Software-Änderungen | Mehrwertsteuersenkung 2020

• Wie werden Rechnungskorrekturen korrekt erstellt?
• Wie werden Rechnungskorrekturen korrekt verbucht?

Das Wichtigste in Kürze

Unsere Standard-Steuersätze wurden umbenannt und heißen nun z.B. “19/16% UmSt”. Mit welchem Steuersatz im Hintergrund gebucht wird, impliziert das Buchungs– oder, sofern vorhanden, das Leistungsdatum (wenn Sie mit Debitoren/Kreditoren arbeiten).
Bis zum 30.06.2020 greifen die alten Steuersätze (19/7%), ab dem 01.07.2020 und bis zum 31.12.2020 greifen die neuen Steuersätze (16/5%).

Möchten Sie unabhängig des Buchungs- oder Leistungsdatums explizit mit den alten Steuersätzen (z.B. “19% UmSt.”) buchen, gelangen Sie im Dropdown der Steuersätze über “alte Steuersätze” zu den expliziten Steuersätzen, welche immer den jeweils alten Steuersatz auslösen (vom Zeitpunkt des Leistungs- bzw. Buchungsdatum betrachtet).

Terminologie: Wenn im Folgenden von “expliziten” Steuersätzen die Rede ist, sind hiermit die unter “alte Steuersätze” verfügbaren Steuerschlüssel gemeint. Die “variablen” Steuerschlüssel mit 19/16% in der Hauptansicht des Steuersatz-Dropdowns werden als “implizite” Steuersätze bezeichnet.

Auswirkungen auf vor dem 01.07.2020 erfasste Buchungen

Wichtig: Alle Buchungen, welche vor dem von uns durchgeführten Programmupdate mit Buchungs-/Leistungsdatum >01.07.2020 erfasst wurden, werden auch nach dem Update weiterhin mit den alten Steuersätzen geschlüsselt. Die Bestätigung der Buchung muss aufgehoben und die Buchung danach neu bestätigt werden, damit die neue Buchungslogik greift.

Auswirkungen auf vor dem 01.01.2021 erfasste Buchungen

Für vor dem Programmupdate vom 31.12.2020 erfasste Buchungen für das Jahr 2021 sind keine Handlungen erforderlich.

Einnahmenüberschussrechnung – Konten/Buchen: Vorgehensweise ohne Debitoren/Kreditoren

Arbeiten Sie nicht mit Debitoren-/Kreditorenkonten und machen Sie Ihre Buchhaltung ausschließlich in “Konten/Buchen”, besteht keine Möglichkeit, ein abweichendes Leistungsdatum buchungswirksam zu erfassen. Sie müssen daher mit den expliziten (alten) Steuersätzen arbeiten.

Beispiel: Eine Rechnung aus dem Juni 2020 mit 19% VSt. wird im Juli 2020 bezahlt.
Sie dürfen nun nicht den Steuersatz “19/16% VSt.” wählen, sondern müssen den VSt. (Regelsatz) nutzen, welchen Sie unter “alte Steuersätze” in der Dropdownliste der Steuersätze finden.

Würden Sie den Steuersatz “19/16% VSt.” nehmen, würde die Buchung fälschlich (da Buchungsdatum im Juli) mit 16% und nicht mit 19% Vorsteuer gebucht werden.

Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung – Ermittlung des Steuersatzes über das Leistungsdatum

Für die Höhe des Steuersatzes ist das Leistungsdatum maßgeblich, nicht das Rechnungsdatum. Ist die Leistung im Juni erbracht worden, müssen daher auch auf einer im Juli erstellten Rechnung 19% Umsatzsteuer ausgewiesen sein.
Über das Leistungsdatum lässt sich so ermitteln, ob eine Rechnung mit dem alten oder dem neuen Steuersatz gebucht werden soll.

Wenn Sie mit Debitoren/Kreditoren arbeiten, müssen Sie lediglich darauf achten, dass das abweichende Leistungsdatum korrekt gesetzt ist, sofern der Steuersatz der Rechnung nicht dem zum Rechnungsdatum gültigen Mehrwertsteuersatz entspricht. Die Wahl des korrekten Steuersatzes geschieht automatisch.

