PayPal-Verbindung umstellen: bisherige Verbindung entfernen und neu verbinden

Was Sie lernen werden:

• ob Sie Ihre PayPal-Verbindung umstellen müssen und bis wann
• welches Datum Sie vor dem Umstellen prüfen und notieren müssen
• wie Sie die bisherige Verbindung entfernen und PayPal neu verbinden (mit Video)
• wie Sie doppelte oder fehlende Zahlungen vermeiden
• wie Sie weitere PayPal-Konten direkt verbinden

Wir haben unsere PayPal-Schnittstelle auf eine neue Version umgestellt. Wenn Sie Ihr PayPal-Konto schon länger mit BuchhaltungsButler verbunden haben, läuft Ihre Verbindung noch über die alte Schnittstelle. Damit Ihre PayPal-Zahlungen weiterhin abgerufen werden, stellen Sie bitte bis zum 15.12.2026 auf die neue Verbindung um.

Für die Umstellung entfernen Sie Ihre bisherige PayPal-Verbindung und verbinden PayPal anschließend neu. Damit dabei keine Zahlungen doppelt importiert werden oder fehlen, prüfen Sie vorher, bis zu welchem Datum Ihre PayPal-Zahlungen bereits in BuchhaltungsButler sind. Das Ganze dauert nur wenige Minuten.

Muss ich umstellen?

Sie müssen umstellen, wenn in BuchhaltungsButler ein Hinweis-Banner zur Umstellung der PayPal-Schnittstelle erscheint. Der Banner wird nur angezeigt, solange Ihr PayPal-Konto noch über die alte Schnittstelle verbunden ist. 

Haben Sie PayPal erst ab dem 13.11.2026 verbunden, nutzen Sie bereits die neue Verbindung. Dann sehen Sie den Hinweis nicht und müssen nichts tun.

Vorbereitung (empfohlen): Bisherige Zahlungen buchen

Buchen Sie vor der Umstellung möglichst alle bisherigen PayPal-Zahlungen, mindestens die der letzten Tage. Das ist kein Muss, gibt Ihnen aber Sicherheit: Alle Zahlungen, die nach der Umstellung importiert werden, sind dann noch ungebucht. Haben Sie versehentlich ein zu frühes Importdatum gewählt, finden Sie doppelte Zahlungen so leicht über den Filter „Ungebucht“ und können sie löschen, ohne bereits gebuchte Zahlungen anzufassen.

Schritt 1: Datum der letzten importierten Zahlung prüfen

Machen Sie diesen Schritt unbedingt bevor Sie die bisherige Verbindung entfernen. Die neue Verbindung erkennt nicht, welche Zahlungen über die alte Schnittstelle schon importiert wurden. Das Importdatum legen Sie deshalb beim Neuverbinden selbst fest.

1. Öffnen Sie den Bereich „Zahlungen“.
2. Wählen Sie oben links Ihr PayPal-Konto aus.
3. Achten Sie darauf, dass keine Filter aktiv sind, die Zahlungen ausblenden.
4. Sehen Sie nach, von welchem Datum die letzte Zahlung ist, und notieren Sie sich dieses Datum.
5. Notieren Sie sich außerdem die Buchungskontonummer Ihres PayPal-Kontos. Sie finden sie unter „Einstellungen“ → „Kontenverwaltung“. Ist das Konto eindeutig bezeichnet, erkennen Sie es auch beim Neuverbinden wieder, denn dort werden Buchungskontonummer und Kontobezeichnung angezeigt.

Schritt 2: Bisherige PayPal-Verbindung entfernen

1. Öffnen Sie „Einstellungen“ → „Banken und Zahlungsdienstleister“.
2. Klicken Sie bei Ihrer bisherigen PayPal-Verbindung auf „Entfernen“.
3. Bestätigen Sie die Abfrage „Sind Sie sicher, dass Sie die Verbindung mit Ihrem PayPal-Konto entfernen wollen?“ mit „Entfernen“.

Ihre bereits importierten Zahlungen und Buchungen bleiben dabei erhalten. Ihr PayPal-Konto bleibt mit derselben Buchungskontonummer als manuelles Konto bestehen, es wird nur nicht mehr automatisch abgerufen.

Schritt 3: PayPal neu verbinden

1. Klicken Sie unter „Banken und Zahlungsdienstleister“ auf „Verbindung hinzufügen“ und wählen Sie PayPal aus.
2. Im Fenster „PayPal verbinden“ klicken Sie auf „Mit PayPal verbinden →“. Sie werden zu PayPal weitergeleitet.
3. Melden Sie sich bei PayPal an und erlauben Sie BuchhaltungsButler den lesenden Zugriff auf Ihre Transaktionen. Ihre PayPal-Zugangsdaten werden nur von PayPal verarbeitet und nicht bei BuchhaltungsButler gespeichert. API-Daten brauchen Sie nicht mehr.
4. Zurück in BuchhaltungsButler wählen Sie aus, welche PayPal-Konten synchronisiert werden sollen. Für jede Währung in Ihrem PayPal-Konto wird ein eigenes Konto angezeigt. Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Bisheriges Buchungskonto und Importdatum wählen

1. Wählen Sie für Ihr PayPal-Konto „Bestehendes Buchungskonto verwenden“ und dann das Buchungskonto Ihrer bisherigen PayPal-Anbindung. In der Auswahl sehen Sie Buchungskontonummer und Kontobezeichnung. Klicken Sie auf „Weiter“.
2. Wählen Sie „Nur Umsätze importieren ab“ und tragen Sie ein Datum passend zu Ihrer letzten importierten Zahlung aus Schritt 1 ein. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie tragen den Tag nach dieser Zahlung ein. Oder Sie tragen denselben Tag ein und prüfen nach dem Import, ob an diesem Tag Zahlungen doppelt vorhanden sind. Doppelte Zahlungen wählen Sie dann aus und löschen sie.
3. Klicken Sie auf „Import starten →“.

