- Die Installation der BuchhaltungsButler Scan App für iOS und Android.
- Die einmalige und sichere Verbindung der App mit Ihrem BuchhaltungsButler-Account mittels QR-Code (Vorbereitung am PC, Verknüpfung per Smartphone).
- Die Anbindung und Verwaltung mehrerer Konten (für Berater und Multi-Unternehmer) sowie den Kontenwechsel in der App.
- Wichtige Hinweise zum Löschen von Belegen in der App und deren Auswirkung auf die revisionssichere Speicherung in der Webanwendung.
- Der digitale Workflow von der mobilen Belegerfassung bis zur automatischen Texterkennung und finalen Verbuchung in der Webanwendung.
Mit der BuchhaltungsButler Scan App wird Ihre mobile Belegsammlung einfach und effizient. Scannen Sie Rechnungen, Quittungen und Bewirtungsbelege GoBD-konform direkt mit Ihrem Smartphone, sobald Sie sie erhalten. Die App überträgt die Dokumente sicher und direkt in Ihren BuchhaltungsButler-Account und stellt so die revisionssichere Archivierung sicher.
Die App vereinfacht die Vorerfassung und stellt sicher, dass keine Belege mehr verloren gehen. Sie ist für iOS und Android verfügbar.
1. Installation der App
Sie können die "BuchhaltungsButler Scan App" kostenlos im Apple App Store (für iOS) oder im Google Play Store (für Android) herunterladen.
Suchen Sie einfach nach "BuchhaltungsButler Scan App" oder nutzen Sie den folgenden QR-Code für den direkten Download:
2. Verbindung der App mit Ihrem BuchhaltungsButler-Account
Damit die App weiß, wohin Ihre Belege gesendet werden sollen, müssen Sie sie einmalig mit Ihrem BuchhaltungsButler-Account verbinden.
2.1. Vorbereitung im Webbrowser (PC/Mac):
- Melden Sie sich wie gewohnt in Ihrer BuchhaltungsButler Webanwendung am PC oder Mac an.
- Klicken Sie oben links auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
- Navigieren Sie im Menü zum Bereich "Belegübertragung".
- Aktivieren Sie hier die Funktion der "BuchhaltungsButler Scan App".
- Anschließend wird Ihnen in diesem Bereich ein individueller QR-Code angezeigt. Dieser Code dient der sicheren Verknüpfung zwischen der App und Ihrem Account.
2.2. Verknüpfung in der App (Smartphone):
- Öffnen Sie die installierte BuchhaltungsButler Scan App auf Ihrem Smartphone
- Folgen Sie den Anweisungen in der App, um den QR-Code von Ihrem Computerbildschirm abzuscannen.
Die App ist nun sicher mit Ihrem Account verbunden. Alle Scans werden ab sofort automatisch in den Posteingang dieses Accounts hochgeladen.
3. Mehrere Konten verbinden (für Berater und Multi-Unternehmer)
Die BuchhaltungsButler Scan App unterstützt auch die Anbindung mehrerer Accounts. Wenn Sie mehrere Mandanten oder Unternehmen verwalten, können Sie mehrere Accounts in der App verknüpfen.
Um einen weiteren Account hinzuzufügen, loggen Sie sich einfach im Webbrowser in das andere BuchhaltungsButler-Konto ein und generieren Sie dort den neuen, einzigartigen QR-Code in den Einstellungen im Bereich der Belegübertragung. Jeder Account hat seinen eigenen QR-Code.
In der App wechseln Sie unten rechts über das Zahnrad-Symbol in die Einstellungen der App. Unter “Meine Accounts” können Sie weitere Verknüpfungen hinzufügen.
Beim Öffnen der App sehen Sie immer die Auflistung der zuletzt importierten Belege und am oberen Rand den Namen des aktiven Unternehmens. Um auf das andere Unternehmen zu wechseln, gehen Sie erneut über das Zahnrad-Symbol unten rechts in die Einstellungen und können unter “Meine Accounts” den Account wechseln.
Wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, dass beim Upload der korrekte Account ausgewählt ist, da das Verschieben der Dateien zwischen den Accounts im Nachgang nicht möglich ist.
4. Löschen von Belegen
Belege können in der App gelöscht werden, um dort den Überblick zu behalten.
Bitte beachten Sie, dass das Löschen der Belege aus der App keinen Einfluss auf die Webanwendung hat. Belege, die bereits übertragen wurden, werden revisionssicher in der Anwendung gespeichert und durch das Löschen in der App nicht entfernt, sondern bleiben bestehen. Bei Bedarf muss der Beleg direkt in der Webanwendung gelöscht werden.
5. Der Workflow: Vom Scan zur Verbuchung
Die Scan App ist auf die reine Belegerfassung und -übertragung spezialisiert.
Nachdem Sie einen Beleg (z.B. eine Tankquittung) mit der App gescannt haben, wird dieser automatisch in den Posteingang Ihres verbundenen BuchhaltungsButler-Accounts hochgeladen. Je nach Auswahl beim Scan (Eingang oder Ausgang) erscheint er im entsprechenden Bereich.
Dort durchläuft das Dokument wie gewohnt die automatische Texterkennung (OCR) und wird für die Buchhaltung vorbereitet. Die anschließende Bearbeitung, Kategorisierung und endgültige Verbuchung des Belegs findet dann wie gewohnt in der Webanwendung statt.
Zusammenfassung
Die Kombination aus der einfachen mobilen Erfassung über die Scan App und der intelligenten automatischen Verarbeitung in der Webanwendung sorgt für einen durchgehend effizienten und fehlerfreien Buchhaltungs-Workflow.