Bitte berücksichtigen Sie, dass das Leistungsdatum nur dann die Wahl des Steuersatzes beeinflusst, wenn der Beleg debitorisch/kreditorisch gebucht wird. Andernfalls ist das Buchungsdatum maßgeblich für die Wahl des Steuersatzes.

Neue Steuersätze & Steuerschlüssel

Die in Abhängigkeit des Leistungs- bzw. Buchungsdatums jeweils gültigen Steuersätze behalten bei der DATEV und bei uns die ursprünglichen sogenannten “Buchungsschlüssel”, kurz “BU”.
Die expliziten (alten) Steuersätze werden temporär mit neuen Buchungsschlüsseln eingeführt, diese sind erst ab dem Leistungs-/Buchungsdatum 01.07.2020 wählbar, da sie vor dem 01.07. eine andere Bedeutung haben bzw. in DATEV schlicht nicht vorhanden sind.

Bis auf den vom Leistungs-/Buchungsdatum unabhängigen Steuersachverhalt “§13b mit 19% Umst./VoSt.” konnten wir für alle gängigen Steuerschlüssel die Buchungsschlüssel der DATEV verwenden. Für diesen, sowie für innergemeinschaftlichen Erwerb mit explizit 19/7% UmSt. und aufzuteilender Vorsteuer, haben wir individuelle Steuerschlüssel im 50er Bereich vergeben.
Die Auflistung unserer Steuerschlüssel finden Sie hier.
Ein Import der Buchungssätze in DATEV ist weiterhin problemlos möglich, allerdings müssen die von uns eingeführten individuellen Steuerschlüssel vor dem Import in DATEV angelegt werden. Diese Anleitung kann Ihren Steuerberater dabei unterstützen.

Kontenverwaltung & neue Sachkonten

Die Logik der meisten “Automatikkonten” (Konten, welche nur mit dem angegebenen Steuersatz bebucht werden können) ändert sich.
Die meisten Konten, wie z.B. “Umsätze/Erlöse 19% Umsatzsteuer”, werden umbenannt in “Umsätze/Erlöse 19/16% Umsatzsteuer”. Individuell abgeänderte Kontenbezeichnungen werden nicht überschrieben.
Auf diese Konten kann nur mit den regulären Steuersätzen (“19/16%”, “7/5%”), welche in Abhängigkeit des Leistungs- oder Buchungsdatums den Steuersatz definieren, gebucht werden.

Für einige wenige Automatikkonten, so zum Beispiel für Skonti, wurden zusätzliche Automatikkonten eingeführt, welche explizit nur mit 19/16/7/5% bebucht werden können.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Seitens ELSTER wurden keine Anpassungen am Formular zur Umsatzsteuer-Voranmeldung geplant. Buchungen mit den gesenkten Steuersätzen werden in bereits bestehende Felder, zum Beispiel “Erlöse zu anderen Steuersätzen”, übernommen.

Automatisierungsregeln & Standardsteuersatz

Bestehende Automatisierungsregeln, welche mit 19% bzw. 7% angelegt wurden, werden automatisch auf die neuen Steuersätze (19/16% bzw. 7/5%) aktualisiert. Es greift die beschriebene Logik in Abhängigkeit des Leistungs-/Buchungsdatums.
Möchten Sie Automatisierungsregeln mit expliziten Steuersätzen anlegen, ist dies ebenfalls möglich.

Der Standard-Steuersatz wurde nach gleichem Schema aktualisiert, auch hier greift die Logik des Leistungs-/Buchungsdatums, es sei denn Sie aktualisieren den Standard-Steuersatz manuell auf einen expliziten Steuersatz.
Gleiches gilt für die Vorsteueroptionen der Gebührenabgrenzung angebundener Zahlungsdienstleister wie PayPal, Amazon oder Stripe.

Belegerkennung

Unsere Belegerkennung wurde um die neuen Steuersätze 16% bzw. 5% erweitert.

