Beleg-Archiv (ZIP)

• Wie Sie große Mengen an Belegen gebündelt als ZIP-Datei importieren

• Welche spezifischen Anforderungen für DATEV-Exporte im Vergleich zu eigenen Belegsammlungen gelten

• Wie Sie ZIP-Dateien korrekt erstellen, um Verarbeitungsfehler durch Unterordner zu vermeiden

• Dass importierte Belege sofort revisionssicher gespeichert werden und nicht gelöscht werden können

Der Beleg-Archiv-Import ermöglicht das gebündelte Hochladen von Belegen als ZIP-Datei zur automatischen Verarbeitung in BuchhaltungsButler. Dies ist besonders geeignet für Systemwechsel oder das Nacherfassen größerer Belegmengen.

Der Import steht über das Zahnrad-Symbol oben links im Bereich "Datenimport" zur Verfügung. 

Voraussetzungen und wichtige Hinweise

Schritt-für-Schritt: Import durchführen

1. Import-Dialog öffnen Navigieren Sie zu Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Datenimport. 

2. Wählen Sie in der Übersicht "Beleg-Archiv (ZIP)" und klicken Sie auf "Zum Import".

3. Verarbeitungstyp auswählen Wählen Sie im Dropdown-Menü den passenden Typ für Ihre Datei.

• DATEV-Export Belegbilder (ZIP-Archiv)

  Nutzen Sie diese Option, wenn Sie aus DATEV, sevDesk, lexoffice oder ähnlichen Systemen wechseln.

  Inhalt: Enthält Belegbilder und eine document.xml Datei zur automatischen Zuordnung der Blege zu den Buchungssätzen.

  Vorgehensweise: Exportieren Sie die ZIP-Datei aus dem Fremdsystem und laden Sie diese unverändert hoch.

  Warnung: Entpacken oder komprimieren Sie die Datei keinesfalls neu, da sonst Informationen verloren gehen können.

   

• ZIP-Archiv mit Eingangsbelegen

• ZIP-Archiv mit Ausgangsbelegen

  Nutzen Sie diese Option für manuell gesammelte Dateien (Eingangs- oder Ausgangsbelege).

  Struktur: Alle Belegdateien müssen direkt auf der obersten Ebene der ZIP-Datei liegen.

  Vorgehensweise: Markieren Sie alle Belegdateien direkt -> Rechtsklick -> "Senden an" -> "ZIP-komprimierter Ordner".

  Vermeidung von Fehlern: Nutzen Sie keine Unterordner innerhalb der ZIP-Datei, da Dateien in Unterordnern nicht verarbeitet werden. 

   

4. ZIP-Datei hochladen Ziehen Sie Ihre ZIP-Datei per Drag-and-Drop in den Bereich oder nutzen Sie die Auswahlfunktion.

5. Automatische Prüfung Das System prüft die Datei. Dies kann je nach Menge einen Moment dauern. Der Status ist auf dem Dashboard sichtbar.

6. Prüfergebnis kontrollieren Nach der Prüfung erhalten Sie eine Zusammenfassung mit möglichen Hinweisen:

• Duplikate: Bereits vorhandene Belege. Wählen Sie "Duplikate überspringen" (empfohlen).

• Nicht zugeordnete Dateien (nur DATEV): Dateien ohne Eintrag in der document.xml. Entscheiden Sie, ob diese importiert oder übersprungen werden.

• Fehlende Dateien (nur DATEV): In der XML referenzierte, aber physisch fehlende Dateien werden ignoriert.

• Unbekannter Belegtyp (nur DATEV): Belege ohne klare Kategorie werden importiert und müssen manuell zugeordnet werden.

7. Import bestätigen Setzen Sie das Häkchen bei „Ich bestätige den dauerhaften Import dieser Belege“ und klicken Sie auf Bestätigen und importieren. 

8. Import-Vorgang Der Import startet. Dies kann bei sehr vielen Belegen längere Zeit in Anspruch nehmen. Dies wird im Bereich Datenimport angezeigt. Sie können das Fenster schließen. Der Fortschritt des Imports wird Ihnen ebenfalls auf der Startseite über ein Widget angezeigt.

Häufige Probleme und Lösungen

Nächster Schritt: Buchungssätze verknüpfen (nur DATEV)

Wenn Sie einen DATEV-Export (inklusive XML) hochgeladen haben, können Sie im Anschluss die dazugehörigen Buchungssätze importieren. Das System verknüpft die Belege dann automatisch mit den entsprechenden Buchungen.

Wie Sie die Buchungsdaten importieren, erfahren Sie im Artikel „Buchungssätze im DATEV Format mit Belegverknüpfung importieren“.