Shopify: Zahlungen per CSV-Datei importieren

Importieren der Zahlungen aus Shopify Payment in BuchhaltungsButler per CSV-Datei.

Herangehensweise

Vor dem Import der Shopify Zahlungen in BuchhaltungsButler ist es notwendig, die von Shopify zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte und Auszahlungsberichte anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Dateien ist, dass die fertigen CSV-Dateien eine Liste der Zahlungen, die angefallenen Gebühren und Auszahlungen von Shopify abbildet.

Manuelle Aufbereitung Ihrer Shopify Zahlungen

1. Export der Shopify Transaktions- und Auszahlungsberichte

In der Shopify Oberfläche finden Sie im Bereich “Einstellungen” den Menüpunkt “Zahlungen” → “Auszahlungen”. Hier können Sie Transaktions– und Auszahlungsberichte für den gewünschten Zeitraum erstellen.

Um den Transaktionsbericht zu exportieren, klicken Sie auf den grünen Reiter “Transaktionen”.

Wenn Sie Ihre Bestellungen nach Datum exportieren möchten, wählen Sie den Filter “nach Datum” aus und legen das Start- und Enddatum für die Bestellungen fest. Wählen Sie im Anschluss unter “Aktionen” → “Exportieren” aus.

Um einen Auszahlungsbericht zu erhalten, klicken Sie im Bereich “Einstellungen” → “Zahlungen” → “Auszahlungen”. Klicken Sie NICHT auf den grünen Reiter “Transaktionen”, sondern direkt auf “Aktionen” → “Exportieren”. Passen Sie davor den zu exportierenden Zeitraum so an, dass er dem Zeitraum des Transaktionsberichtes entspricht.

2. Text in Spalten

Öffnen Sie den Transaktionsbericht nun in Excel. Nach dem Download werden sämtliche Vorgänge im Exportdokument von Shopify in einer Spalte aufgeführt. Über die Funktion “Text in Spalten” wird der Text in einzelne Spalten getrennt. Hierzu wird die Spalte mit dem Text markiert, anschließend wählen Sie “Daten” → “Text in Spalten”. Nun setzen Sie das Häkchen bei “getrennt” und wählen als Trennzeichen “Komma”.

Jetzt sind die Vorgänge in verschiedene Spalten unterteilt, die in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten sind.

3. Zahlungen mit dem Status “Pending” und “In Transit”

Sollte es in Ihrer Datei Zahlungen mit dem Status “Pending” oder “In Transit” geben, sehen Sie dies in der Spalte “Payout Status”. Um einen doppelten Import in Ihren Account zu verhindern (in der nächsten Exportdatei würden diese, noch offenen Zahlungen, als abgeschlossen verbucht sein), löschen Sie bitte alle Zeilen in denen eine nicht abgeschlossene Zahlung vermerkt ist. Diese finden Sie immer in den ersten Zeilen Ihrer Datei.

4. Punkt und Komma

Abhängig von den Voreinstellungen in Excel sind die Daten in der Datei aktuell so dargestellt, dass sie für die weitere Bearbeitung noch nicht geeignet sind. In den Spalten “Amount”, “Fee” und “Net” muss der Punkt (trennt Euro- von Centbeträgen) durch ein Komma ersetzt werden.
Markieren Sie die betroffene Spalte, indem Sie auf den Spaltenbuchstaben klicken. Nun drücken Sie bitte die Tastenkombination “Strg”+”F” und wählen den “Ersetzen”-Reiter.

Geben Sie in das Feld “Suchen nach:” einen Punkt ein (“.”) und in das Feld “Ersetzen durch:” ein Komma (“,”). Mit Klick auf “Alle ersetzen” werden im markierten Bereich alle Punkte durch Kommas ersetzt. Stellen Sie sicher, dass Excel die Werte als Zahlen erkennt. Sollte dies nicht der Fall sein, zeigt Ihnen Excel dies über ein kleines grünes Dreieck in der jeweiligen Zelle an. Markieren Sie alle Zellen bei denen dies der Fall ist und klicken Sie auf das Ausrufezeichen an der oberen linken Ecke des ausgewählten Bereichs. Wählen Sie nun den Unterpunkt “In eine Zahl umwandeln”.

5. Verketten der Spalten “Order” & “Type”

Da die Shopify Datei keinen Verwendungszweck (außer der Zahlungsreferenz) aufweist, muss dieser zunächst erstellt werden. Dazu fügen Sie rechts neben der Spalte “Order” eine leere Spalte ein. Wählen Sie dazu die Spalte durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenbuchstaben und wählen den Punkt “Zellen einfügen”. Fügen Sie dazu folgende Formel in die erste Zelle der neuen Spalte ein:

=C1& ” “&B1

Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle.
Verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen, können Sie die Formel, nach einem Mausklick auf die anderen Zellen “herunterziehen”.

6. Datum umformatieren

Das Auszahlungsdatum muss vor dem Import in das Format “TT.MM.JJJJ” gebracht werden. Wählen Sie dazu die Spalte “Transaction Date” (Spalte “A”) durch Klick auf den Spaltenbuchstaben aus. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenbuchstaben und wählen den Punkt “Zellen einfügen”.

Fügen Sie dazu folgende Formel in die zweite Zelle der neuen Spalte ein:

=TEIL(B2;9;2)&”.”&TEIL(B2;6;2)&”.”&TEIL(B2;1;4)

Durch die Formel wird das Datum im korrekten Format aus der ursprünglichen Zelle ausgelesen. Um die Formel auf alle Zellen der neuen Spalte anzuwenden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger an die untere rechte Ecke der Zelle.
Verwandelt sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen, können Sie die Formel, nach einem Mausklick auf die anderen Zellen “herunterziehen”.

