Zahlungserinnerungen

• Wie Sie Schritt für Schritt Erinnerungen aus der Rechnungsliste versenden.

• Wie Sie den Versandverlauf und den Erinnerungsstatus überwachen.

• Wie Sie Vorlagen durch den Einsatz von automatischen Platzhaltern individualisieren.

• Welche Benutzerberechtigungen für die Nutzung der Funktion erforderlich sind.

   

Überwachen Sie den Status offener Forderungen und versenden Sie Zahlungserinnerungen direkt aus BuchhaltungsButler heraus. 

1. Zahlungserinnerungen versenden

Zahlungserinnerungen können für alle Ausgangsrechnungen mit dem Status „OP nicht ausgeglichen“ sowohl über den Menüpunkt „Rechnungsstellung“ als auch direkt in der „Belegverwaltung“ versendet werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie zur Liste Ihrer Ausgangsrechnungen.

2. Klicken Sie bei der gewünschten Rechnung auf das Drei-Punkt-Menü am Zeilenende.

   

    

3. Wählen Sie „Zahlungserinnerung senden“.

4. Im Dialogfenster konfigurieren Sie den Versand:

   • Vorlage wählen: Wählen Sie eine der drei konfigurierbaren Textvorlagen; die Nummerierung gibt dabei keine feste Reihenfolge vor, sodass Sie beispielsweise Vorlage 2 auch vor Vorlage 1 nutzen können. Bei Bedarf kann die Vorlage geändert und angepasst werden. 

   • Empfänger: Die E-Mail-Adresse wird aus den Stammdaten geladen. Manuelle Änderungen werden nicht im Stammdatensatz des Kunden geändert oder gespeichert.

   • Vorschau: Überprüfen Sie den Betreff und den Nachrichtentext. Sie können diese vor dem Versand individuell anpassen. Anpassungen werden in der Vorlage nicht übernommen. 

     

5. Klicken Sie auf „Erinnerung senden“. Die Rechnung wird automatisch angehängt.

2. Status-Tracking und Zähler-Logik

BuchhaltungsButler dokumentiert jeden Versandvorgang direkt in der Rechnungsliste im Bereich "Rechnungsstellung".

• Zähler-Logik: Die Anzeige (z. B. „Erinnert 1/3“) zählt erfolgreiche Versendungen bis maximal drei hoch. Der Zähler steigt bei jedem Versand um +1, unabhängig davon, welche der drei Vorlagen genutzt wurde.

• Versandhistorie: Bewegen Sie den Mauszeiger über die Status-Anzeige (Tooltip), um die chronologische Historie im Format „Erinnert am: TT.MM.JJJJ“ einzusehen.

3. Filterung und Vorlagenverwaltung

Nutzen Sie den Filter „Erinnerung“ in der Belegverwaltung der Ausgangsbelege oder im Bereich der Rechnungsstellung, um gezielt nach Rechnungen mit bestimmtem Erinnerungsstatus zu suchen (z. B. "noch nicht erinnert"). 

Automatische Platzhalter

Unter Einstellungen → Zahlungserinnerungen können Sie die Vorlagetexte einsehen und bei Bedarf anpassen. 

Folgende Daten werden durch Platzhalter dynamisch gefüllt:

4. Nutzerberechtigungen und Rechteverwaltung

Stellen Sie sicher, dass in der Nutzerverwaltung (Einstellungen → Nutzerverwaltung → Rechteverwaltung) folgende Rechte aktiv sind:

• Zahlungserinnerung senden: Erlaubt den Versand aus Listenansichten.

  

• Einstellungen für Zahlungserinnerungen: Erlaubt das Bearbeiten von Vorlagen und Platzhaltern.

  

Hinweis: Administratoren verfügen standardmäßig über diese Rechte.