht unterstützt” könnte es sein, dass Sie im Feld BU-Schlüssel einen Steuerschlüssel in Verbindung mit einem Automatikkonto angegeben haben. Für Automatikkonten dürfen keine Steuerschlüssel mit übergeben werden, da diese nur mit dem Default-Steuerschlüssel des jeweiligen Kontos bebucht werden können. Lesen Sie weiterführende Hinweise zur Logik der Steuerschlüssel in unserer Wissensdatenbank.
Sachverhalt L+L
Erhalten Sie die Fehlermeldung “Der angegebene Sachverhalt L+L kann nicht korrekt verarbeitet werden” müssen Sie das Feld zum Sachverhalt L+L anpassen. Aktuell kann nur der Sachverhalt 7 verarbeitet werden. Weitere Hinweise hierzu finden Sie in unserem Artikel zur Logik der Steuerschlüssel in unserer Wissensdatenbank.
Festschreibekennzeichen
Überprüfen Sie bei der Fehlermeldung “Der Wert für das Feld {Feldname} ist ungültig”, ob der Wert in der angegebenen Spalte “0” oder “1” ist. Andere Werte können nicht verarbeitet werden.
Datei auf nicht importierbare Sachverhalte prüfen
Es können nur Sachverhalte importiert werden, welche in der aktuellen Einstellung von Ihrem BuchhaltungsButler-Account auch gebucht werden können.
Die häufigste Ursache für Fehler ist, dass Sie solche Sachverhalte importieren möchten, die in der aktuellen Einstellung nicht gebucht werden können.
Typische Sachverhalte sind:
- Import GWG-Konto bei Einstellung “Abschreibungsart = Sammelkonto”
- Import Steuerschlüssel 95 (Umsatzsteuer (USt.) aber keine Vorsteuer (VSt.)) ohne Auswahl “Kleinunternehmer mit USt.-ID”
- Unzulässige Buchungskombinationen, z.B. Basiskonto an Basiskonto
- Bebuchung von Umsatzsteuerkonten
Wenn Sie einen Sachverhalt nicht importieren können, der Buchungssatz jedoch valide ist, buchen Sie diesen bitte in BuchhaltungsButler manuell nach, um zu prüfen, ob diese Buchung in BuchhaltungsButler zulässig ist.
Weitere typische Fälle, auf welche Sie Ihre Datei prüfen müssen, lesen Sie im Folgenden:
Abschlussbuchungen Steuer (Ausbuchung der einzelnen Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten auf ein Jahressaldo)
Übernahme nicht möglich, da die direkte Buchung auf Umsatzsteuerkonten in BuchhaltungsButler nicht zulässig ist.
⯈ Löschen Sie bitte die Buchungssätze aus der CSV-Importdatei.
Buchungsschlüssel bei DATEV-Automatikkonten
Automatikkonten sind meist Aufwands- oder Erlöskonten, die in der Kontenbezeichnung bei BuchhaltungsButler bereits den Steuersatz enthalten (z.B. Konto Umsätze/Erlöse 19% USt. (8400 I 4400)* etc.).
Da diese Konten mit einem festen Steuerschlüssel bei BuchhaltungsButler gebucht werden, dürfen sie, wie bei DATEV auch, in der Import-Datei nur ohne Steuerschlüssel oder mit 0 als Steuerschlüssel importiert werden.
*(SKRO3 I SKR04)
⯈ Für alle Buchungssätze mit solchen Konten sind daher die Steuerschlüssel vor einem Import entsprechend zu ändern.
Beim Import wird automatisch mit dem fest bei BuchhaltungsButler hinterlegten Steuerschlüssel gebucht (auch wenn 0 eingetragen wurde).
Unzulässige Buchungskombinationen (“Basiskonto an Basiskonto”)
Die direkte Buchung von einem in BuchhaltungsButler geführten Basiskonto an ein anderes ist nicht zulässig.
Dies betrifft u.a. Buchungen mit der Konten-Kombination Bank an Privateinlagen oder Kasse, sofern beide Konten in BuchhaltungsButler als “Basiskonto” geführt werden.
Hier muss der Import über das Konto Geldtransit (1360 I 1460)* anstatt erfolgen.
⯈ Ändern Sie das Konto in den betreffenden Buchungssätzen. Im Anschluss an den Import muss die Gegenbuchung vom Konto Geldtransit (1360 I 1460) auf das zweite Basiskonto manuell im Bereich “Erweitert” erfolgen.
*(SKR03 I SKR04)
ARAP/PRAP mit Steuer
Die Konten-Kombination Aktive Rechnungsabgrenzung (Rechnungsabgrenzungsposten (980 I 1900)* gegen Aufwandskonto mit Steuerschlüssel bzw. gegen ein Automatikkonto läuft in einen Fehler, da die Konten ARAP und PRAP in BuchhaltungsButler nicht mit Steuer bebucht werden dürfen.
⯈ Löschen Sie diese Buchungssätze bitte aus der Importdatei und buchen diese anschließend manuell im Bereich “Erweitert”. Weiterführende Hinweise zur genauen Buchung finden Sie in unserem Artikel “Aktive & passive Rechnungsabrechnungsposten buchen” in unserer Wissensdatenbank.