Ursachen für den Erhalt von Warn- und Fehlermeldungen beim Erstellen oder Übermitteln der Umsatzsteuer-Voranmeldung können unvollständig gebuchte Zahlungen oder Belege sein oder mit dem Format der Unternehmensdaten zusammenhängen.
Sie haben Buchungen auf dem Konto “XXXX” erfasst
Sie haben Buchungen auf das Konto XXXX getätigt. Diese können derzeit noch nicht korrekt für die Eintragung in die Umsatzsteuer-Voranmeldung verarbeitet werden. Bitte halten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Wenn Sie diese Warnmeldung ausgegeben bekommen, haben Sie ein Konto bebucht, für welches die getätigten Buchungen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht korrekt ausgewertet werden können. Dies ist bspw. beim Konto Leistungen nach §13b UStG ohne Vorsteuerabzug (3165 I 5965)* der Fall, da diese Konstellation (eine Buchung mit dem Steuerschlüssel §13b mit Umsatzsteuerausweis, jedoch ohne Vorsteuerausweis) aktuell nicht korrekt ausgegeben werden kann.
In diesem Fall sollten Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht mit BuchhaltungsButler, sondern mit Elster vornehmen und die Steuer der auf den gegenständlichen Konten getätigten Buchungen manuell berechnen.
*(SKR03 | SKR04)
Buchungen entgegen der “normalen Logik”
Sie haben Buchungen entgegen der “normalen” Logik erfasst (bspw. Zahlungsausgänge als Ertrag, Zahlungseingänge als Aufwand), welche den Betrag von EUR 100,00 je Buchung (oder den Betrag von EUR 400,00 insgesamt) überschreiten. Dies kann gewollt sein, kann jedoch auch ein Fehler sein. Tipp: Für “durchlaufende Posten” empfiehlt es sich, für Ein- und Auszahlung das Interimskonto 1590 I 1370 anzusprechen.
Hier haben Sie, wie in der Warnmeldung beschrieben, einen Zahlungseingang als Aufwand gebucht oder einen Zahlungsausgang als Erlös. Dies kann z.B. bei einer Rückerstattung nach einer Warenrücksendung oder Stornierung passiert sein, oder wenn Sie einem Kunden Geld erstattet haben.
Diese Warnmeldung kann in aller Regel ignoriert werden, wenn einer der beiden oberen Fälle auf Sie zutrifft. Es ist lediglich ein Hinweis, dass entgegen der “normalen” Buchungslogik gebucht wurde. Prüfen Sie dennoch Ihre Summen- und Saldenliste, um sicherzugehen, dass Sie diese Warnmeldung ignorieren können.
Unbestätigte Buchungen
Es befinden sich XXX unbestätigte Buchungen mit Buchungs- oder Leistungsdatum innerhalb des abgefragten Zeitraums. Sie finden diese in Zahlungen, Eingangsbelege, Ausgangsbelege und Erweitertes Buchen.
Hier werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie nicht alle Zahlungen (bzw. Belege mit zugewiesenem Debitor oder Kreditor bei Bilanzierern) verbucht haben. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Buchhaltung nicht abschließend erledigt haben. Über die angegebenen Links gelangen Sie direkt zu den unverbuchten Zahlungen bzw. Belegen und können prüfen, ob Sie im gewünschten Zeitraum alles verbucht haben.
Nicht festgeschriebene Buchungen
Achtung: Im abgefragten Zeitraum sind noch XXX nicht festgeschriebene Buchungen. Bitte schreiben Sie Buchungen zeitnah fest, spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Gehen Sie hierzu unter “Abschluss” auf den Reiter “Jetzt festschreiben”.
Wenn Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln, setzt die Finanzverwaltung voraus, dass alle Buchungen revisionssicher festgeschrieben wurden. Sie sollten daher unbedingt alle Buchungen, wie in der Warnmeldung beschrieben, festschreiben, um bei einer etwaigen Betriebsprüfung dem Prüfer keine Argumente für eine nicht GoBD-konforme Buchhaltung zu liefern (Festschreibedatum älter als Übermittlungsdatum der USt-Voranmeldung).
Nicht verbuchte Belege
Achtung: Sie haben in der auszuwertenden Periode einzelne Belege nicht verbucht. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Eingangsrechnungen die Vorsteuer zum Rechnungs-/Leistungsdatum geltend machen sollten. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Belege noch kreditorisch einzubuchen.
Dieser Hinweis bezieht sich auf vorhandene Belege, die zwar ein Rechnungsdatum in der ausgewerteten Periode haben, jedoch
- weder in der Periode bezahlt und die zugrundeliegende Zahlung verbucht wurde
- noch der Beleg kreditorisch eingebucht wurde
Da Sie die Vorsteuer, als Soll- wie als Ist-Versteuerer, immer zum Leistungsdatum geltend machen müssen, sollten Sie periodenübergreifend bezahlte Belege immer kreditorisch buchen.
Im schlimmsten Fall kann Ihnen bei einer Steuerprüfung der Vorsteuerabzug verwehrt werden, wenn die Vorsteuer für einen Beleg aus bspw. Dezember 2014 im Januar 2015 gezogen wurde und für 2014 die 5-Jahres-Frist abgelaufen ist (der Prüfer verwehrt den Abzug in 2015, 2014 kann jedoch nicht mehr korrigiert werden).
Fehlermeldungen durch Elster
Fehlermeldungen, die uns von Elster bei der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung zurückgegeben werden, erscheinen in einem Pop-Up-Fenster und sehen so oder so ähnlich aus:
“Das Feld ‘$/Elster[1]/DatenTeil[1]/Nutzdatenblock[1]/Nutzdaten[1]/Anmeldungssteuern[1]/DatenLieferant[1]/Telefon[1]$’ darf maximal 20 Zeichen enthalten.”
Hierbei handelt es sich in aller Regel um einen Formatierungsfehler in den Stammdaten, welche an Elster mit übermittelt werden. In diesem Beispiel handelt es sich um die Telefonnummer, die für die Übermittlung zu lang ist.
Weitere häufige Fehler sind Sonderzeichen im Firmennamen oder eine ungültige Steuernummer. Aufschluss darüber, welches Feld den Fehler verursacht hat, gibt der letzte Begriff in der Kette. In diesem Beispiel “Telefon”.
In unserem Beispiel ist die eingetragene Telefonnummer unter dem Menüpunkt “Unternehmensdaten” → “Systemdaten” länger als 20 Zeichen und muss gekürzt werden.
Je nachdem, welche Daten in der Fehlermeldung bemängelt werden, finden Sie diese im Menüpunkt “Unternehmensdaten”, entweder unter “Systemdaten/Ansprechpartner”, “Allgemeine Firmendaten” oder “Steuerliche Informationen”.