Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie, wie die Systematik der Belegzuordnung in BuchhaltungsButler funktioniert und wie auch ohne übereinstimmende Gegenpartei und/oder Rechnungsnummer mithilfe der Zahlungsreferenz eine Matchingquote von 100% erreicht werden kann.
Es erfolgt kein Belegmatching
Für das Matching von Beleg und Zahlung müssen bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Ist das nicht der Fall, ist die automatische Zuordnung nicht möglich. Beispiele hierfür sind:
- Der Rechnungs- und Zahlbetrag stimmen nicht überein (Fremdwährungsrechnungen und Zahlungen unter Abzug von Skonto können derzeit nicht gematcht werden).
- Der Beleg liegt außerhalb der definierten Datumsrange (90 Tage vor, 30 Tage nach der Zahlung).
- Der Beleg ist nicht in die Vorselektion gekommen. Erledigen Sie insbesondere umfangreiche Buchhaltungen immer sehr zeitnah. Je weniger Belege für das Matching in Frage kommen, desto schneller und zuverlässiger funktioniert der Prozess.
- Der Beleg wurde nicht korrekt ausgelesen.
- Die Zahlung wurde bereits verbucht.
Vorselektion der für das Matching in Frage kommenden Belege
Wird eine neue Zahlung oder ein neuer Beleg in BuchhaltungsButler verarbeitet, wird unser Matchingprozess angestoßen.
Dieser selektiert zunächst bis zu 1.000 Belege vor, welche für das Matching zu einer unverbuchten Zahlung in Frage kommen können.
Für die Vorselektion müssen die Belege folgende Kriterien erfüllen:
Datumsbereich
- Das Rechnungsdatum darf maximal 90 Tage vor und maximal 30 Tage nach dem Zahlungsdatum liegen
Prüfung von Übereinstimmungen zwischen Rechnung und Zahlung (absteigend nach Wichtigkeit)
- Betrag plus Rechnungsnummer (Re-Nr. als alleiniger Wert im Verwendungszweck)
- Betrag plus Gegenpartei
- Betrag
Die Liste der vorselektierten Belege wird nun durch unseren “Rater” anhand der Übereinstimmungen verarbeitet.
Matchingprozess über “Payment Reference”
Zahlungen, die über einen Zahlungsdienstleister wie PayPal, Amazon oder Stripe eingehen, enthalten in aller Regel keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, da die Rechnungsstellung im E-Commerce zumeist erst nach der Zahlung erfolgt.
Auch bei Überweisungen gibt es den Fall, dass eine Zahlungsreferenz angegeben wird, diese jedoch nicht der Rechnungsnummer entspricht.
Dadurch verliert BuchhaltungsButler eine wichtige Eigenschaft zum Matching, denn neben dem Betrag ist ein Match von Rechnungsnummer und/oder Gegenpartei erforderlich.
Damit das Matching dennoch funktioniert und vor allem bei einer hohen Anzahl von Ausgangsrechnungen die Zuordnung automatisiert stattfindet, ziehen wir im E-Commerce die sogenannte “Payment Reference” heran. Diese muss sich zwingend auf Ihren Ausgangsrechnungen wiederfinden.
Um einen 100% Match von Zahlungen und Belegen zu erreichen, muss sowohl für die Zahlung als auch den Beleg die Zahlungsreferenz mit übergeben werden.
Payment Reference bei Zahlungen
Bei Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Amazon Pay oder Stripe bekommt BuchhaltungsButler die Payment Reference separat mit übergeben und speichert diese ab.
Wenn Ihre Kunden überweisen, kann die Zahlungsreferenz auch im Verwendungszweck angegeben werden.
| Wichtig: Wenn Sie Zahlungen via API oder Import übergeben, müssen Sie die Payment Reference unbedingt im dafür vorgesehenen Feld “Zahlungsreferenz” mit übergeben |
Payment Reference bei Belegen
Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per API übermitteln oder als CSV-Datensätze importieren, übergeben Sie bitte ebenfalls unbedingt den Wert “Zahlungsreferenz”.
Wenn Sie über die API die Zahlungsreferenz nicht übergeben oder Ihre Belege klassisch, z.B. per Dropbox, E-Mail oder manuellem Upload, übermitteln, müssen wir die Payment Reference auf dem Beleg auslesen können. Hierfür müssen Sie eines der folgenden Signalwörter vor die Payment Reference stellen:
“Verwendungszweck”, “Purpose”, “Zahlungs-ID”, “Transaction-id”, “Referenz-Nr”, “Reference-ID”, “Referenz”, “Reference”, “Zahlungsreferenz”
Diese Wörter dürfen durch ein Satzzeichen und ein Leerzeichen von der Payment Reference getrennt sein.
Zulässig sind z.B.: “Referenz: 123456abc” oder “Referenz 123456abc” oder “Zahlungs-Referenz: 123456abc”.
Nicht zulässig sind z.B.: “Referenz123456abc” oder “Die Payment-Referenz Ihrer Bestellung lautet: 123456abc”
Sonderfall: Warenwirtschaftssystem “Billbee”
In Billbee gibt es im Rechnungslayout verschiedene Platzhalter. Unter diesen Platzhaltern befinden sich auch die {PaymentReference} und die {PaymentTransactionID}. Beide können mit in das Rechnungslayout übernommen werden und die Payment_Reference wird zukünftig an BuchhaltungsButler via API übergeben.
Eine Liste aller Platzhalter von Billbee finden Sie auf der Billbee Hilfeseite.