Sie können direkt an einer Zahlung einen Eigenbeleg erstellen. Dies ist praktisch, wenn ein Originalbeleg verloren gegangen oder nicht verfügbar ist.
Beachten Sie: Es ist immer wichtig zu prüfen, ob das Original noch gefunden oder nachgefordert werden kann, da nur mit Originalbeleg der Vorsteuerabzug zulässig ist.
Durch die Nutzung der Eigenbeleg-Funktion stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgaben dennoch dokumentiert sind und in Ihre Buchhaltung einfließen, wenn trotz aller Bemühungen ein Beleg nicht mehr bereitgestellt werden kann.
Hinweis:
Betriebsausgabe: Eigenbelege können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Vorsteuerabzug: Es kann kein Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen erfolgen. |
Allgemeine Informationen zum Thema Eigenbelege haben wir für Sie in unserem Steuer-Wiki Artikel zusammengestellt.
Wie erstelle ich einen Eigenbeleg
Eigenbelege können im Bereich “Zahlungen” direkt über das Kontextmenü auf der rechten Seite an der Zahlung, deren Originalbeleg nicht vorhanden ist, erstellt werden.
Klicken Sie zum Erstellen des Eigenbeleges auf “Eigenbeleg erstellen”.
Sie öffnet sich die Eingabemaske zur Eigenbelegerstellung.
Aus der Zahlung werden Gegenpartei, Belegdatum und Betrag direkt übernommen. Bitte überprüfen Sie die vorausgefüllten Daten, die von der Zahlung übernommen wurden. Bei Bedarf können diese auch angepasst werden.
Bei Geschäftsvorfällen über 250,00 € empfehlen wir Ihnen, auch die Adressdaten der Gegenpartei einzutragen.
Sofern Sie den Grund “Sonstiges” auswählen, ist eine Erläuterung notwendig und als Pflichtfeld auszufüllen.
Über den Button “Vorschau” können Sie den Beleg überprüfen. Beachten Sie, dass nach dem Erstellen des Beleges Änderungen nicht mehr möglich sind, da eine revisionssichere Speicherung des Beleges erfolgt.
Nachdem Sie die Eingaben über die Vorschau überprüft haben, klicken Sie auf “Eigenbeleg erstellen”, so dass der Beleg erzeugt wird. Achten Sie darauf, dass die Pop-Ups für Ihren Browser zugelassen werden, denn der Beleg wird nun in einem weiteren Tab geöffnet.
Dem Eigenbeleg wird nun der Name des eingeloggten Nutzers, die in den Unternehmensdaten hinterlegten Adressdaten des Unternehmens sowie eine digitale Signatur hinzugefügt.
Nach dem Erstellen sind Eigenbelege direkt mit der Zahlung verknüpft, an der dieser erstellt wurde und zudem im Bereich der Eingangsbelege zu finden.
Um alle Eigenbelege angezeigt zu bekommen, können Sie über die Volltextsuche oben rechts nach “Eigenbeleg” suchen oder alternativ die Sortierung nach der Rechnungsnummer nutzen.
Wir wird ein Eigenbeleg verbucht
Da Eigenbelege nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, ist es wichtig, beim Buchungssatz entsprechend die Steueroption “ohne USt./VSt.” zu wählen. In der “Belegdetailansicht” wird die Steuerinformation für den Beleg automatisch mit 0% angezeigt
Bei der Buchung müssen Sie nun ebenfalls darauf achten, den Vorgang ohne Steuer zu erfassen. Sie wählen das Aufwandskonto, das für Ihren Geschäftsfall das richtige ist, und ändern dann die Steueroption.
Hinweis: Würden Sie diesen Geschäftsvorfall auf ein Automatikkonto buchen, wie zum Beispiel “Wareneingang 19/16% VSt.” (3400|5400)* müssen Sie zur Verbuchung ohne Steuer auf das Buchungskonto ohne Steuerautomatik ausweichen (3200|5200)*.
*(SKR03 | SKR04)
Eigenbelege löschen
Wird der Originalbeleg später gefunden, ist es immer wichtig, den Eigenbeleg durch diesen zu ersetzen. Mit dem Originalbeleg können Sie nun auch die Vorsteuer abziehen, sofern diese enthalten ist. Außerdem kann ein Originalbeleg vom Finanzamt nicht beanstandet werden.
Wechseln Sie in den Bereich der Eingangsbelege und suchen Sie dort den entsprechenden Eigenbeleg. Dies können Sie durch Eingabe des Wortes “Eigenbeleg” oben rechts in der Volltextsuche. Die Zuordnung zur Zahlung wird automatisch aufgehoben, wenn Sie den Beleg löschen.
Der nächste Schritt ist das Hochladen des Originalbelegs, die Kontrolle und die Zuordnung des Belegs zur Zahlung. Bitte beachten Sie, dass, falls auf dem Originalbeleg Steuern ausgewiesen sind, nun die ursprüngliche Buchung ohne MwSt. angepasst werden muss.
Einstellungen und nützliche Tipps
Nummerierung von Eigenbelegen
Die Eigenbeleg-Nummer kann in den "Einstellungen" unter "Rechnungseinstellungen" festgelegt werden. Die Nummer ist automatisch fortlaufend. Den Bereich “Einstellungen” finden Sie über das Zahnrad-Symbol oben links.
Unternehmensdaten
Vor der Erstellung des ersten Eigenbelegs empfiehlt es sich, die eigenen Angaben im Bereich “Unternehmensdaten” zu prüfen und bei Bedarf zu vervollständigen. Die Unternehmensdaten (Firmenname, Anschrift) sowie der Name des Benutzers, der den Eigenbeleg erstellt, werden auf dem Eigenbeleg vermerkt. Den Bereich der Unternehmensdaten finden Sie ebenfalls über das Zahnrad-Symbol oben links in Ihrem BuchhaltungsButler Account.
Digitale Signatur
Jeder Eigenbeleg wird automatisch beim Erstellen mit einer digitalen Signatur (GUID) versehen.
Bearbeitung und Löschung
Nach dem Erstellen eines Eigenbeleges kann dieser nicht mehr bearbeitet werden, da diese ebenfalls unter fortlaufender Nummer revisionssicher gespeichert wird. Ein Eigenbeleg kann im Bereich der Eingangsbelege jedoch gelöscht werden.
Jeder Eigenbeleg behält seine eindeutige Nummer auch nach dem Löschen, um die Konsistenz der fortlaufenden Nummerierung zu gewährleisten. Gelöschte Eigenbelege können über den Filter im Bereich der Eingangsbelege oben rechts eingesehen und bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Nutzerrollen und Rechteverwaltung
Das Privileg, Eigenbelege zu erstellen, steht den folgenden Standard-Nutzerrollen zur Verfügung:
- Admin
- Steuerberater:in
- Standardnutzer:in
Beim Erstellen von eigenen Nutzerrollen über die Rechteverwaltung kann die Berechtigung für das Erstellen von Eigenbelegen im Bereich der Belege aktiviert oder deaktiviert werden.
Beachten Sie: Eigenbelege werden an einer Zahlung erstellt. Ein Nutzer ohne Zugriff auf ein Finanzkonto kann somit auch keine Eigenbelege erstellen.