API

invoice/create/
Für über die API erstellte Rechnungen kann nun ein abweichendes Leistungsdatum übermittelt werden (das in der API-Doku angegebene Format ist zu beachten, damit das Leistungsdatum korrekt als “abweichendes Leistungsdatum” in den Metadaten des Belegs erfasst wird).

receipts/add und receipts/upload
Auch beim Anlegen oder Übermitteln von Belegen ist nun die Übergabe eines abweichenden Leistungsdatums möglich. Bitte beachten Sie auch hier das in der API-Doku beschriebene Format.

Rechnungsstellung

Unser Rechnungsmodul wurde um die neuen Steuersätze erweitert. Sie haben ab sofort die Möglichkeit, Rechnungen auch mit 16% bzw. 5% UmSt. zu erstellen.
Bitte beachten Sie, dass das Gesetz zum 01.07.2020 in Kraft tritt. Folglich dürfen auch erstmals für im Juli erstellte Rechnungen die neuen Steuersätze genutzt werden. Eine im Juni erstellte Rechnung mit Leistungsdatum im Juli müsste streng genommen mit den alten Steuersätzen erstellt werden und dann nach Inkrafttreten des Gesetzes mit einer Rechnungskorrektur korrigiert werden.
Neuerung: Das Leistungsdatum wird, sofern dieses bei der erstellten Rechnung im Format “TT.MM.JJJJ” eingetragen wird, automatisch als abweichendes Leistungsdatum am Beleg (“Belege/Buchen”) übernommen .

Rechnungskorrekturen erstellen

Rechnungskorrekturen erstellen Sie mit BuchhaltungsButler, indem Sie eine normale Rechnung mit negativem Betrag erstellen. Eine Rechnung mit negativem Betrag wird durch BuchhaltungsButler automatisch als “Rechnungskorrektur” bezeichnet.
Welche Angaben auf einer Rechnungskorrektur gemacht werden müssen, unterscheidet sich stark von den notwendigen Angaben auf einer normalen Rechnung. Lesen Sie daher bitte unseren Artikel zum Erstellen von Rechnungskorrekturen ab der Sektion “Rechnungskorrektur: Pflichtangaben”.

Verbuchen von erstellten Rechnungskorrekturen

Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt, dass die Umsatzsteuer bereits erstellter Rechnungen in der Periode korrigiert wird, in der die Leistung angefallen ist. Aus diesem Grund empfehlen wir Rechnungskorrekturen frühestens mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat Juli zu verbuchen. Die bereits eingereichte Umsatzsteuer-Voranmeldung muss daher nicht korrigiert werden.

Um die entfallende Umsatzsteuer für die Periode, in der die Leistung der Rechnung erbracht wurde, korrekt zu übermitteln, müssen zwei Felder in der Umsatzsteuer-Voranmeldung angepasst werden: Das Feld, in dem Sie die entfallende Umsatzsteuer in der Vergangenheit gemeldet haben, sowie das Feld “Steuerpflichtige Umsätze zu anderen Steuersätzen”.

Je nachdem, ob Sie Brutto- oder Nettorechnungen erstellen, gibt es für die Korrektur unterschiedliche Herangehensweisen.
Nachfolgend finden Sie jeweils ein Beispiel für beide Fälle.

Nettorechnungen

Sie haben im Mai eine Rechnung über 1000 Euro über eine Leistung gestellt, die tatsächlich erst im Juli ausgeführt wurde. Diese Rechnung haben Sie debitorisch verbucht und die Rechnung wurde bereits bezahlt. Im Mai haben Sie auf der Rechnung 19% Umsatzsteuer ausgewiesen und diese auch an das Finanzamt abgeführt. Da die Leistung jedoch tatsächlich im Juli stattgefunden hat und aus diesem Grund ein Steuersatz von 16% korrekt ist, erstellen Sie im Juli eine Rechnungskorrektur und überweisen die zu viel gezahlte Umsatzsteuer an Ihren Kunden zurück.

Legen Sie sich hierfür ein weiteres Konto für Umsatzerlöse in der Kontenverwaltung an (zum Beispiel 8410). Als Vorlagekonto kann hier die Buchungskontonummer 8000 dienen. Bitte verwenden Sie hierfür kein Automatikkonto. Anschließend buchen Sie die Zahlung auf Ihrem Bankkonto wie folgt:

Hieraus ergibt sich folgendes Bild in der Summen- und Salden-Liste:

Die Umsatzerlöse gleichen sich netto aus, es ergibt sich lediglich die Differenz von 30 Euro in der Umsatzsteuer.