Wichtig: Benennen Sie die Spalte (durch einen Eintrag in Zelle “A1”) nun “Datum“.

7. Gebühren zusammenfassen und neue Zeile anlegen

In BuchhaltungsButler sollen die Gebühren als gesonderter Posten aufgeführt werden. Dafür gilt es, die Gesamtsumme aller Gebühren in der Datei zu bilden und zusammengefasst in einer neuen Zeile darzustellen.

Ziehen Sie mithilfe von Excel die Summe der Gebühren. Markieren Sie dazu die gesamte Spalte “Fee” indem Sie auf den Buchstaben über der Spaltenbezeichnung klicken.

Am unteren Bildschirmrand hat Excel für Sie die Summe aller Einträge in dieser Spalte gebildet. Bitte beachten Sie, dass die Gebühren im Moment noch einen positiven Betrag darstellen. Um in BuchhaltungsButler korrekt verbucht zu werden, muss dieser Betrag negativ sein, folglich wird die Summe mit (-1) multipliziert. Bitte notieren Sie sich den Summenbetrag entsprechend.

Bitte beachten: Aus 488,72 wird (-488,72)

Tipp: Bei längeren Transaktionsberichten empfiehlt es sich, die erste Zeile zu fixieren, um einen guten Überblick über die Spaltenbeschriftungen zu behalten. Scrollen Sie dazu zur obersten Zeile Ihres Transaktionsberichtes, klicken Sie auf “Ansicht” → “Fenster fixieren” und wählen Sie “Oberste Zeile fixieren” aus. Nun sollten die Spaltenbeschriftungen immer die oberste Zeile ergeben.

Je nach Umfang des Transaktionsberichtes legen Sie entweder am Anfang oder am Ende der Tabelle eine Zeile mit folgenden Werten an:

1.  In der Spalte “Datum”: Tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein (Zelle I2).
2.  In der Spalte “Type”: Tragen Sie “Gebühren” ein.
3.  In der Spalte “Order”: Tragen sie “Shopify” ein
4.  In der Spalte “Order Type”: Tragen Sie “Gebühren TT.MM.JJJJ – TT.MM.JJJJ” ein und wählen hierzu   das erste und letzte Transaktionsdatum aus.
5.  In der Spalte “Payout Status”: Tragen Sie “Shopify Gebühren” ein.
6.  In der Spalte “Amount”: Tragen Sie die zuvor notierte, negative Summe der Gebühren ein.

8. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in Ihren BuchhaltungsButler Account zu vereinfachen, empfiehlt es sich hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

1.  Spalte “A”: Datum → Buchungsdatum
2.  Spalte “D”: Order → Zahlungsreferenz
3.  Spalte “E”: Order Type → Empfänger/Zahlungspflichtiger
4.  Spalte “F”: Card Brand → Auftragsart
5.  Spalte “H”: Payout Status → Buchungstext
6.  Spalte “K”: Amount → Betrag
7.  Spalte “N”: Checkout → Verwendungszweck

Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. Bitte entfernen Sie den Titel der Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erheblich erleichtert.

9. Aufbereitung des Auszahlungsberichtes

Öffnen Sie den Auszahlungsbericht in Excel.

Teilen Sie, wie in Schritt 2 dieser Anleitung beschrieben, den Text in Spalten auf.

Falls es Auszahlungen mit dem Status “pending” oder “in transit” gibt, löschen Sie die jeweiligen Zeilen aus dem Bericht.

Tauschen Sie nun wieder über die Suchen und Ersetzen Funktion (Strg + F), Punkt und Komma, um einen fehlerlosen Import zu ermöglichen.

Formatieren Sie das Datum um, indem Sie eine Spalte links von “Payout Date” hinzufügen, dem wie oben beschriebenen Ablauf folgen und die neue Spalte “Datum” benennen.

Ergänzen Sie jetzt eine neue Spalte mit dem Titel “Zahlungspflichtiger/Empfänger” und tragen in sämtlichen Zellen der Spalte “Shopify Auszahlung” ein.

Fügen Sie nun rechts neben der Spalte “Total” eine neue Spalte mit dem Titel “Betrag” hinzu. Die Spalte dient dazu, die ausgezahlten Beträge in negative Beträge umzuwandeln. Dies ist notwendig, um das Konto auszugleichen. Ergänzen Sie nun folgende Formel in der zweiten Zelle der neuen Spalte.

=K2*(-1)

Benennen Sie die Spalten des Auszahlungsberichtes wie folgt:

1.  Spalte “A”: Datum → Buchungsdatum
2.  Spalte “K”: Currency → Währung
3.  Spalte “L”: Zahlungspflichtiger/Empfänger
4.  Löschen Sie alle weiteren Spaltentitel

10. Datei speichern und in BuchhaltungsButler importieren

Speichern Sie die Datei im CSV-Format. Wir empfehlen hier die Option “CSV (Trennzeichen getrennt)”. Die Datei kann nun als Kontoauszug importiert werden.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für Shopify Payments angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.
Nachdem Sie das betreffende Konto in BuchhaltungsButler unter “Zahlungen” aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf “Kontoauszug importieren”.

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für die Transaktionsdatei sollte wie folgt erfolgen: