eBay: Zahlungen per CSV-Datei importieren

Importieren der Zahlungen aus eBay in BuchhaltungsButler ohne Schnittstelle per CSV-Datei.

Herangehensweise

Vor dem Import der eBay Managed Payments Zahlungen in BuchhaltungsButler ist es notwendig, die von eBay zur Verfügung gestellten Transaktionsberichte und Auszahlungsberichte anzupassen. Ziel der Bearbeitung der Dateien ist, dass die fertigen CSV-Dateien eine Liste der verkauften Artikel, die angefallenen Gebühren und Auszahlungen von eBay abbildet.

Manuelle Aufbereitung Ihrer eBay Transaktionen

1. Export aus Verkäufer-Cockpit

Ihre Transaktionsliste: In Ihrem eBay Verkäufer-Cockpit Pro finden Sie im Bereich “Zahlungen” den Menüpunkt “Berichte”. Hier können Sie die notwendigen Berichte für den gewünschten Zeitraum erstellen.

Bitte generieren Sie hier den “Transaktionsbericht” und den “Auszahlungsbericht” für den gewünschten Zeitraum und laden Sie beides herunter.

2. Transaktionsbericht: Nicht benötigte Daten und Zahlenformat

Öffnen Sie die Datei “Transaktionsbericht” in Excel. Sollten sich in den ersten Zeilen Werte oder Daten befinden, die kein Teil der Tabelle der Transaktionen sind, löschen Sie diese Zeilen bitte zunächst heraus. Markieren Sie dazu die entsprechenden Zeilen und löschen diese mit Rechtsklick “Zellen löschen”.

Beim Öffnen der CSV-Datei interpretiert Excel die Dateneinträge teilweise nicht korrekt. An verschiedenen Stellen innerhalb der Tabelle kann es vorkommen, dass Excel Zahlen in wissenschaftlicher Notation (bspw. “1,23E+10″” statt “12345678901”) darstellt. Für den Import in BuchhaltungsButler ist es notwendig, sämtliche falsch dargestellte Spalten umzuformatieren. Hierfür kann die gesamte Spalte (inkl. Überschrift) ausgewählt und unter “Start” → “Zahl” ins “Zahlenformat” formatiert werden.

3. Gebühren in neuer Spalte zusammenfassen

Bitte beachten Sie: Das Layout der Transaktionsberichte aus eBay ist nicht immer einheitlich. Im folgenden Schritt gilt es die Spalten ausfindig zu machen, in denen die verschiedenen Gebührenarten aufgelistet sind. In der Regel umfasst der Gebührenbereich die Spalten zwischen “Vom Verkäufer angegebener MwSt.-Satz” und “Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)”.
Diese Anleitung nimmt Bezug auf Transaktionsberichte, in denen die Gebühren in den Spalten zwischen “T” und “Z” abgebildet sind. Sollte Ihre CSV-Datei anders strukturiert sein, prüfen Sie bitte, ob die Gebühren sich zwischen den Spalten “Z” und “AG” befinden.

Ergänzen Sie eine Spalte links der Spalte “Z” (mit dem Titel “Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)”), indem Sie auf die Spalte mit der rechten Maustaste klicken und “Zellen einfügen” auswählen. In dieser Spalte fassen Sie alle Gebühren (die sich in den Spalten “T”, bzw. “Fixer Anteil der Verkaufsprovision”, bis “Y”, bzw. “Internationale Gebühr”, befinden sollten) zusammen.
Anschließend summieren Sie in dieser Spalte ab der ersten Zeile sämtliche Gebühren mit der Formel “=SUMME(U2:Y2)” und ziehen die Formel bis in die letzte Zeile der Tabelle.
Sollten sich die Gebühren in Ihrem Transaktionsbericht an andere Stelle befinden, passen Sie die Formel bitte dementsprechend an (bspw.: “=SUMME(AA2:AF2).

4. Zeile für Verkaufsgebühren anlegen

Je nach Umfang des Transaktionsberichtes legen Sie entweder am Anfang oder am Ende der Tabelle eine Zeile mit folgenden Werten an:

1.  In der Spalte “Transaktionsdatum”: Tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein.
2.  In der Spalte “Name des Käufers”: Tragen Sie “eBay Verkaufsgebühren” ein.
3.  In der Spalte “Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)”: Übertragen Sie die Summe aller Gebühren aus der   Spalte, die Sie im Schritt 3 dieser Anleitung angelegt haben. Bitte tragen Sie die Summe manuell in   das entsprechende Feld ein, sodass in der Zelle nur die Zahl und keine Formel eingetragen ist.
4.  In der Spalte “Transaktionswährung”: Tragen Sie “EUR” ein.
5.  In der Spalte “Alte Bestellnummer”: Tragen Sie “Verkaufsgebühren” ein.

5. Zeile für Angebotsgebühren

In Ihrer Datei befinden sich Zahlungen, in denen eBay Ihnen Anzeigengebühren in Rechnung stellt. Um die Summe der Anzeigengebühren korrekt zu verbuchen, führen Sie folgende Schritte durch:

Tipp: Bei längeren Transaktionsberichten empfiehlt es sich, die erste Zeile zu fixieren, um einen guten Überblick über die Spaltenbeschriftungen zu behalten. Scrollen Sie dazu zur obersten Zeile Ihres Transaktionsberichtes, klicken Sie auf “Ansicht” → “Fenster fixieren” und wählen Sie nun “Oberste Zeile fixieren” aus. Nun sollten die Spaltenbeschriftungen immer die oberste Zeile ergeben.

1.  Suchen Sie die Spalte mit der Beschriftung “Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)“ (Spalte AG).
2.  Fügen Sie folgende Formel in die erste freie Zelle dieser Spalte (am unteren Ende der Tabelle) ein:
    =SUMMEWENN(B:B;”Andere Gebühr”;K:K)
3.  Wichtig: Wählen Sie jetzt die Zelle, in die Sie soeben die Formel eingegeben haben und drücken   Sie die Tastenkombination “Strg” + “C”. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in dieselbe Zelle   und wählen folgende Einfügeoption:
   
    Durch diesen Vorgang ersetzen Sie die Formel durch den respektiven Wert und verhindern   Folgefehler.
    In der Spalte “Transaktionsdatum”: Tragen Sie das letzte Datum des exportierten Zeitraums ein.
4.  In der Spalte “Name des Käufers“: Tragen Sie “eBay Angebotsgebühren“ ein.
5.  In der Spalte “Transaktionswährung”: Tragen Sie “EUR” ein.
6.  In der Spalte “Alte Bestellnummer”: Tragen Sie “Angebotsgebühren” ein.

Zur Kontrolle: Um zu kontrollieren, dass alle Beträge richtig erfasst wurden, vergleichen Sie die Summe der Spalte “Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)“ (inklusive der soeben für Verkaufs- und Angebotsgebühren erstellten Zeilen) mit der Summe der Spalte “Betrag abzügl. Kosten” (Spalte K). Diese sollten gleich sein.

6. Spalten umbenennen

Die Zellen in Zeile 1 beinhalten die Überschriften der darunter aufgeführten Daten. Um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen, empfiehlt es sich, hier Veränderungen vorzunehmen. Benennen Sie nun die aufgelisteten Zellen in der ersten Zeile wie folgt um:

1.  Spalte “A”: Transaktionsdatum → Buchungsdatum
2.  Spalte “B”: Typ → Auftragsart
3.  Spalte “C”: Bestellnummer → Zahlungsreferenz
4.  Spalte “D”: Alte Bestellnummer → Buchungstext
5.  Spalte “F”: Name des Käufers → Empfänger/Zahlungspflichtiger
6.  Spalte “I”: Auszahlungsnr. → Verwendungszweck
7.  Spalte “Z”: Transaktionsbetrag (inkl. Kosten) → Betrag
8.  Spalte “AA”: Transaktionswährung → Währung

Alle übrigen Spalten sind für den Import in BuchhaltungsButler irrelevant. In der uns vorliegenden Beispieldatei sind das die Spalten “E”, “G”, “H”, “J” bis “Y” sowie alle Spalten ab “AB”.

Bitte löschen Sie die Spalten, die Sie noch nicht umbenannt haben oder alternativ den Titel der Spalte, um den Import in BuchhaltungsButler zu vereinfachen.

*Für ein optimales Belegmatching in BuchhaltungsButler sollte die Bestellnummer als Zahlungsreferenz auf Ihren eBay Ausgangsrechnungen ausgewiesen sein. Hinweise zur Systematik des Belegmatchings haben wir im entsprechenden Artikel in unserer Wissensdatenbank für Sie zusammengestellt.

Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erleichtert. Sie können jedoch entgegen unserer Empfehlung auf die Umbenennung verzichten. Achten Sie in diesem Fall jedoch unbedingt auf die korrekte Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei.

7. Zeilen mit leeren Beträgen löschen

Im folgenden Schritt gilt es, alle Zeilen zu löschen, deren Betrag gleich Null ist oder keine Zahl eingetragen ist.

Markieren Sie dafür mit der Tastenkombination “Strg” + “A” das gesamte Dokument und klicken in Excel unter “Start” → “Sortieren und Filter” → “Filter”.

Klicken Sie nun auf das Auswahldreieck in der Spalte “Betrag” und wählen in den Filterauswahlmöglichkeiten die letzten beiden Punkte “–” und “Leere”.

Die Zeilenansicht sollte sich nun ausschließlich auf Transaktionen beschränken, deren Betrag leer ist. Markieren Sie alle durch den Filter sichtbar gemachten Zeilen.

Wichtig:
Aktuell scheinen nur die gefilterten Zeilen ausgewählt, jedoch sind auch alle anderen Zeilen im Dokument markiert. Mit der Tastenkombination “Alt” + “Umschalt” +“;” markieren Sie die sichtbaren Zeilen. Mit Rechtsklick in eine beliebige (markierte) Zeile und Klick auf “Zelle löschen” werden alle gefilterten Zeilen gelöscht.

8. Bearbeitung des Auszahlungsberichtes

Öffnen Sie die Datei “Auszahlungsbericht” in Excel.

Sollten sich in den ersten Zeilen Werte oder Daten befinden, die kein Teil der Tabelle der Transaktionen sind, löschen Sie diese Zeilen bitte zunächst heraus. Gehen Sie an dieser Stelle genauso vor wie in Schritt 2 dieser Anleitung.

Benennen Sie die Zelle “Betrag” in “Alter Betrag” um. Fügen Sie anschließend rechts in die erste leere Spalte den Titel “Betrag” hinzu. Nun fügen Sie folgende Formel ein “=0-E2” und kopieren Sie diese in die gesamte Spalte.

Anschließend entfernen Sie sämtliche Zeilen mit einem Betrag von “0”, um Fehler bei Import in BuchhaltungsButler auszuschließen.

Ergänzen Sie nun eine neue Spalte mit dem Titel “Zahlungspflichtiger/Empfänger” und tragen in sämtlichen Zeilen der Spalte “eBay Auszahlung” ein.

9. Spalten umbenennen

Ändern Sie die Titel der Spalten nun wie folgt:

1. Auszahlungsdatum → Buchungsdatum
2. Auszahlungsnr. → Verwendungszweck

Die Titel der Spalten “Status”, “Auszahlungsmethode”, “Anzahl der Transaktionen” und “Alter Betrag” sind für den Import nicht relevant. Löschen Sie daher vor Import diese Spalten oder den Namen der Spalten, um den Import zu vereinfachen.

Bitte beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen auf die Umbenennung der Spalten-Titel nicht zu verzichten. Dadurch wird die Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei in BuchhaltungsButler erleichtert. Sie können jedoch entgegen unserer Empfehlung auf die Umbenennung verzichten. Achten Sie in diesem Fall jedoch unbedingt auf die korrekte Feldzuordnung beim Upload der CSV-Datei.

10. Dateien speichern und in BuchhaltungsButler importieren

Speichern Sie nun beide Dateien im CSV-Format. Die Dateien können nun als Kontoauszug importiert werden. Achten Sie bitte darauf, dass beim Import in BuchhaltungsButler alle “irrelevanten” Spalten nicht verarbeitet werden.

Import in BuchhaltungsButler

Für den Import in BuchhaltungsButler muss zunächst in der Kontenverwaltung ein zusätzliches Bankkonto für eBay Payments angelegt werden. Eine Anleitung zum Anlegen von Bankkonten finden Sie im entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Nachdem Sie das entsprechende Konto in BuchhaltungsButler unter “Zahlungen” aufgerufen haben, klicken Sie im Kontextmenü oben rechts auf “Kontoauszug importieren”.

Nun kann der CSV-Import gestartet werden. Die Feldauswahl für den Transaktionsbericht sollte wie folgt erfolgen:

Sollten an dieser Stelle Fehlermeldungen erscheinen, so könnte dies zum Beispiel an einem nicht ausgefüllten Feld liegen. Für die Fehlersuche bei CSV-Dateien empfiehlt sich der entsprechende Artikel in unserer Wissensdatenbank. 

Import mit Hilfe von Makros

Alternativ können Sie den Import auch über ein Makro durchführen. Wir haben sowohl für Excel als auch Google Sheets ein Makro zum Download für Sie vorbereitet.
Für den Payout-Bericht haben wir ebenfalls ein Makro für Excel und Google Sheets erstellt.

Bitte beachten Sie, dass das Makro urheberrechtlich geschützt ist und nur für die Vorbereitung der Zahlungen für den Import in BuchhaltungsButler genutzt werden darf. Sofern Sie eine andere Buchhaltungssoftware nutzen und das Makro benutzen möchten, so können Sie es für eine Schutzgebühr i.H.v. EUR 50,00 netto käuflich erwerben. Bitte kontaktieren Sie uns hierfür über das Kontaktformular.

Allgemeine Informationen zum Installieren und Ausführen von Makros in Excel und Google Sheets haben wir ebenfalls in unserer Wissensdatenbank bereitgestellt.