In diesem Artikel geben wir Ihnen wichtige Hinweise zu Einrichtungsmöglichkeiten der Debitoren und Kreditoren und Wahl zwischen den Modi “Sammelfunktion” und “Selektiv” sowie zur Erfassung der Stammdaten.
Wo werden Debitoren und Kreditoren aktiviert?
Über “Einstellungen” → “Buchhalterische Einstellungen” können Sie in der Rubrik “Debitoren” und “Kreditoren” auswählen, ob Sie Debitoren und Kreditoren im Modus “Selektiv” oder “Sammelkonto” nutzen wollen. Mit Klick auf “Speichern” sind Debitoren und Kreditoren im gewählten Modus aktiviert.
| Wichtig: Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) steht in den Auswertungen nur bei deaktivierter Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zur Verfügung. |
Unterschiede “Sammelkonto” und “Selektiv”
Sobald für einen bestimmten Kunden ein spezifisches Debitorenkonto existiert oder für einen bestimmten Lieferanten ein spezielles Kreditorenkonto, wird dieses automatisch ausgewählt, wenn eine entsprechende Eingangs- oder Ausgangsrechnung importiert wird. Eine Unterscheidung zwischen den beiden Modi “Sammelkonto” und “Selektiv” gibt es nur, wenn für eine Gegenpartei kein Debitor oder Kreditor existiert.
Selektiv
Wenn für eine Rechnung kein Debitor oder Kreditor existiert, wird im Modus “Selektiv” die Rechnung nicht automatisch debitorisch oder kreditorisch erfasst. Sie kann entweder an der Zahlung verbucht werden oder muss manuell einem Debitor oder Kreditor zugewiesen werden. Natürlich kann am Beleg auch ein neuer Debitor oder Kreditor angelegt werden.
Sammelkonto
Wenn für eine Rechnung kein individueller Debitor oder Kreditor existiert, wird im Modus “Sammelkonto” automatisch das Debitoren-Sammelkonto (10000) bzw. Kreditoren-Sammelkonto (70000) zur Erfassung vorgeschlagen. Über den Modus “Sammelkonto” können Sie also sicherstellen, dass sämtliche Ausgangsrechnungen debitorisch und sämtliche Eingangsrechnungen kreditorisch verbucht werden.
Natürlich kann auch hier am Beleg mit wenigen Klicks ein neuer Debitor/Kreditor angelegt werden.
Einrichtung von Debitoren und Kreditoren
Wenn Sie jede Eingangsrechnung auf dem Sammelkreditoren und jede Ausgangsrechnung auf dem Sammeldebitoren erfassen wollen, reicht die Aktivierung in den Einstellungen aus. Wenn Sie allerdings für wiederkehrende Lieferanten oder Ihre Stammkunden individuelle Kreditoren und Debitoren anlegen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Anlegen von D-/K-Konten in den Einstellungen
In den Einstellungen können Sie unter “Kontenverwaltung” nach einem Klick auf “+ Neues Konto” in dem Dropdown der Kontotypen auswählen, ob Sie ein Kreditoren- oder ein Debitorenkonto anlegen wollen. Im Anschluss öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können die Stammdaten erfassen.
Anlegen von D-/K-Konten am Beleg
Alternativ haben Sie die Möglichkeit einen neuen Debitor oder Kreditor direkt am zugehörigen Beleg anzulegen. Hierfür klicken Sie unter “Belegverwaltung” bzw. “Belege” in den Eingangsrechnungen auf “Kreditor zuweisen” → “Neuen Kreditor anlegen” und in den Ausgangsrechnungen auf “Debitor zuweisen” → “Neuen Debitor anlegen”. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die am Beleg bereits erkannten Stammdaten prüfen und ggf. vervollständigen können, um einen neuen Debitor/Kreditor anzulegen.
Import von D-/K-Konten als CSV
Wenn Sie bereits Debitoren- und Kreditorenkonten in einem anderen System führen und Kontonummern und Bezeichnungen der Konten exportieren können, können Sie diese Daten über unsere Importschnittstelle importieren. Weitere Informationen zum Import von Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie eine Vorlage finden Sie in unserem Artikel zum CSV-Import.
| Praxistipp: Die Informationen in den Stammdaten Ihrer Kreditoren helfen bei der Zuordnung der Rechnungen. Besonders hilfreich sind die IBAN und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID). Wenn diese Daten in den Stammdaten des Kreditorenkontos hinterlegt sind und diese Informationen auf einer Eingangsrechnung gefunden werden, erhöht dies die Chance einer korrekten automatischen Zuweisung der Rechnung zum Kreditor. Gleichzeitig wird die IBAN für den Überweisungsvorgang herangezogen, wodurch potenzielle Fehler bei der OCR-Erkennung nicht ins Gewicht fallen. |