Klarna: Zahlungen per CSV-Datei importieren

Zahlungen über Klarna können in BuchhaltungsButler mittels einem CSV-Datenimport importiert werden.

Herangehensweise

Vor dem Import der Klarna Zahlungen in BuchhaltungsButler ist es notwendig , die von Klarna zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte und Auszahlungsberichte anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Datei ist, dass die fertige CSV-Datei eine Liste der Zahlungen, die angefallene Gebühren und Auszahlungen von Klarna abbildet, ist.

Manuelle Aufbereitung Ihrer Klarna Zahlungen

1. Individualisierung des Abrechnungsberichtes

Klarna bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Abrechnungsbericht zu individualisieren. Um einen einheitlichen und fehlerfreien Import zu garantieren, bitten wir Sie, Ihren Abrechnungsbericht wie folgt zu strukturieren. Öffnen Sie Ihr Klarna Händlerportal.

Nun öffnet sich folgendes Fenster. Wählen Sie alle Optionen so aus, wie sie auf den Screenshots (vgl. Punkte 2 und 3 dieser Anleitung) dargestellt sind. Die Reihenfolge der Spaltenbeschriftungen spielt dabei eine wichtige Rolle.

2. Bearbeiten der Konfiguration

3. Spaltenindividualisierung

4. Export der Datei

Klicken Sie anschließend auf “Konfiguration speichern” am unteren Ende der Konfigurationsseite.
Um Ihren Bericht nun in der gespeicherten Konfiguration zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor.

• Klicken Sie auf “Abrechnungsberichte”.
• Wählen Sie unter “Nach Datum filtern” den zu exportierenden Zeitraum aus.
• Erstellen Sie anschließend den Bericht.
• In der Berichtstabelle wird Ihnen nun der Abrechnungsbericht angezeigt.
• Klicken Sie auf “CSV” in der Spalte “Download”. 

• Die CSV-Datei wird nun automatisch für Sie heruntergeladen

5. Wichtige Informationen zur exportierten Datei

Die aus Klarna exportierte Datei weist einige Besonderheiten auf. Die Datei integriert den Auszahlungs- sowie den Transaktionsbericht in eine Datei. Dies können Sie auf folgendem Screenshot erkennen:

In Zeilen 1&2 sind die exportierten Auszahlungen abgebildet. Dieser Bereich heißt Abrechnungszusammenfassungsbereich.

Ab Zeile 3 sind die einzelnen Zahlungen in der sogenannten Transaktionsliste aufgeführt.

6. Text in Spalten

Öffnen Sie den Transaktionsbericht nun in Excel. Nach dem Download werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Klarna in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu wird die Spalte mit dem Text (Spalte “A”) markiert, anschließend wählen Sie “Daten” → “Text in Spalten”, nun setzen Sie das Häkchen bei “getrennt” und wählen als Trennzeichen “Semikolon”.

Sie haben die Vorgänge so in verschiedene Spalten unterteilt, die in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten sind.

7. Punkt und Komma

Bitte beachten Sie: Sollten Sie bei Klarna das Komma als Dezimaltrenner eingestellt haben, überspringen Sie diesen Punkt bitte.

Abhängig von den Voreinstellungen in Excel sind die Daten in der Datei aktuell so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In der Spalte “amount” muss der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.

Markieren Sie die betroffene Spalte, indem Sie auf den Spaltenbuchstaben klicken. Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination “Strg”+”F” und wählen den “Ersetzen”-Reiter.

Geben Sie in das Feld “Suchen nach:” einen Punkt ein (“.”) und in das Feld “Ersetzen durch:” ein Komma (“,”). Mit Klick auf “Alle ersetzen” werden im markierten Bereich alle Punkte durch Kommas ersetzt. Stellen Sie sicher, dass Excel die Werte als Zahlen erkennt. Sollte dies nicht der Fall sein, zeigt Ihnen Excel dies über ein kleines grünes Dreieck in der jeweiligen Zelle an. Markieren Sie alle Zellen, bei denen dies der Fall ist und klicken Sie auf das Ausrufezeichen an der oberen linken Ecke des ausgewählten Bereichs. Wählen Sie nun den Unterpunkt “In eine Zahl umwandeln”.

8. Daten zusammenfassen und neue Zeilen anlegen – Auszahlung und Gebühren

In BuchhaltungsButler sollen die Auszahlungen als gesonderter Posten aufgeführt werden. Der Abrechnungszusammenfassungsbereich Ihrer Datei hat diese schon zusammengefasst. Suchen Sie die Spalte mit der Beschriftung “total_settlement_amount”. In dieser Spalte sind Ihre erhaltenen Auszahlungen vermerkt. Für jede dieser Auszahlungen muss am Ende der Transaktionsliste eine neue Zeile mit folgenden Inhalten erstellt werden.

