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Wechsel zu BuchhaltungsButler

Daniela S.
  • Aktualisiert
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  • Warum es oft besser ist, nicht alle Altdaten zu importieren.
  • Welcher "Wechsel-Typ" Sie sind und welche Route für Sie die beste ist.
  • Wie Sie Stammdaten, Banken und (falls nötig) alte Buchungen korrekt übernehmen.
  • Wie Sie Ihre Eröffnungsbilanz und Anfangsbestände korrekt setzen.

 

🚀 Neu bei uns? Ihr Fahrplan für den Software-Wechsel

Herzlich willkommen an Bord!

Der Wechsel der Buchhaltungssoftware fühlt sich oft an wie ein physischer Umzug: Es ist Arbeit, aber vor allem ist es die perfekte Gelegenheit, „auszumisten“ und sich neu einzurichten. Viele Anwender machen den Fehler, alte „Daten-Altlasten“ ungefiltert in das neue System zu kopieren.

Damit Sie nicht im Chaos starten, sondern mit einer sauberen Buchhaltung, haben wir diesen Leitfaden entwickelt. Er ist in drei klare Abschnitte unterteilt:

  1. Die Diagnose & Vorbereitung: Das Fundament für alle.

  2. Ihre persönliche Route: Der Import-Weg speziell für Ihre Situation.

  3. Das Finale: Automatisierung und Go-Live.

💡 Tipp: Sie schauen lieber zu, statt zu lesen? Die Inhalte dieses Artikels haben wir auch in unserem Webinar "Wechsel zu BuchhaltungsButler" für Sie zusammengefasst.

Phase 1: Die Diagnose – Welcher Wechsel-Typ sind Sie?

Bevor Sie auch nur eine Datei importieren, müssen wir Ihren Status bestimmen. Merken Sie sich Ihren Typen für Phase 3.

✨ Typ A (Der Standard)
Situation:

Start zum neuen Wirtschaftsjahr.
Das alte Jahr ist im Altsystem abgeschlossen.

Strategie:
  • Keine Buchungen importieren
  • Nur Stammdaten übernehmen
  • Anfangsbestände setzen
📚 Typ B (Die 1:1 Übernahme)
Situation:

Unterjähriger Wechsel (z. B. Juli)
Jan–Juni sind perfekt gebucht und sollen übernommen werden.

Strategie:
  • Alte Buchungssätze importieren
  • Journal 1:1 übernehmen
  • Bank schließt nahtlos an
🛠️ Typ C (Die Reparatur)
Situation:

Altdaten sind fehlerhaft/chaotisch
Ein Import würde Fehler nur mitschleppen.

Strategie:
  • Keine Buchungen importieren
  • Bank-Rohdaten (Kontoauszüge) neu einlesen
  • Sauber neu verbuchen
⚡ Typ D (Der Vereinfacher)
Situation:

Wechsel von Bilanz/Debitoren zu EÜR
Sie wollen künftig ohne Personenkonten arbeiten.

Strategie:
  • Keine Buchungen importieren
  • Neustart auf Basis der Bankflüsse
🚀 Typ E (Der Digitalisierer)
Situation:

Bisher Excel/Papier
Es gibt keinen DATEV-Export.

Strategie:
  • Keine Buchungen importieren
  • Start mit Bankimport
  • Kassenstand als Anfangsbestand

Phase 2: Die Vorbereitung (Für alle Typen)

Bevor wir Daten bewegen, bereiten wir Ihren neuen BuchhaltungsButler Account vor. Diese Schritte gelten für jeden Nutzer.

1. Unternehmensdaten einpflegen

Wechseln Sie über das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben links in den Bereich "Unternehmensdaten" und füllen Sie alle Felder sorgfältig aus. Diese Stammdaten bilden die Basis für Ihre Rechnungsstellung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung. Zudem lernt das System hier Ihre eigenen Daten kennen, was die Qualität der automatischen Belegerkennung maßgeblich verbessert.

2. Stammdaten für die Rechnungsstellung importieren

Kunden und Lieferanten (oder Mitglieder) sollten vorab im System sein.

  • Exportieren Sie Ihre Kontakt- und Artikellisten aus dem Altsystem (meist als CSV).

  • Importieren Sie diese unter Einstellungen > Import.

