Vorbereitung der OSS-Meldung in der Buchhaltung

Einmalige Grundeinstellungen vornehmen

Bevor Sie OSS-Steuerschlüssel in der Buchungsmaske nutzen können, aktivieren und konfigurieren Sie die Funktion in den Stammdaten.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung:

1. Navigieren Sie zu Steuerliche Einstellungen → OSS Einstellungen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen OSS.
3. Hinterlegen Sie Ihre Herkunftsländer inklusive der jeweiligen USt-ID / Steuernummer des Landes.
   Wichtig für den DATEV-Export: Die Angabe der USt-ID/Steuernummer beim Herkunftsland ist zwingend erforderlich, da diese Information beim DATEV-Export mit übergeben wird und für eine ordnungsgemäße Übergabe an Ihre Steuerberatung essenziell ist.
4. Wählen Sie Ihre Zielländer aus.
   Praxis-Tipp: Schränken Sie die Auswahl gezielt auf die EU-Länder ein, in die Sie tatsächlich liefern oder Leistungen erbringen. Dadurch verkürzen Sie das Dropdown-Menü in der täglichen Buchungsmaske erheblich und sorgen für mehr Übersichtlichkeit beim Buchen.

5. Wählen Sie Ihre Standard-Umsatzart (Lieferung oder Sonstige Leistung). Sollten Sie beide Umsatzarten anbieten, wählen Sie die Variante, die den Hauptteil Ihrer Geschäftsvorfälle ausmacht.

   

Grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle verbuchen

Nach der Aktivierung stehen Ihnen beim Buchen die spezifischen OSS-Steuerschlüssel zur Verfügung.

Ablauf bei der Verbuchung:

1. Öffnen Sie die Buchungsmaske und wählen Sie den passenden OSS-Steuerschlüssel aus (z. B. OSS Fernverkauf (Inland), OSS Fernverkauf (Auslandslager) für Warenlieferungen oder OSS Dienstleistung für sonstige Leistungen).

   

2. Das System blendet automatisch die relevanten Detailfelder ein:
   • Herkunftsland
   • Zielland (ausgewählt aus Ihren zuvor eingegrenzten Favoriten)
   • Steuersatz

   • USt-ID / Steuernummer

     

3. Auswahl des Steuersatzes: Auf Basis des gewählten Ziellandes schlägt das System automatisch den dort gültigen Regelsteuersatz vor. Über das Dropdown-Menü im Feld Steuersatz können Sie jederzeit flexibel zwischen allen im jeweiligen Zielland gültigen Steuersätzen wählen (z. B. Regelsteuersatz, ermäßigter Steuersatz oder weitere länderspezifische Sondersteuersätze).

Flexibilität beim Kontenrahmen & Abstimmung mit der Steuerberatung

Sie können das OSS-Verfahren flexibel nutzen und zwischen verschiedenen Vorgehensweisen wählen:

• DATEV-Standard: Nutzung der Standard-Erlöskonten für OSS aus dem DATEV-Kontenrahmen.
• Individuelle Erlöskonten: Nutzung eigener Erlöskonten ohne Steuerautomatik (z. B. Erlöse PL/OSS oder Erlöse FR/OSS).

Automatische Steuerverbuchung:

Unabhängig davon, welches Erlöskonto Sie verwenden: Allein durch die Auswahl des passenden OSS-Steuerschlüssels berechnet und verbucht das System die fällige Umsatzsteuer automatisch auf das korrekte Sammelkonto für im Ausland steuerpflichtige Umsätze.

Effizienz steigern: Automatisierungsregeln, CSV-Importe und Batch-Booking

Um den manuellen Aufwand bei wiederkehrenden EU-Umsätzen auf ein Minimum zu reduzieren, sind die OSS-Steueroptionen vollständig in die Automatisierung integriert:

• Automatisierungsregeln: Hinterlegen Sie OSS-Steuerschlüssel in Ihren Buchungsregeln, damit wiederkehrende Rechnungen aus dem EU-Ausland direkt beim Import korrekt kontiert und mit den passenden Ländern versehen werden.

  

• CSV-Import: Übertragen Sie OSS-Buchungssätze nahtlos aus Drittsystemen. Übergeben Sie dazu einfach die benötigten Parameter (Herkunftsland, Zielland sowie den jeweiligen EU-Steuersatz) über Ihre CSV-Datei. Wählen Sie beim Buchungssatzimport hierfür die Konfiguration 5 aus.

  

• Sammelbuchung (Batch-Booking): Wenden Sie OSS-Steuerschlüssel auf eine Vielzahl gleichartiger Buchungen gleichzeitig an, statt die Einzelfelder bei jeder Buchung manuell auszuwählen. 

Auswertung der Daten und Meldung an das BZSt

Für die Meldung über das One-Stop-Shop-Verfahren benötigen Sie für jedes Land, in dem Sie im Meldezeitraum Umsätze erlöst haben, die fällige Umsatzsteuer und den Nettoumsatz.

Unter “Abschluss” steht Ihnen dafür die OSS-Auswertung zur Verfügung. 

Sie gliedert alle OSS-relevanten Buchungen des gewählten Meldezeitraums – genau wie die OSS-Meldung selbst – in die vier Satzarten:

• OSS Fernverkauf (Inland) – Lieferungen von Gegenständen aus Deutschland als Ihrem Ansässigkeitsstaat
• OSS Fernverkauf (Auslandslager) – Lieferungen von Gegenständen aus einem Lager in einem anderen EU-Land
• OSS Dienstleistung – sonstige Leistungen an Privatpersonen im EU-Ausland

• OSS Fernverkauf (EU an EU) – Lieferungen von Gegenständen aus einem anderen EU-Land in ein anderes EU-Land

  

Innerhalb jeder Satzart werden die Buchungen je Zielland und Steuersatz zu Nettoumsatz und fälliger Umsatzsteuer zusammengefasst. Die Auswertung lässt sich direkt als CSV-Datei herunterladen.

Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern

Eine direkte elektronische Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gibt es aktuell noch nicht, da dies von der Meldebehörde nicht unterstützt wird. 

Die exportierte CSV-Datei ist jedoch bereits im vom BZSt geforderten Format aufbereitet, sodass Sie sie direkt im BZSt Online-Portal hochladen können. Die Steuererklärung für das OSS-Verfahren erfolgt weiterhin quartalsweise jeweils bis zum Ende des Monats, der auf den Ablauf des Quartals folgt. 

Tipps und Tricks in BuchhaltungsButler

Diese beiden Tipps beziehen sich auf die Verbuchung der unterschiedlichen Steuerfälle und sorgen sowohl für eine höhere Automatisierung bei der Verbuchung, als auch für eine Reduzierung des Fehlerpotenzials.

Einsatz von Automatisierungsregeln über Codes