Fertig: Ihre PayPal-Verbindung läuft jetzt über die neue Schnittstelle. Sie sehen sie unter „Banken und Zahlungsdienstleister“, und der Hinweis-Banner wird nicht mehr angezeigt. Prüfen Sie zum Schluss unter „Einstellungen“ → „Automatisierungsregeln“ bei der „Automatischen Gebührenabgrenzung“, ob dort das gewünschte Buchungskonto für die PayPal-Gebühren hinterlegt ist.

Neu: Mehrere PayPal-Konten direkt verbinden

Mit der neuen Schnittstelle können Sie mehrere PayPal-Konten direkt mit BuchhaltungsButler verbinden. Bisher ging über die Direktanbindung nur ein PayPal-Konto, weitere Konten mussten Sie über Qwist oder per CSV-Datei importieren. Anders als bei Qwist werden über die Direktanbindung auch bei weiteren Konten die Gebühren automatisch als Teilbuchung abgegrenzt.

1. Stellen Sie zuerst Ihr bisher verbundenes PayPal-Konto wie oben beschrieben um.
2. Klicken Sie danach erneut auf „Verbindung hinzufügen“ und wählen Sie PayPal aus.
3. Melden Sie sich bei PayPal mit den Zugangsdaten des weiteren PayPal-Kontos an und erlauben Sie den Zugriff.
4. Ordnen Sie die Konten einem Buchungskonto zu und legen Sie das Importdatum fest.

Was passiert mit meinen bisherigen Zahlungen?

Ihre bereits importierten Zahlungen und Buchungen bleiben unverändert erhalten. Gebühren werden weiterhin automatisch als Teilbuchung abgegrenzt. Für die Gebühren kann nur ein Buchungskonto hinterlegt werden, und diese Einstellung gilt für alle verbundenen PayPal-Konten.

Wie die Schnittstelle im Detail funktioniert, lesen Sie im Artikel PayPal Konto verbinden und Umsätze importieren.

Häufige Fragen

Ich habe das Datum vor dem Entfernen nicht notiert. Was nun?

Sie können das Datum auch nachträglich im Bereich „Zahlungen“ prüfen: Ihr PayPal-Konto bleibt nach dem Entfernen als manuelles Konto mit allen Zahlungen bestehen. Wählen Sie es oben links aus, achten Sie darauf, dass keine Filter aktiv sind, und sehen Sie nach, von welchem Datum die letzte Zahlung ist.

Ich habe ein falsches Importdatum gewählt. Was nun?

Das hängt davon ab, ob Sie das Datum zu spät oder zu früh gewählt haben.

Datum zu spät gewählt (Zahlungen fehlen): Ändern Sie das Importdatum über „Bearbeiten“ an Ihrer PayPal-Verbindung auf ein früheres Datum. Es werden dann nur die fehlenden Zahlungen nachgeholt. Beispiel: Ihre Zahlungen sind bis zum 01.09. vorhanden und Sie haben den 01.10. eingetragen. Stellen Sie das Datum auf den 01.09. um.

Datum zu früh gewählt (Zahlungen doppelt): Ein späteres Datum über „Bearbeiten“ entfernt bereits importierte Zahlungen nicht. Prüfen Sie Ihr PayPal-Konto im Bereich „Zahlungen“ auf doppelte Zahlungen. Nutzen Sie dafür den Filter „Duplikatsverdacht“ und kontrollieren Sie den betroffenen Zeitraum zusätzlich von Hand: Die alte und die neue Schnittstelle können dieselbe Zahlung mit unterschiedlichen Angaben liefern, sodass nicht jedes Duplikat als Verdacht erkannt wird. Doppelte Zahlungen wählen Sie aus und löschen sie.

Haben Sie vor der Umstellung alle bisherigen Zahlungen gebucht (siehe Tipp oben), geht es einfacher: Setzen Sie im Bereich „Zahlungen“ drei Einstellungen: Wählen Sie oben links Ihr PayPal-Konto aus, setzen Sie den Filter „Ungebucht“ und begrenzen Sie den Zeitraum auf die Tage, für die Zahlungen doppelt importiert wurden. Dann sehen Sie genau die doppelten Zahlungen und können sie auswählen und löschen.

In meinem PayPal-Konto gibt es mehrere Währungen. Was muss ich tun?

Die neue Verbindung zeigt für jede Währung ein eigenes Konto an. Ordnen Sie jedes Konto einem Buchungskonto zu oder wählen Sie „Konto ignorieren“, wenn Sie es nicht importieren möchten. Für Konten, die Sie bisher schon gebucht haben, gilt dasselbe wie oben: bisheriges Buchungskonto wählen und Datum prüfen.

Ich habe die Umstellung verpasst. Was nun?

Dann ist Ihre bisherige PayPal-Verbindung nicht mehr vorhanden und es werden keine PayPal-Zahlungen mehr importiert. Richten Sie in diesem Fall direkt die neue Verbindung ein: Prüfen Sie wie in Schritt 1, bis zu welchem Datum Zahlungen vorhanden sind, und verbinden Sie PayPal dann wie in Schritt 3 und 4 beschrieben. Schritt 2 entfällt.