- Tipps und Kniffe, wie BuchhaltungsButler optimal für die Automatisierung der Buchhaltung genutzt werden kann
- Wie Sie Rechnungen und Belege schnell per E-Mail oder Dropbox hochladen.
- Wie Sie fehlende Belege direkt bei der Zahlung zuweisen.
- Wie die wichtigsten Filter („Fehlender Beleg“ und „Ungebucht“) genutzt werden.
- Wie die Sammelfunktion die Bearbeitung von Buchungen beschleunigt.
E-Mail Inbox & Dropbox nutzen
1. Automatische Weiterleitung per E-Mail
Richten Sie in Ihrem persönlichen E-Mail-Postfach Weiterleitungsregeln ein, um Rechnungen von bestimmten Absendern automatisch an Ihre individuelle BuchhaltungsButler-E-Mail-Adresse (eingang.IhrName@belege.buchhaltungsbutler.de) weiterzuleiten. So stellen Sie sicher, dass keine Rechnung manuell gesendet werden muss. Für die Automatisierung können Sie Tools wie Zapier oder integrierte Funktionen Ihres E-Mail-Anbieters nutzen.
2. Dropbox-Synchronisation:
Dies ist die beste Methode, um eine große Anzahl von Belegen auf einmal hochzuladen. Sie können auf diesem Weg eine Vielzahl von Belegen auf einmal verarbeiten.
Fehlende Belege direkt an Zahlung hochladen
Fehlt Ihnen bei einer Zahlung ein Beleg (Filter: “fehlender Beleg”), können Sie diesen direkt an der Zahlung hochladen. Klicken Sie dazu auf das Feld “Belege zuweisen” oder “Belege hinzufügen” an der Zahlung. In dem Pop-Up Fenster klicken Sie dann im dunkelgrauen Bereich auf “Beleg hochladen”.
| Wichtig: Falls der Beleg bereits einer anderen Zahlung zugewiesen ist, stellen Sie den Filter von “unbezahlt” (Default) auf “alle” Belege um, um den bereits zugewiesenen Beleg finden zu können. |
Wichtige Filter
1. Beleg: “Fehlender Beleg”
Dieser Filter ist unter “Zahlungen” zu finden. Sie können den Filter entweder über den Shortcut “Fehlender Beleg” unterhalb des Suchfelds der Volltextsuche setzen oder im Menü “Filter auswählen” oben rechts auswählen. So lassen sich schnell alle Zahlungen, denen noch kein Beleg zugeordnet ist, anzeigen.
2. Buchung: “Ungebucht”
Mit dem Filter “Ungebucht” zeigt Ihnen BuchhaltungsButler im Bereich der Zahlungen alle ungebuchten Zahlungen an. Als Bilanzierer steht Ihnen dieser Filter auch im Bereich der Belege zur Verfügung. Auch diesen Filter können Sie entweder über den Shortcut “Ungebucht” unterhalb des Suchfelds der Volltextsuche setzen oder im Menü “Filter auswählen” oben rechts auswählen.
Dies sind die beiden wichtigsten Filtereinstellungen.
In der Praxis sind dies oft die einzigen Ansichten, mit denen man regelmäßig arbeitet.
Filter prüfen/zurücksetzen
Ihre Ansicht zeigt nicht was sie soll? Sehr oft sind gesetzte Filter der Grund.
Öffnen Sie im Zweifel immer zuerst die Filter und wählen “Filter zurücksetzen” oder klicken Sie auf das “x” neben der Filterauswahl.
Sammelfunktion
Durch die Nutzung der Sammelfunktion können Sie mit BuchhaltungsButler die Bearbeitungszeit Ihrer Buchungen erheblich verringern.
Die Sammelfunktion finden Sie sowohl unter “Belege”, als auch unter “Zahlungen” am unteren Bildschirmrand. Über das Setzen des Häkchens bei “Alle auswählen” werden alle Buchungen ausgewählt, die Ihnen momentan angezeigt werden. Mit Klick auf die Auswahlpunkte wählen Sie eine Aktion, die Sie auf alle ausgewählten Zahlungen bzw. Dokumente anwenden möchten.
Durch die gleichzeitige Nutzung der verfügbaren Filter und/oder der Volltextsuche können Sie gleichgeartete Geschäftsvorfälle auf einmal anzeigen und gesammelt bearbeiten.
Aktionen für Belege:
- “Bestätigen” (Buchungen bestätigen)
- “Aufheben” (Buchungsbestätigung aufheben)
- “Festschreiben” (Buchungen festschreiben)
- “Aktualisieren” (Buchungsvorschläge aktualisieren)
- “Kontieren” (Ausgewählte Dokumente mit einem Buchungskonto verbuchen)
- "Überweisen" (bei Eingangsbelegen, Einzel- oder Sammelüberweisung)
- “Löschen”
- "Zuweisen" (Debitoren- oder Kreditorenzuweisung)
- “Zuordnen” (Eingangsbeleg oder Ausgangsbeleg)
Aktionen für Zahlungen:
- “Bestätigen” (Buchungen bestätigen)
- “Aufheben” (Buchungsbestätigung aufheben)
- “Festschreiben” (Buchungen festschreiben)
- “Beleglos” (Beleglos markieren)
- “Aktualisieren” (Buchungsvorschläge aktualisieren)
- “Kontieren” (Die ausgewählte Zahlungen mit einem Buchungskonto verbuchen)
- “Löschen”
Durch die Sammelfunktion entfällt somit die manuelle Ausführung der Aktionen an jedem einzelnen Beleg oder jeder Zahlung.
Ungenutzte Basiskonten ausblenden
Haben Sie alte Bankkonten, welche in der Fibu (Finanzbuchhaltung) zwar vorhanden, aber nicht mehr benötigt werden?
Blenden Sie ungenutzte Basiskonten zur besseren Übersicht aus. Klicken Sie oben links auf das “Rädchen”-Symbol der Accountverwaltung → “Einstellungen” → “Kontenverwaltung”. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol neben dem auszublendenden Konto. Wählen Sie “In der Dropdownliste der Basiskonten ausblenden”.