Zahlungen über Amazon Pay können per CSV-Datei in BuchhaltungsButler importiert werden.
Herangehensweise
Vor dem Import der Amazon Pay Zahlungen in BuchhaltungsButler ist es notwendig, dass Sie die von Amazon zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte und Auszahlungsberichte anpassen. Ziel der Bearbeitung der Datei ist, dass die fertige CSV-Datei eine Liste der Zahlungen, die angefallenen Gebühren und Auszahlungen von Amazon abbildet.
Wichtige Information: Wir haben diese Anleitung zur Umwandlung der Amazon Pay Transaktionslisten nach bestem Wissen und aktuellem Wissensstand erstellt. Mögliche Anpassungen der Exporte oder andere individuelle Einstellungsmöglichkeiten können zu einer abweichenden Ausgangssituation führen. Bei dem Abgleich der Formatierung der Amazon Pay Exporte von verschiedenen Anwendern haben wir Unterschiede festgestellt. Sollte die Formatierung Ihrer Amazon Pay Exporte von dieser Anleitung abweichen, bitten wir Sie, sich an den Spaltenüberschriften zu orientieren. |
Manuelle Aufbereitung Ihrer Amazon Pay Zahlungen
1. Export der Amazon Pay Transaktionsdatei
In der Amazon Pay Oberfläche finden Sie im Bereich “Zahlungen” → “Berichte nach Zeitraum”Ihre Abrechnungsberichte.
Bitte generieren Sie durch Klick auf “Bericht erstellen” den Transaktionsbericht und laden diesen im Anschluss herunter.
2. Text in Spalten
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei anschließend in Excel.
Nach dem Download werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Amazon Pay in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu markieren Sie die Spalte mit dem Text und wählen anschließend “Daten” → “Text in Spalten”. Nun setzen Sie das Häkchen bei “Getrennt” und wählen als Trennzeichen “Komma”.
3. Datenaufbereitung
Punkt und Komma
Abhängig von den Voreinstellungen in Excel sind die Daten in der Datei aktuell so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In der Spalte “TotalTransactionFee” muss der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.
Markieren Sie die betroffene Spalte, indem Sie auf den Spaltenbuchstaben (in diesem Beispiel “N”) klicken. Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination “Strg”+”F” und wählen den “Ersetzen”-Reiter.
Geben Sie in das Feld “Suchen nach:” einen Punkt ein (“.”) und in das Feld “Ersetzen durch:” ein Komma (“,”). Mit Klick auf “Alle ersetzen” werden nun im markierten Bereich alle Punkte durch Kommas ersetzt.
Zahlenformat
Beim Öffnen der CSV-Datei interpretiert Excel die Dateneinträge teilweise nicht korrekt. An verschiedenen Stellen innerhalb der Tabelle kann es vorkommen, dass Excel Zahlen anders interpretiert und falsch darstellt. Für den Import in BuchhaltungsButler ist es notwendig sämtliche falsch dargestellten Spalten richtig zu formatieren.
In den meisten Fällen reicht es aus, die gesamte Spalte (inkl. Überschrift) auszuwählen und unter “Start” → “Zahl” ins “Zahlenformat” zu formatieren.
4. Datum umformatieren
Das Zahlungsdatum müssen Sie vor dem Import in das Format “TT.MM.JJJJ” bringen. Wählen Sie dazu die Spalte “TransactionPostedDate” (Spalte “A”) durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenbuchstaben und wählen den Punkt “Zellen einfügen”.
Fügen Sie dazu folgende Formel in die zweite Zelle der neuen Spalte ein:
=TEIL(B2;9;2)&”.”&TEIL(B2;6;2)&”.”&TEIL(B2;1;4)
Durch die Formel wird das Datum im korrekten Format aus der ursprünglichen Zelle ausgelesen. Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle.
Verwandelt sich der Mauszeiger in ein fettes Pluszeichen, können Sie die Formel nach einem Mausklick auf die anderen Zellen herunterziehen.
Wichtig: Benennen Sie die Spalte (durch einen Eintrag in Zelle “A1”) nun “Datum”.
