Über Workflow Regeln können bestimmte Geschäftsvorfälle vollständig automatisiert abgebildet werden, ohne dass diese erneut angefasst werden müssen.
Aktivierung und Systematik
Automatisierungsregeln legen Sie über den Menüpunkt “Einstellungen” → “Automatisierungsregeln” an.
Automatisierungsregeln finden immer nur Anwendung, wenn neue Belege oder Zahlungen importiert werden. Auf bereits existierende Geschäftsvorfälle können die Automatisierungsregeln nicht angewendet werden.
Um die Automatisierungsregeln für Eingangsrechnungen zu nutzen, müssen die Kreditoren aktiviert sein. Damit eine Regel für Ausgangsrechnungen angelegt werden kann, müssen die Debitoren aktiviert werden. Wie Sie mit Debitoren und Kreditoren arbeiten, erfahren Sie in unserem Artikel zur Arbeit mit Debitoren und Kreditoren.
Die Automatisierungsregeln funktionieren über klassische “Wenn/Dann”-Funktionen, die anhand vorgegebener Kriterien bzw. Auswahlmöglichkeiten frei definiert werden können.
Kriterien und Auswahlmöglichkeiten
(Die “Wenn”-Seite)
Automatisierungsregeln können für drei Bereiche formuliert werden. Diese sind Zahlung, Eingangsbeleg und Ausgangsrechnung.
Zahlung:
Im Bereich der Zahlungen können folgende Kriterien ausgewählt werden:
- Gegenpartei – Der Zahlungsempfänger oder Zahlungspflichtige
- Betrag
- Verwendungszweck
Eingangsbeleg:
Im Bereich der Eingangsbelege können folgende Kriterien ausgewählt werden:
- Rechnungssteller – Der Lieferant
- Rechnungsnummer
- Betrag
- Volltext – Als Text auf der Rechnung zu finden
Ausgangsrechnung:
Im Bereich der Ausgangsrechnungen können folgende Kriterien ausgewählt werden:
- Rechnungsempfänger – Der Kunde
- Rechnungsnummer
- Betrag
- Volltext
Für die genannten Kriterien gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
Gegenpartei, Verwendungszweck, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger und Rechnungsnummer:
- ist
- ist nicht
- enthält nicht
- enthält
Betrag:
- ist
- ist nicht
- größer als
- kleiner als
Volltext:
- enthält nicht
- enthält
Funktionen (Die “Dann”-Seite)
Die Automatisierungsregeln können verschiedene Funktionen auslösen.
Beleglos markieren
Eine Zahlung kann mithilfe einer Automatisierungsregel als beleglos markiert werden.
Dies kann zum Beispiel bei Mietzahlungen oder Kontoführungsgebühren hilfreich sein.
Kontieren auf
Sowohl eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung, als auch eine Zahlung kann über eine Automatisierungsregel auf ein Buchungskonto gebucht werden. Wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie Miete oder Telefonkosten, die immer auf dasselbe Buchungskonto gebucht werden, können so direkt verbucht werden und müssen nicht erneut bestätigt werden. Die Schaltfläche ist also bereits grün.
Buchungsvorschlag auf
Auch kann über eine Automatisierungsregel der mitlernende Buchungsvorschlag überschrieben werden.
Kreditor zuweisen
Ein Eingangsbeleg kann über eine Automatisierungsregel einem Kreditor zugewiesen werden. Hier kann mithilfe von Stichworten beispielsweise ein Sammelkreditor angesprochen werden.
Debitor zuweisen
Einer Ausgangsrechnung kann mithilfe einer Automatisierungsregel ein Debitor zugewiesen werden. Wenn beispielsweise ein Sammeldebitor für einen bestimmten Marktplatz verwendet wird, hilft diese Funktion weiter.
Tipps und Beispiele
Mithilfe der Automatisierungsregeln können diese exemplarischen Workflows dargestellt werden:
- Zahlung: Wenn Verwendungszweck enthält “Miete“ dann kontiere auf “Büromiete“
- Zahlung: Wenn Gegenpartei ist “PayPal (Europe) S.a.r.l.“ dann kontiere auf “Geldtransit“
- Zahlung: Wenn Gegenpartei ist “GoCardless“ dann markiere beleglos
- Zahlung: Wenn Betrag größer als “1.000€“ dann Buchungsvorschlag auf “Durchlaufende Posten“ mit Buchungstext “zu prüfen“
- Eingangsbeleg: Wenn Betrag größer als “1.000€“ dann weise Kreditorenkonto “Großbestellungen“ zu
- Ausgangsbeleg: Wenn Volltext enthält “Steuerfreie Ausfuhrlieferung Schweiz“ dann weise Debitorenkonto “Sammelkonto Schweiz“ zu
- Ausgangsbeleg: Wenn Volltext enthält “Steuerfreie Ausfuhrlieferung Schweiz“ dann kontiere auf “Erlöse Lieferungen Drittland“
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Praxistipp: Regel 1: Jede(r) Ausgangsbeleg mit Volltext enthält “DEnachFR” dann wird Debitor zugewiesen “Debitorensammelkonto Frankreich” Regel 2: Jede(r) Ausgangsbeleg mit Volltext enthält “DEnachFR” dann wird kontiert auf “8321 Erlöse OSS/FR” |