Immer wieder kommen die Begriffe Debitoren und Kreditoren zur Sprache, aber was bedeuten sie eigentlich genau und welche Relevanz haben sie für die Buchhaltung? In diesem Artikel wird erklärt, was Debitoren und Kreditoren sind, wann es sich empfiehlt mit ihnen zu arbeiten und wann es verpflichtend ist.
Debitoren vs. Kreditoren
Debitor
Bedeutung: Umgangssprachlich bezeichnet der Begriff Debitor nichts anderes als einen Kunden. Ein Kunde schuldet Geld, da die Leistung bereits ausgeführt wurde, er allerdings noch nicht bezahlt hat. So wird ein Kunde zu einem Schuldner (“Debitor”).
Kreditor
Bedeutung: In der Buchhaltung werden Lieferanten als Kreditoren bezeichnet. Es werden Leistungen oder Ware bezogen und die Rechnung erst später bezahlt. Dadurch wird ein sogenannter Lieferantenkredit in Anspruch genommen und ein Lieferant wird zu einem Gläubiger (“Kreditor”).
Debitoren und Kreditoren in der Buchhaltung
In der Buchhaltung werden Debitoren und Kreditoren dann relevant, wenn das Rechnungsdatum vom Zahlungsdatum abweicht. In dem Moment, in dem eine Rechnung eines Lieferanten eingeht, diese aber noch nicht bezahlt ist, entsteht ein sogenannter Offener Posten. Umgangssprachlich wird sich Geld von einem Lieferanten geliehen.
Gleiches gilt entsprechend umgekehrt für ausgeführte Leistungen und Kunden.
In der Buchhaltung ermöglichen Debitoren und Kreditoren die Erfassung von Geschäftsvorfällen ohne eine Bankbewegung, denn Aufwand und Erlös können unmittelbar an der Rechnung verbucht werden.
Wann werden Debitoren und Kreditoren gebraucht?
Generell darf jeder mit Debitoren und Kreditoren arbeiten. Ob es jedoch sinnvoll ist, sollte im Einzelfall geprüft werden. Es lohnt sich, wenn Sie diese Entscheidung gemeinsam mit Ihrem Steuerberater treffen, da eine Umstellung in der Regel nur zum Jahreswechsel erfolgen sollte.
Für folgende Fälle bietet sich die Nutzung von Debitoren und Kreditoren an bzw. ist verpflichtend:
- Bilanzierende Unternehmen sind verpflichtet Eingangs- und Ausgangsrechnungen zum Leistungsdatum als Aufwand oder Erlös in Ihren Büchern zu erfassen.
Falls Sie zum Beispiel einem Kunden (Debitor) eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von einem Monat schicken, die Rechnung aber erst bei Geldeingang verbuchen, erscheint der Umsatz einen Monat zu spät in Ihrer Bilanz. Deshalb erfassen bilanzierende Unternehmen die Rechnung zum Rechnungsdatum auf ein Debitorenkonto. Mit der Zahlung wird das Debitorenkonto und damit der sog. “offene Posten” wieder ausgeglichen. - Auch Soll-Versteuerer sollten unbedingt mit Debitoren arbeiten, da die Umsatzsteuer ansonsten womöglich erst in einer späteren Periode gemeldet und abgeführt wird, als sie per Gesetz müsste.
Übrigens: Bei aktivierter “Ist-Versteuerung” wird die Umsatzsteuer erst dann berechnet, wenn die Zahlung geflossen ist, unabhängig davon, ob Sie die Rechnung debitorisch gegen ein Erlöskonto eingebucht haben. Lesen Sie für weitere Hinweise zum Einsatz von Debitoren als Ist-Versteuerer unseren Artikel zur debitorischen Buchhaltung als Ist-Versteuerer in der Wissensdatenbank. - Egal ob Soll- oder Ist-Versteuerer, die Vorsteuer muss immer zum Rechnungsdatum geltend gemacht werden. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Rechnung noch nicht bezahlt haben. Damit die Vorsteuer zum Rechnungsdatum geltend gemacht wird, sollten Sie die Rechnung, insbesondere wenn die Zahlung erst in einer späteren Periode erfolgt, kreditorisch erfassen. Ansonsten buchen Sie die Vorsteuer frühestens bei Zahlung.
Anekdote: Ein Betriebsprüfer entdeckt eine Rechnung aus Dezember 2014, die Vorsteuer wurde mit der Zahlung im Januar 2015 geltend gemacht. Der Vorsteuerabzug im Januar 2015 wird verweigert, da dieser mit Rechnungsdatum hätte geltend gemacht werden müssen. Der rückwirkende Vorsteuerabzug im Dezember 2014 wird ebenfalls verweigert, da das Jahr bereits final abgeschlossen ist (5-Jahres-Frist).
Alles spricht für das Buchen mit Debitoren und Kreditoren, was spricht dagegen?
Der größte Nachteil der Buchhaltung mit Debitoren und Kreditoren ist, dass die Buchhaltung gegebenenfalls unnötig aufgebläht wird, schließlich gibt es hier zu jedem Geschäftsvorfall zwei Buchungssätze anstelle von einem. Den ersten an der Rechnung und den zweiten an der Zahlung.
| Praxistipp: In BuchhaltungsButler können Sie Geschäftsvorfälle selektiv debitorisch und kreditorisch erfassen. Sie buchen den gesamten Monat ganz einfach den Aufwand und die Erlöse auf dem Bankkonto und nur die Rechnungen, die in der gebuchten Periode nicht bezahlt wurden, erfassen Sie auf einem Debitoren- oder Kreditorenkonto. So blähen Sie Ihre Buchhaltung nicht unnötig auf und buchen dennoch jeden Geschäftsvorfall in der korrekten Periode. |
Wie Sie Debitoren und Kreditoren in BuchhaltungsButler aktivieren, haben wir in einem weiteren Artikel für Sie erklärt. Zudem finden Sie ebenfalls einige Anwendungstipps zur Arbeit mit Debitoren und Kreditoren in unserer Wissensdatenbank.