5. Gebühren zusammenfassen und neue Zeile anlegen
In BuchhaltungsButler sollen die Gebühren als gesonderter Posten aufgeführt werden. Dafür gilt es nun, die Gesamtsumme aller Gebühren in der Datei zu bilden und zusammengefasst in einer neuen Zeile darzustellen.
Ziehen Sie nun mit Hilfe von Excel die Summe der Gebühren. Markieren Sie dazu die gesamte Spalte “TotalTransactionFee” indem Sie auf den Buchstaben über der Spaltenbezeichnung klicken.
Am unteren Fensterrand hat Excel für Sie die Summe aller Einträge in dieser Spalte gebildet. Bitte notieren Sie sich den Summenbetrag entsprechend.
Je nach Umfang des Transaktionsberichtes legen Sie entweder am Anfang oder am Ende der Tabelle eine Zeile mit folgenden Werten an:
- In der Spalte “Datum” tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein.
- In der Spalte “AmazonTransactionId” tragen Sie “Amazon Pay Gebühren” ein.
- In der Spalte “TransactionType” tragen Sie “Gebühren” ein.
- In der Spalte “SellerOrderId” tragen Sie “Gebühren TT.MM. – TT.MM.JJJJ” ein und wählen hierzu das erste und letzte Zahlungsdatum aus.
- In der Spalte “TransactionAmount” tragen Sie die zuvor notierte Summe der Gebühren ein.
6. Spalten umbenennen
Die Zellen in der ersten Zeile beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:
-
- Spalte “A”: TransactionPostedDate → Datum
- Spalte “C”: SettlementId → Buchungstext
- Spalte “D”: AmazonTransactionId → Empfänger/Zahlungspflichtiger
- Spalte “F”: TransactionType → Auftragsart
- Spalte “G”: AmazonOrderReferenceId → Zahlungsreferenz
- Spalte “H”: SellerOrderId → Verwendungszweck
- Spalte “L”: TransactionAmount → Betrag
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Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. Bitte entfernen Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.
Für ein optimales Belegmatching in BuchhaltungsButler sollte die Bestellnummer oder Zahlungsreferenz auf Ihren Amazon Pay Ausgangsrechnungen ausgewiesen sein. Hinweise zur Systematik des Belegmatchings haben wir im entsprechenden Artikel in unserer Wissensdatenbank für Sie zusammengestellt.
Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen, auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erheblich erleichtert.
7. Auftragsart “Transfer” ergänzen
Im folgenden Schritt gilt es, in allen leeren Zellen in der Spalte “Auftragsart” den Eintrag “Auszahlung” zu ergänzen.
Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass in den zuvor umbenannten Spalten keine Zelle leer bleibt, da dies zu Fehlern beim Import der CSV-Datei führen kann.
8. Datei speichern und in BuchhaltungsButler importieren
Speichern Sie die Datei nun im CSV-Format. Die Datei kann nun als Kontoauszug importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass beim Import in BuchhaltungsButler alle Spalten ohne Titel nicht verarbeitet werden.
Import in BuchhaltungsButler
Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der “Kontenverwaltung” ein zusätzliches Bankkonto für Amazon Pay Zahlungen angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Nachdem Sie das Konto in BuchhaltungsButler unter “Zahlungen” aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf “Kontoauszug importieren”.
Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für den Transaktionsbericht sollte so wie im Screenshot ersichtlich erfolgen:
Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.
Import mit Hilfe von Makros
Alternativ können Sie den Import auch über ein Makro durchführen. Wir haben sowohl für Excel als auch Google Sheets ein Makro zum Download für Sie vorbereitet.
Bitte beachten Sie, dass das Makro urheberrechtlich geschützt ist und nur für die Vorbereitung der Zahlungen für den Import in BuchhaltungsButler genutzt werden darf. Sofern Sie eine andere Buchhaltungssoftware nutzen und das Makro benutzen möchten, so können Sie es für eine Schutzgebühr i.H.v. EUR 50,00 netto käuflich erwerben. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür über das Kontaktformular.
Allgemeine Informationen zum Installieren und Ausführen von Makros in Excel und Google Sheets haben wir ebenfalls in unserer Wissensdatenbank bereitgestellt.