  • Hinweis für Typ B: Achten Sie darauf, dass Debitoren-/Kreditorennummern mit Ihrem Altsystem übereinstimmen.

3. Buchungskonten anlegen (Das Gerüst bauen)

Jedes Bankkonto, jede Kasse und jedes PayPal-Konto benötigt ein Gegenstück in der Buchhaltung. Nehmen Sie Ihre letzte Summen- und Saldenliste (SuSa) zur Hand.

  • Gehen Sie zu Einstellungen > Kontenverwaltung.

  • Legen Sie für jedes Finanzkonto ein entsprechendes Konto an (z. B. im SKR 03: „Bank 1200“, „Kasse 1000“).

  • Wichtig: Wir legen hier nur das Konto an. Wir verbinden es in diesem Schritt noch nicht mit der Live-Bank-Schnittstelle!

Phase 3: Ihre persönliche Route (Der Umzug)

Hier trennen sich die Wege je nach Typ. Bitte klicken Sie auf den Abschnitt, der Ihrem Typ entspricht, um die Anleitung zu sehen.

👉 Route für Typ A (Der saubere Neustart)

Sie starten zum 01.01. oder einem neuen Wirtschaftsjahr.

  1. Bank verbinden: Gehen Sie zu Bank / Zahlungen. Verknüpfen Sie Ihr angelegtes Bankkonto mit dem Online-Banking. Wählen Sie als Startdatum für den Umsatzabruf den 01.01. (oder Ihren Stichtag).
  2. Keine Buchungen importieren: Überspringen Sie jeglichen Import von Buchungsstapeln.
  3. Saldenvorträge: Da Sie keine Historie importieren, müssen Sie dem System sagen, wie viel Geld auf dem Konto war. Erfassen Sie den Kontostand zum 31.12. des Vorjahres über das Konto 9000 (Saldenvorträge) gegen das Bankkonto (z. B. 1200).

📄 Alles auf einen Blick: Laden Sie hier die komplette Checkliste (Vorbereitung bis Abschluss) für diesen Typ herunter.

Download Checkliste
👉 Route für Typ B (Die 1:1 Übernahme)

Sie wollen die Buchhaltung des laufenden Jahres nahtlos fortführen.

Achtung Reihenfolge! Erst die alten Daten importieren, dann die Bank verbinden.
  1. Altdaten importieren:
    • Erstellen Sie im Altsystem einen DATEV-Export (oder CSV-Journal) für den Zeitraum (z. B. 01.01. – 30.06.).
    • Laden Sie die Datei unter Einstellungen Import & Export hoch.
    • Das System füllt nun Ihre Konten mit der Historie.
  2. Bank verbinden (Der Lückenschluss):
    • Gehen Sie erst jetzt zu Bank / Zahlungen.
    • Verbinden Sie das Bankkonto.
    • Das System fragt nach dem Startdatum. Wählen Sie den ersten Tag nach Ihrem Import (z. B. 01.07.). So vermeiden Sie Duplikate.
  3. Salden prüfen: Da Sie alle Buchungen importiert haben, sollte der Saldo des Bankkontos im System nun exakt mit Ihrem realen Kontoauszug übereinstimmen.

📄 Alles auf einen Blick: Laden Sie hier die komplette Checkliste (Vorbereitung bis Abschluss) für diesen Typ herunter.

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👉 Route für Typ C (Die Reparatur)

Die Altdaten sind fehlerhaft. Wir importieren keine Buchungen, sondern nutzen die Bankdaten, um sauber neu zu buchen.

  1. Bankdaten holen:
    • Gehen Sie zu Bank / Zahlungen und verbinden Sie Ihr Konto.
    • Setzen Sie das Abrufdatum weit zurück (z. B. 01.01.), um das Jahr neu und sauber aufzurollen.
  2. Verbuchung: Sie sehen nun die Bankumsätze als "offen". Buchen Sie diese nun mit den Regeln unserer Software neu. Dank der Automatisierung geht das oft schneller, als Fehler in alten Importen zu suchen.
  3. Anfangsbestände: Setzen Sie den Anfangsbestand Ihres Bankkontos (den Stand vor der ersten Transaktion, die Sie eingespielt haben) über das Konto 9000.

📄 Alles auf einen Blick: Laden Sie hier die komplette Checkliste (Vorbereitung bis Abschluss) für diesen Typ herunter.

