Hilfreiche Tipps und eine Orientierungshilfe für den optimalen Start mit BuchhaltungsButler.
Einen Überblick verschaffen und die Anwendung kennenlernen
Mit einem kostenlosen Testaccount bei BuchhaltungsButler können Sie innerhalb von wenigen Minuten eigenständig prüfen, wie stark die Anwendung von BuchhaltungsButler Sie in Ihrer Buchhaltung unterstützt.
Nach der Registrierung für einen Testaccount begrüßt Sie ein Dialogfenster, welches Sie einlädt, eine kurze Produkttour durchzuführen. Im unteren linken Bereich finden Sie zudem die Möglichkeit, eine pausierte oder abgebrochene Produkttour erneut zu starten. Diese drei Touren geben Ihnen schnell und unkompliziert eine Übersicht über die Funktionen von BuchhaltungsButler und vereinfachen den Start mit der neuen Anwendung.
Zusätzlich haben Sie auch vor der Registrierung für einen Testaccount die Möglichkeit, an einem unserer vielseitigen Webinare teilzunehmen. Wir demonstrieren live die Funktionen von BuchhaltungsButler und zeigen verschiedene Anwendungsfälle auf, immer auf die Anforderungen der Webinar-Teilnehmer abgestimmt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, während des Webinars Fragen an uns zu stellen, die wir im Webinar aufgreifen und beantworten.
Sollten Sie es terminlich nicht zu unseren Webinaren schaffen, können Sie sich verschiedene Videos zu unserer Anwendung auch jederzeit auf unserem Youtube-Kanal anschauen. Dort werden regelmäßig Webinar-Aufzeichnungen und andere Produktvideos veröffentlicht.
Die richtigen Einstellungen wählen
Als zweiter Teil der Registrierung für einen Testaccount bei BuchhaltungsButler beginnt die Ersteinrichtung des Accounts. Da BuchhaltungsButler eine vollwertige Buchhaltungssoftware ist und Ihnen im Rahmen des Testaccounts bereits der volle Funktionsumfang zur Verfügung steht, sind bei der Ersteinrichtung bereits einzelne Grundeinstellungen vorzunehmen.
Erstmal nur die Funktionen testen
Wenn Sie sich zunächst nur einen Überblick über die Funktionen von BuchhaltungsButler verschaffen wollen, können Sie die standardmäßig ausgewählten Werte beibehalten und den Account mit Klick auf “Weiter” zügig registrieren. Anschließend können Sie unmittelbar mit dem Test beginnen. Sobald BuchhaltungsButler Sie überzeugt hat und Sie in einen bezahlten Plan wechseln wollen, sollten Sie einen neuen Account registrieren, da ein Zurücksetzen des Accounts leider nicht möglich ist.
Registrierung als aktiven Account
Sie können selbstverständlich auch bereits für den Testaccount mit Ihren tatsächlichen Einstellungen beginnen. Folgende Daten werden im Rahmen der Ersteinrichtung abgefragt und sollten Ihnen dann bekannt sein:
- Sind Sie Bilanzierer oder Einnahmenüberschussrechner?
- Mit welchem Kontenrahmen arbeiten Sie?
- Welche Länge haben Ihre Sachkonten?
- Sind Sie Soll- oder Ist-Versteuerer?
- Welche Buchungskontonummer werden für Ihre Bankkonten genutzt?
Lediglich die Auswahl des Kontenrahmens und die Länge der Sachkonten lassen sich nachträglich nicht ändern. Sollten Sie sich also unsicher sein, fragen Sie bei Ihrem Steuerberater nach oder kontaktieren Sie unseren Support. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Der richtige Ablauf für Sie
Sobald Ihr Account eingerichtet ist, kann es losgehen. Wir empfehlen, dass Sie zunächst Ihre Bankkonten mit Ihrem BuchhaltungsButler-Account verknüpfen, sodass die Zahlungen automatisch importiert werden.
Außerdem können Sie nun beginnen, die ersten Belege in die Anwendung hochzuladen.
Als Bilanzierer können Sie die Debitoren und Kreditoren in den Einstellungen aktivieren und bestehende Debitoren und Kreditoren importieren.
Wo wird gebucht?
Nach dem Hochladen und Kontrollieren der Belege geht es ans Buchen. Als Bilanzierer können Sie den Aufwand und den Erlös unmittelbar am Beleg verbuchen. Als Einnahmenüberschussrechner buchen Sie nicht am Beleg, sondern auf dem Bankkonto im Bereich “Zahlungen”.
Verbuchen der Belege als Bilanzierer
Im Menüpunkt “Belege” finden Sie möglicherweise bereits Kreditoren- und Debitoren-Zuordnungen und Buchungsvorschläge, die Sie dann direkt verbuchen können. Selbstverständlich können Sie auch direkt am Beleg einen neuen Kreditoren oder Debitoren anlegen oder das Buchungskonto über die Eingabe eines Stichworts im Buchungstext ändern.
Verbuchen der Zahlungen
Als Einnahmenüberschussrechner buchen Sie den Aufwand und Erlös direkt auf dem Bankkonto. Bilanzierer buchen auf dem Bankkonto üblicherweise den Ausgleich des Debitoren oder Kreditoren.
Nach dem Hochladen eines Belegs sind folgende vier Szenarien möglich, wenn Sie eine Zahlung verbuchen möchten:
- Es ist automatisch ein Beleg zugewiesen worden und ein Buchungsvorschlag erfolgt (unbestätigt).
- Belegzuweisung und Buchungsvorschlag wurden bestätigt. Der Geschäftsvorfall ist abgeschlossen.
- Es wurde kein Beleg zugeordnet, es gibt aber einen Buchungsvorschlag, der bestätigt werden könnte.
- Der Zahlung wurde kein Beleg zugeordnet und es gibt keinen Buchungsvorschlag.
Auch ohne Kenntnisse der Kontenrahmen können Sie bereits kontieren, indem Sie im Feld “Buchungstext“ ein Stichwort eingeben, sodass Ihnen die passenden Konten vorgeschlagen werden. Beispiele: “Taxi”, “Bahn”, “Kopierpapier”.
Erweitertes Buchen unter “Erweitert”
Buchungen, denen weder eine Zahlung noch ein Beleg zugrunde liegen, finden unter “Erweitert“ statt.
Beispiele hierfür sind Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen und die Buchungen aus Ihrer Lohnbuchhaltung.