- Wie Automatisierungsregeln für die Verarbeitung von Belegen und Zahlungen eingerichtet werden.
- Welche Kriterien (z.B. Betrag, Verwendungszweck) für die Erstellung einer Regel verfügbar sind.
- Welche Funktionen (z.B. Kontierung, Belegzuweisung) durch eine Automatisierungsregel ausgelöst werden können.
- Wie Sie mit einer Regel automatisch einen Teilbuchungsvorschlag mit mehreren Buchungszeilen erstellen lassen.
- Praktische Beispiele und Tipps für die Anwendung der Regeln in der Praxis.
Automatisierungsregeln ermöglichen es, bestimmte Geschäftsvorfälle vollständig zu automatisieren. Einmal eingerichtet, müssen diese Vorgänge nicht mehr manuell bearbeitet werden.
Aktivierung und Systematik
Automatisierungsregeln legen Sie über den Menüpunkt “Einstellungen” → “Automatisierungsregeln” an.
Automatisierungsregeln finden immer nur Anwendung, wenn neue Belege oder Zahlungen importiert werden. Auf bereits existierende Geschäftsvorfälle können die Automatisierungsregeln nicht angewendet werden.
Um die Automatisierungsregeln für Eingangsrechnungen zu nutzen, müssen die Kreditoren aktiviert sein. Damit eine Regel für Ausgangsrechnungen angelegt werden kann, müssen die Debitoren aktiviert werden. Wie Sie mit Debitoren und Kreditoren arbeiten, erfahren Sie in unserem Artikel zur Arbeit mit Debitoren und Kreditoren.
Die Automatisierungsregeln funktionieren über klassische “Wenn/Dann”-Funktionen, die anhand vorgegebener Kriterien bzw. Auswahlmöglichkeiten frei definiert werden können.
Regel-Kriterien (Die “Wenn”-Seite)
Die Wenn-Seite der Regel basiert auf Kriterien und den zugehörigen Operatoren. Jede Regel beginnt mit einem Bereich (Zahlung, Eingangsbeleg, Ausgangsrechnung), für den Sie dann Kriterien (z.B. 'Gegenpartei', 'Betrag') und Operatoren ('ist', 'größer als') festlegen.
Zahlung:
Im Bereich der Zahlungen können folgende Kriterien ausgewählt werden:
- Gegenpartei – Der Zahlungsempfänger oder Zahlungspflichtige
- Betrag
- Verwendungszweck
Eingangsbeleg:
Im Bereich der Eingangsbelege können folgende Kriterien ausgewählt werden:
- Gegenpartei (Rechnungssteller – Der Lieferant)
- Rechnungsnummer
- Betrag
- Volltext (gesamter Text inkl. aller Zeichen und Zahlen auf einem Beleg)
Ausgangsrechnung:
Im Bereich der Ausgangsrechnungen können folgende Kriterien ausgewählt werden:
- Gegenpartei (Rechnungsempfänger – Der Kunde)
- Rechnungsnummer
- Betrag
- Volltext (gesamter Text inkl. aller Zeichen und Zahlen auf einem Beleg)
Für die genannten Kriterien gibt es folgende Operatoren:
Gegenpartei, Verwendungszweck und Rechnungsnummer:
- ist
- ist nicht
- enthält nicht
- enthält
Betrag:
- ist
- ist nicht
- größer als
- kleiner als
Volltext:
- enthält nicht
- enthält
Es können beliebig viele Kriterien mit einer UND-Verknüpfung miteinander kombiniert werden.
Funktionen (Die “Dann”-Seite)
Die Automatisierungsregeln können verschiedene Funktionen auslösen.
Beleglos markieren
Eine Zahlung kann mithilfe einer Automatisierungsregel als beleglos markiert werden.
Dies kann zum Beispiel bei Mietzahlungen oder Kontoführungsgebühren hilfreich sein.
Kontieren auf
Sowohl eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung, als auch eine Zahlung kann über eine Automatisierungsregel auf ein Buchungskonto gebucht werden. Wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie Miete oder Telefonkosten, die immer auf dasselbe Buchungskonto gebucht werden, können so direkt verbucht werden und müssen nicht erneut bestätigt werden. Die Schaltfläche ist also bereits grün.
Buchungsvorschlag auf
Diese Funktion überschreibt einen automatisch generierten Buchungsvorschlag. Im Gegensatz zur direkten Kontierung erfordert dieser Vorschlag noch eine manuelle Bestätigung, bevor die Buchung finalisiert wird. Dies kann nützlich sein für Vorgänge, die noch einmal überprüft werden sollen.