1.  In der Spalte “type”: Tragen Sie “Auszahlung” ein.
2.  In der Spalte “capture_date”: Tragen Sie das Auszahlungsdatum ein (=”payout_date”   Abrechnungszusammenfassungsbereich).
3.  In der Spalte “payment_reference”: Tragen Sie die Zahlungsreferenz ein (=“payment_reference”   Abrechnungszusammenfassungsbereich).
4.  In der Spalte “merchant_reference1”: Tragen Sie “Klarna Auszahlung” ein.
5.  In der Spalte “amount”: Tragen Sie den jeweiligen Wert der Auszahlung ein (=   “total_settlement_amount” Abrechnungszusammenfassungsbereich).
6.  In der Spalte “posting_currency”: Tragen Sie “EUR” ein.

Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Auszahlung eine eigene Zeile angelegt haben.

Auch Gebühren sollen als gesonderter Posten aufgeführt werden. Der Abrechnungszusammenfassungsbereich Ihrer Datei hat diese schon zusammengefasst. Suchen Sie die Spalte mit der Beschriftung “total_fee_amount”. In dieser Spalte sind Ihre gezahlten Gebühren vermerkt. Für jede dieser zusammengefassten Gebührenzahlungen muss nun am Ende der Transaktionsliste eine neue Zeile mit folgenden Inhalten erstellt werden.

ACHTUNG: Sollten Sie Klarna keine Umsatzsteuer-ID (USt-ID) mitgeteilt haben, werden Sie im Abrechnungszusammenfassungsbereich einen Wert für “total_tax_amount” finden. Dieser Wert beschreibt in Schweden (Klarna ist ein schwedisches Unternehmen) abgeführte Steuern, dass Klarna Sie ohne USt-ID als Privatverkäufer einstuft. Addieren Sie in diesem Falle den Steuerbetrag zu den gezahlten Gebühren und verbuchen Sie den Gesamtbetrag mit §13b. Wie Sie eine Verbuchung mit §13b durchführen, erfahren Sie in unserem SteuerWiki.

1.  In der Spalte “type”: Tragen Sie “Gebühren” ein.
2.  In der Spalte “capture_date”: Tragen Sie das Datum ein, an dem Klarna die Gebühren erhoben hat   (=”payout_date” Abrechnungszusammenfassungsbereich).
3.  In der Spalte “payment_reference”: Tragen Sie die Zahlungsreferenz ein (=“payment_reference”   Abrechnungszusammenfassungsbereich).
4.  In der Spalte “merchant_reference1”: Tragen Sie “Klarna Gebühren” ein.
5.  In der Spalte “amount”: Tragen Sie den Wert der zusammengefassten Gebühren ein (Spalte   “total_fee_amount” Abrechnungszusammenfassungsbereich).
6.  In der Spalte “posting_currency”: Tragen Sie “EUR” ein.

9. Daten zusammenfassen und neue Zeilen anlegen – Kommissionen

Wichtig: Die folgende Zeile muss nur angelegt werden, insofern das Feld “total_commission_amount” des Abrechnungszusammenfassungsbereiches einen Wert enthält. Sollte der Betrag den Wert 0 haben, legen Sie die Zeile NICHT an. Es käme zu einem Importfehler.

Sollten Sie Kommissionen erhalten haben, müssen diese ebenfalls in einer separaten Zeile angegeben werden. Der Abrechnungszusammenfassungsbereich Ihrer Datei hat diese schon zusammengefasst. Suchen Sie die Spalte mit der Beschriftung “total_commission_amount”. Für jede dieser zusammengefassten Kommissionszahlungen muss nun am Ende der Transaktionsliste eine neue Zeile mit folgenden Inhalten erstellt werden.

1.  In der Spalte “type”: Tragen Sie “Kommissionen” ein.
2.  In der Spalte “capture_date”: Tragen Sie das Datum ein, an dem Klarna die Kommissionen gezahlt   hat (=”payout_date” Abrechnungszusammenfassungsbereich).
3.  In der Spalte “payment_reference”: Tragen Sie die Zahlungsreferenz ein (=“payment_reference”   AbrechnungszZusammenfassungsbereich).
4.  In der Spalte “merchant_reference1”: Tragen Sie “Klarna Kommissionen” ein.
5.  In der Spalte “amount”: Tragen Sie den Wert der erhaltenen Kommissionen ein (Spalte   “total_commission_amount” Abrechnungszusammenfassungsbereich).
6.  In der Spalte “posting_currency”: Tragen Sie “EUR” ein.