Bruttorechnungen

Wir treffen dieselben Annahmen, allerdings handelt es sich um eine Bruttorechnung und Sie erstatten Ihrem Kunden keine zuviel gezahlte Umsatzsteuer zurück.
Legen Sie im Freien Buchen folgende manuelle Buchungen an:

Hieraus ergibt sich folgendes Bild in der Summen- und Salden-Liste:

Der Umsatzerlös ist netto korrigiert und es ergibt sich eine Differenz von 25,86 Euro in der Umsatzsteuer.

Beim Verbuchen von erhaltenen Rechnungskorrekturen, gehen Sie analog der gezeigten Buchungen vor um den entsprechenden Aufwand und die Vorsteuer zu korrigieren.

Verbuchen von erhaltenen Rechnungskorrekturen

Erhaltene Rechnungskorrekturen behandeln Sie analog den oben gezeigten Beispielen.

Geschäftsvorfälle mit 19% und 16% splitten

Erhalten Sie eine Rechnung, auf der Teilleistungen mit 19% sowie Teilleistungen mit 16% ausgewiesen sind, müssen Sie die Rechnung splitten.
Da das Leistungs- bzw. Buchungsdatum bedingt, ob der Standardsteuersatz 19% oder 16% Steuer auslöst und nur der “alte” Steuersatz 19% explizit ausgewählt werden kann, kann eine Rechnung nur in 19% und 16% gesplittet werden, wenn das Leistungs- oder Buchungsdatum nach dem 01.07.2020 liegt.
Ist dies gegeben, können Sie die Rechnung splitten und die Teilleistung, welche mit 19% besteuert wird, über eine Splitbuchung mit dem expliziten Steuersatz für 19% (bzw. 7%) abgrenzen.
Ist das Leistungs-/Buchungsdatum vor dem 01.07.2020 liegt Ihnen in der Theorie eine ungültige Rechnung vor, da die gesetzliche Grundlage zur Mehrwertsteuersenkung erst zum 01.07.2020 in Kraft trat. Solche Geschäftsvorfälle können daher nicht direkt gebucht werden.
Wir empfehlen, das Leistungsdatum (bei kreditorischer Buchung) auf den 01.07.2020 zu setzen oder, wenn Sie nicht kreditorisch buchen, die Zahlung zunächst auf das Interimskonto zu buchen und den Saldo des Interimskontos anschließend am 01.07. im “Freien Buchen” mit den gewünschten Steuersätzen wieder auf die entsprechenden Aufwandskonten umzubuchen.

Besonderheit bei Konten mit “19/16%” im Namen

Buchungskonten mit “19/16%” im Namen, wie zum Beispiel “Umsatzerlöse 19/16% Umsatzsteuer”, lassen sich ausschließlich mit dem impliziten Steuerschlüssel “19/16%” bebuchen. Wenn Sie einen Umsatzerlös nach dem 01.07.2020 mit 19% Umsatzsteuer buchen wollen, wählen Sie bitte das Konto “Umsätze / Erlöse” ohne einen Steuersatz im Namen. Dann stehen Ihnen auch die expliziten Steuersätze zur Verfügung. Diese Vorgehensweise trifft auf sämtliche Konten mit einer Angabe von 19/16% oder 7/5% im Titel zu.

Verbuchen von Anzahlungen mit 16% vor dem 01.07.2020

Wenn Sie im Juni eine Anzahlung geleistet oder erhalten haben, für eine Rechnung und eine Leistung im Juli, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst auf ein Interimskonto zu buchen und anschließend im Juli im “Freien Buchen” umzubuchen.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine nicht kreditorisch erfasste Rechnung mit Rechnungs- und Leistungsdatum im Juli und geleisteter Anzahlung im Juni.
Zunächst findet eine Zahlung auf Ihrem Bankkonto statt. Diese buchen Sie gegen das Konto 1590.

Bei Rechnungseingang buchen Sie im “Freien Buchen” um.