Teilbuchungsvorschlag auf
Mit dieser Funktion erstellt eine Automatisierungsregel einen Buchungsvorschlag, der auf mehrere Buchungszeilen aufgeteilt ist (bis zu 10 Zeilen). Das ist praktisch, wenn ein Beleg regelmäßig auf mehrere Konten verteilt werden muss – zum Beispiel bei Sammelrechnungen mit unterschiedlichen Kostenstellen oder Steuersätzen.
Für jede Zeile können Sie festlegen: ein Buchungskonto, einen optionalen Buchungstext sowie USt., Kostenstelle (KSt) und Kostenstelle 2 (KSt 2). Für die Aufteilung des Betrags wählen Sie pro Zeile entweder einen Festbetrag, einen Prozentsatz oder Restbetrag. Eine Vorschau zeigt Ihnen die Aufteilung direkt an einem Beispielbetrag.
| Hinweis: Reine Prozent-Aufteilungen (ohne Restbetrag) müssen in Summe genau 100 % ergeben. Wird mindestens eine Zeile mit einem Festbetrag verwendet, ist zusätzlich eine Zeile mit Restbetrag erforderlich, damit der komplette Bruttobetrag des Belegs zugeordnet wird. Unvollständige oder ungültige Zeilen können nicht gespeichert werden. |
Wie bei "Buchungsvorschlag auf" wird auch hier zunächst nur ein unbestätigter Vorschlag erzeugt, den Sie vor der endgültigen Buchung noch prüfen und bestätigen müssen.
Wichtig: Der Teilbuchungsvorschlag steht aktuell nur für Eingangsbelege und Ausgangsrechnungen zur Verfügung, nicht für Zahlungen – und setzt damit voraus, dass Sie mit Kreditoren- bzw. Debitorenbuchungen arbeiten. Für Belege in Fremdwährung werden derzeit keine Teilbuchungsvorschläge erstellt, und bestehende Buchungsreservierungen haben weiterhin Vorrang vor automatisch erzeugten Vorschlägen aus Automatisierungsregeln. |
Kreditor zuweisen
Ein Eingangsbeleg kann über eine Automatisierungsregel einem Kreditor zugewiesen werden. Hier kann mithilfe von Stichworten beispielsweise ein Sammelkreditor angesprochen werden.
Debitor zuweisen
Einer Ausgangsrechnung kann mithilfe einer Automatisierungsregel ein Debitor zugewiesen werden. Wenn beispielsweise ein Sammeldebitor für einen bestimmten Marktplatz verwendet wird, hilft diese Funktion weiter.
Tipps und Beispiele
Mithilfe der Automatisierungsregeln können diese exemplarischen Workflows dargestellt werden:
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Zahlung:
- Wenn Verwendungszweck enthält “Miete“ UND Wenn Gegenpartei ist “Max Mustermann“ dann kontiere auf “Büromiete“
- Wenn Verwendungszweck enthält “Miete“ UND Wenn Gegenpartei ist “Martha Musterfrau“ dann kontiere auf “Garagenmiete“
- Wenn Verwendungszweck enthält “Miete“ dann kontiere auf “Büromiete“
- Wenn Gegenpartei ist “PayPal (Europe) S.a.r.l.“ dann kontiere auf “Geldtransit“
- Wenn Gegenpartei ist “GoCardless“ dann markiere beleglos
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Wenn Betrag größer als “1.000€“ dann Buchungsvorschlag auf “Durchlaufende Posten“ mit Buchungstext “zu prüfen“
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Eingangsbeleg:
- Wenn Betrag größer als “1.000€“ dann weise Kreditorenkonto “Großbestellungen“ zu
- Wenn Gegenpartei ist “IT-Service GmbH“ dann Teilbuchungsvorschlag auf: Zeile 1 “Software“ mit 70 % Anteil, Zeile 2 “Hosting“ mit Restbetrag
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Wenn Gegenpartei ist 'Versicherung AG' dann Teilbuchungsvorschlag auf: Zeile 1 – Konto 4360 'Kfz-Versicherungen' (500,00 €), Zeile 2 – Konto 4380 'Sonstige Versicherungen' (Restbetrag)"
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Ausgangsbeleg:
- Wenn Volltext enthält “Steuerfreie Ausfuhrlieferung Schweiz“ dann weise Debitorenkonto “Sammelkonto Schweiz“ zu
- Wenn Volltext enthält “Steuerfreie Ausfuhrlieferung Schweiz“ dann kontiere auf “Erlöse Lieferungen Drittland“
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Praxistipp: Regel 1: Jede(r) Ausgangsbeleg mit Volltext enthält “DEnachFR” dann wird Debitor zugewiesen “Debitorensammelkonto Frankreich” Regel 2: Jede(r) Ausgangsbeleg mit Volltext enthält “DEnachFR” dann wird kontiert auf “8321 Erlöse OSS/FR” |