10. Gesamten Datenbereich kopieren und als Werte einfügen

Wichtig: Sollten sich in Ihren Zellen Formeln befinden, markieren Sie die gesamte Tabelle mit “STRG” + “A” und kopieren den markierten Bereich. Klicken Sie nun in die Zelle A1 und fügen die Inhalte als Werte ein.

Durch diesen Vorgang werden alle Formeln durch ihre respektiven Werte ersetzt.

Löschen Sie nun alle Zeilen des Abrechnungszusammenfassungsbereiches. Markieren Sie dazu die betroffenen Zeilen und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie nun “Zellen löschen”.

11. Negative Beträge in einer neuen Spalte

Returns und Reversals sind Zahlungsabgänge und müssen daher mit negativem Vorzeichen versehen werden. Auch Auszahlungen sollten ein negatives Vorzeichen erhalten, um in BuchhhaltungsButler korrekt verbucht werden zu können. Alle anderen Beträge sollten ihr voreingestelltes Vorzeichen behalten.

Hierzu muss eine neue Spalte angelegt werden. Dazu fügen Sie links neben der Spalte “amount” eine leere Spalte ein. Wählen Sie dazu die Spalte durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenbuchstaben und wählen den Punkt “Zellen einfügen”.

Fügen Sie dazu folgende Formel in die zweite Zelle der neuen Spalte ein:

=WENN(ODER(B2=”REVERSAL”;B2=”RETURN”;B2=”Auszahlung”);H2*(-1);H2)

Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle. Verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen, können Sie die Formel nach einem Mausklick auf die anderen Zellen “herunterziehen”.

Wichtig: Benennen Sie die neue Spalte “Betrag“.

12. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in Ihren BuchhaltungsButler Account zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

• Spalte “payout_date” → Datum
• Spalte “type” → Auftragsart
• Spalte “payment_reference” → Zahlungsreferenz
• Spalte “order_id” → Buchungstext
• Spalte “merchant_reference1” → Empfänger/Zahlungspflichtiger
• Spalte”posting_currency” → Währung 

Alle übrigen Spalten (außer die in dieser Anleitung erstellten Spalten “Buchungsdatum” und “Betrag”) sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. Bitte löschen Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben , um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen, auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erheblich erleichtert.

13. Zeilen mit der Auftragsart “FEE” löschen – Teil 1

Im folgenden Schritt gilt es, alle Zeilen zu löschen, deren Auftragsart eine erhobene Gebühr enthält.

Markieren Sie dafür mit der Tastenkombination “Strg” + “A” das gesamte Dokument und klicken in Excel unter “Start” auf “Sortieren und Filter” und klicken auf “Filter”.

Klicken Sie nun auf das Auswahldreieck in der Spalte “Auftragsart” und wählen in den Filterauswahlmöglichkeiten den Punkt “FEE”.

14. Zeilen mit der Auftragsart “FEE” löschen – Teil 2

Die Zeilenansicht sollte sich nun ausschließlich auf Zahlungen beschränken, deren Auftragsart “FEE” ist. Markieren Sie alle durch den Filter sichtbar gemachten Zeilen, indem Sie auf die Zeilennummerierung (am linken Rand der Tabelle) der ersten Zeile, die Daten enthält, klicken und bis zum unteren Rand der Tabelle ziehen.

Durch Klick auf die rechte Maustaste und das Wählen des Punktes “Zeilen löschen” können Sie nun die ausgewählten Zeilen entfernen.

Heben Sie nun den gesetzten Filter wieder auf.

Wichtig: Achten Sie darauf, nicht die Zeile mit Ihren Spaltenbeschriftungen zu löschen. Die erste Zeile mit Daten ist die zweite Zeile in der Tabelle, kann aber durch den gesetzten Filter jegliche Zeilennummerierung aufweisen. In unserem Beispiel trägt die erste Zeile mit Daten (nach dem Filtern nach der Auftragsart “FEE”) die Zeilennummerierung 40.

15. Datei speichern und in BuchhaltungsButler importieren

Speichern Sie die Datei nun im CSV-Format. Wir empfehlen hier die Option “CSV (Trennzeichen getrennt)”. Die Datei kann jetzt als Kontoauszug importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass beim Import in BuchhaltungsButler alle Spalten ohne Titel nicht verarbeitet werden.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für Klarna Payments angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter “Zahlungen” aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf “Kontoauszug importieren”.

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für den Transaktionsbericht sollte wie folgt erfolgen:

Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank.