Was Sie lernen werden:
- Wie Sie E-Mail-Vorlagen für Rechnungen, Angebote und Gutschriften anlegen und bearbeiten.
- Wie Sie Platzhalter nutzen, damit Belegdaten automatisch eingefügt werden.
- Wie Sie eine Vorlage als Favorit festlegen und Vorlagen löschen.
- Wie Sie beim Versand eines Belegs die passende Vorlage auswählen.
- Welche Berechtigung Sie für die Verwaltung der Vorlagen benötigen.
Wenn Sie Rechnungen, Angebote oder Gutschriften direkt aus BuchhaltungsButler per E-Mail versenden, wird die E-Mail automatisch mit einer Vorlage befüllt. Pro Belegtyp können Sie bis zu vier Vorlagen hinterlegen, zum Beispiel eine förmliche, eine kurze oder eine englische Version, und beim Versand die passende auswählen.
E-Mail-Vorlagen aufrufen
Öffnen Sie "Einstellungen" → "E-Mail-Vorlagen". Im Abschnitt "Textvorlagen" sind Ihre Vorlagen nach Belegtyp gruppiert:
- Rechnungen
- Angebote
- Gutschriften
Für jede Vorlage sehen Sie den Namen und darunter den Betreff. Die Vorlage mit dem blauen Stern ist Ihr Favorit. Sie wird beim Versand automatisch vorausgewählt.
| Hinweis: Zu Beginn ist für jeden Belegtyp bereits eine "Basisvorlage" angelegt und als Favorit markiert. Haben Sie vorher schon eine eigene E-Mail-Vorlage gespeichert, finden Sie Ihren Text in dieser Basisvorlage. Es gehen keine Inhalte verloren. |
Vorlage anlegen oder bearbeiten
- Klicken Sie in der Gruppe des gewünschten Belegtyps auf "+ Vorlage hinzufügen". Um eine bestehende Vorlage zu ändern, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Vorlage.
- Es öffnet sich ein Fenster, z. B. "Rechnungsvorlage hinzufügen" oder "Rechnungsvorlage bearbeiten" (bei Angeboten und Gutschriften entsprechend "Angebotsvorlage" bzw. "Gutschriftvorlage"). Vergeben Sie einen Namen. Innerhalb eines Belegtyps muss der Name eindeutig sein, Groß- und Kleinschreibung werden dabei nicht unterschieden.
- Füllen Sie Betreff und Nachricht aus. Beide Felder sind Pflichtfelder. Die Signatur ist optional.
- Klicken Sie auf "Speichern". Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Änderungen.
Mit dem Link "Inhalt aus Systemvorlage übernehmen" oben im Fenster füllen Sie Betreff, Nachricht und Signatur mit dem Standardtext von BuchhaltungsButler. Der Name der Vorlage bleibt dabei erhalten. Gespeichert wird erst, wenn Sie auf "Speichern" klicken.
| Hinweis: Pro Belegtyp können Sie bis zu vier Vorlagen anlegen. Ist diese Anzahl erreicht, können Sie keine weitere Vorlage hinzufügen. Löschen oder bearbeiten Sie in diesem Fall eine bestehende Vorlage. |
Platzhalter verwenden
Die Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die entsprechenden Belegdaten ersetzt. Klicken Sie rechts im Bereich "Platzhalter" auf den gewünschten Platzhalter, um ihn in Ihren Text einzufügen.
Für alle Belegtypen stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:
- [Rechnungsnummer]: die Nummer des Belegs
- [Rechnungsdatum]: das Datum des Belegs
- [Rechnungsbetrag]: der Betrag des Belegs
- [Belegart]: die Art des Belegs, z. B. Rechnung, Angebot oder Gutschrift
- [Kontaktname]: der Name Ihres Kunden
Zusätzlich nur bei Rechnungen:
- [Zahlungsziel]: das Zahlungsziel der Rechnung
- [Fälligkeitsdatum]: das Datum, an dem die Rechnung fällig ist
Beispiel: Der Betreff [Belegart] [Rechnungsnummer] wird beim Versand zum Beispiel zu Rechnung RE-2026-001.
Favorit festlegen
Klicken Sie auf den Stern neben einer Vorlage, um sie als Favorit festzulegen. Pro Belegtyp gibt es immer genau einen Favoriten. Der bisherige Favorit verliert diesen Status automatisch.
Vorlage löschen
- Klicken Sie bei der Vorlage auf das Papierkorb-Symbol.
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Löschen Sie Ihren Favoriten, wird automatisch die nächste Vorlage in der Liste als Favorit festgelegt.
| Hinweis: Pro Belegtyp muss immer mindestens eine Vorlage bestehen bleiben. Ist nur noch eine Vorlage vorhanden, ist das Papierkorb-Symbol ausgegraut. |
Vorlage beim Versand auswählen
- Öffnen Sie im Bereich "Rechnungsstellung" das Kontextmenü des gewünschten Belegs und wählen Sie "Per E-Mail versenden".
- Im Fenster, z. B. "Rechnung per E-Mail versenden", ist im Feld "Vorlage" Ihr Favorit bereits ausgewählt. Betreff, Nachricht und Signatur sind mit den Daten des Belegs befüllt.
- Wählen Sie bei Bedarf im Feld "Vorlage" eine andere Vorlage aus.
- Passen Sie den Text bei Bedarf an und klicken Sie auf "E-Mail senden".
| Wichtig: Wechseln Sie die Vorlage, werden Betreff, Nachricht und Signatur durch die neue Vorlage ersetzt. Ihre bisherigen Änderungen an diesen Feldern gehen dabei verloren. Empfänger, Absender und Anhänge bleiben unverändert. |
| Hinweis: Änderungen, die Sie im Versandfenster vornehmen, gelten nur für diese eine E-Mail. Die gespeicherte Vorlage bleibt unverändert. Um eine Vorlage dauerhaft anzupassen, klicken Sie unter dem Feld "Vorlage" auf den Link "Einstellungen" oder öffnen Sie "Einstellungen" → "E-Mail-Vorlagen". |
Berechtigung
Um E-Mail-Vorlagen zu verwalten, benötigen Sie das Recht "E-Mail-Vorlagen". Sie finden es unter "Einstellungen" → "Nutzerverwaltung" → "Rechteverwaltung" in der jeweiligen Nutzerrolle im Bereich "Einstellungen". Zusätzlich ist das Recht erforderlich, Rechnungen einzusehen.
| Hinweis: Administratoren verfügen standardmäßig über dieses Recht. Anderen Nutzerrollen kann ein Administrator es bei Bedarf freigeben. |
Weitere Informationen
- Wie Sie Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellen, lesen Sie in unserem Artikel Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellen.
- Wie Sie eine eigene Absender-Adresse festlegen, erfahren Sie in unserem Artikel Rechnungsversand von eigener E-Mail-Adresse.
- Vorlagen für Zahlungserinnerungen verwalten Sie separat, siehe Zahlungserinnerungen.