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👉 Route für Typ D (Der Vereinfacher)

Sie kommen von einer komplexen Lösung (mit Debitoren/Kreditoren), wollen nun aber eine einfache EÜR machen.

  1. Strategie: Da Sie Debitoren/Kreditoren nicht mehr nutzen möchten, ist ein Import alter Buchungsdaten (die auf diesen Personenkonten basieren) technisch oft hinderlich. Wir starten daher frisch.
  2. Bankdaten holen:
    • Gehen Sie zu Bank / Zahlungen und verbinden Sie Ihr Konto.
    • Setzen Sie das Datum auf Ihren Stichtag (z.B. 01.01. oder 01.07.).
  3. Verbuchung: Buchen Sie Einnahmen und Ausgaben nun direkt (ohne den Umweg über Personenkonten). Das System lernt schnell dazu.
  4. Anfangsbestände: Setzen Sie den Anfangsbestand Ihres Bankkontos zum Stichtag über das Konto 9000.

📄 Alles auf einen Blick: Laden Sie hier die komplette Checkliste (Vorbereitung bis Abschluss) für diesen Typ herunter.

Download Checkliste
👉 Route für Typ E (Der Digitalisierer)

Sie haben Excel-Listen oder Kassenbücher und keinen technischen Export.

  1. Strategie: Ein Buchungssatz-Import ist technisch nicht möglich. Wir bauen die Buchhaltung auf Basis der realen Geldflüsse auf.
  2. Stammdaten: Konzentrieren Sie sich auf den Import Ihrer Kontakte (Mitglieder/Kunden) in Phase 2, damit Sie Rechnungen schreiben können.
  3. Bankdaten holen:
    • Verbinden Sie Ihr Bankkonto unter Bank / Zahlungen.
    • Wählen Sie den gewünschten Start-Stichtag.
  4. Anfangsbestände: Setzen Sie den aktuellen Bank- und Kassenstand zum Stichtag als Anfangsbestand über das Konto 9000. Starten Sie ab dann mit der laufenden Verbuchung.

📄 Alles auf einen Blick: Laden Sie hier die komplette Checkliste (Vorbereitung bis Abschluss) für diesen Typ herunter.

Download Checkliste

Phase 4: Abschluss & Automatisierung (Für alle Typen)

Herzlichen Glückwunsch, die Daten sind im System! Jetzt machen wir die Buchhaltung fit für den Alltag.

1. Saldenvorträge finalisieren (Bilanzkontinuität)

Unabhängig vom Import-Typ müssen gewisse Werte vorgetragen werden, damit Ihre Bilanz stimmt. Nutzen Sie dafür das Konto 9000 (Saldenvorträge Sachkonten).

  • Offene Posten: Prüfen Sie, ob unbezahlte Rechnungen aus der Zeit vor dem Wechsel im System sind. Falls nein, erfassen Sie diese manuell.

  • Anlagevermögen: Tragen Sie die Buchwerte Ihrer Anlagegüter gemäß der letzten Bilanz vor.

  • Verbindlichkeiten/Forderungen: Gleichen Sie die Summen mit Ihrer SuSa ab.

2. Automatisierung einrichten (Der Zeitsparer)

Dies ist der wichtigste Schritt für Ihre zukünftige Effizienz:

  • Regeln erstellen: Legen Sie unter Bank Regeln für wiederkehrende Abbuchungen an (Miete, Leasing, Telefon, Hosting).

  • Beleg-E-Mail: Richten Sie die Weiterleitung ein, damit Sie Rechnungen einfach per Mail an Ihren Account senden können.

3. Die Go-Live Checkliste

Führen Sie diesen kurzen Test durch, bevor Sie produktiv arbeiten:

  • [ ] Salden-Check: Stimmt der Saldo „Bank“ in der Software exakt mit Ihrem Online-Banking überein?

  • [ ] Beleg-Check: Senden Sie eine Test-Rechnung an Ihre Beleg-Inbox. Kommt sie an?

  • [ ] Regel-Check: Greift Ihre erste Automatisierungsregel bei einer neuen Transaktion?

Alles grün? Dann ist Ihr Umzug abgeschlossen. Wir wünschen viel Erfolg mit Ihrer neuen, effizienten Buchhaltung!

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