Rechnungen, Angebote und Gutschriften erstellen

Erstellen einer E-Rechnung

Bestimmte Pflichtangaben in den Unternehmensdaten sind für die Erstellung von E-Rechnungen zwingend erforderlich. Die Unternehmensdaten finden Sie in der Anwendung über das Zahnrad-Symbol oben links. 

Hinterlegt werden müssen folgende Angaben:

Allgemeine Firmendaten:

• Straße + Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Land

Steuerliche Informationen:

• Steuernummer oder USt.-ID

Diese Angaben sind verpflichtend, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und eine ordnungsgemäße Erstellung von elektronischen Rechnungen zu gewährleisten.

Zusätzlich empfehlen wir, folgende Angaben in den Unternehmensdaten zu vervollständigen:

Rechtliche Angaben:

• Registergericht 
• Registernummer 
• Inhaber 

Bankverbindung:

• IBAN 
• BIC 
• Kreditinstitut

So erstellen Sie E-Rechnungen

Navigieren Sie über das Menü auf der linken Seite zum Bereich "Rechnungsstellung". Oben rechts finden Sie die Option "Neue Rechnung", über die Sie eine neue Ausgangsrechnung anlegen können. Nach dem Klick öffnet sich das Dialogfenster für die Rechnungserstellung.

Am oberen Ende finden Sie die Optionen für die zu erstellende Rechnung. Hier können Sie auswählen, dass Sie eine E-Rechnung erstellen wollen. 

Pflichtfelder bei E-Rechnungen 

Sobald die Rechnungsart „E-Rechnung“ ausgewählt wird, erhöht sich im Vergleich zur Standardrechnung ohne E-Rechnungs-Option die Anzahl der verpflichtenden Eingabefelder

Angaben zum Rechnungsempfänger

Die Angaben zum Rechnungsempfänger sind vollständig auszufüllen. Dies betrifft die folgenden Angaben: 

• Firma/Empfänger 
• Straße + Hausnummer 
• PLZ 
• Ort 
• Land 
• E-Mail Adresse des Empfängers

Referenz beim Käufer und Leitweg-ID

Die Angabe der Referenz beim Käufer / Leitweg-ID sind zwingend erforderlich. 

Die Referenz beim Käufer bezieht sich im Allgemeinen auf eine Angabe, welche die Rechnung eindeutig einem bestimmten Auftrag, einer Bestellung oder einem Vertrag zuordnet. Diese Referenz dient dazu, den administrativen Prozess aufseiten des Käufers zu erleichtern und die Zuordnung und Abwicklung der eingehenden Rechnung zu beschleunigen. Mögliche Beispiele sind Kundennummern, Auftragsnummern oder Lieferscheinnummern. 

Falls keine Referenz vorhanden ist, geben Sie bitte die Ziffer „0“ ein. 

Die Leitweg-ID, auch Leitwegidentifikationsnummer genannt, ist eine spezielle Kennung, die im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) verwendet wird. Sie dient dazu, elektronische Rechnungen im Austausch zwischen Rechnungsstellern und öffentlichen Auftraggebern eindeutig einem Empfänger zuzuordnen und sicherzustellen, dass die E-Rechnung korrekt innerhalb des Verwaltungssystems des öffentlichen Auftraggebers verarbeitet wird. 

Die Angabe der Leitweg-ID ist bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zwingend erforderlich und wird vom Rechnungsempfänger vorgegeben. Die Leitweg-ID muss vor der Rechnungsstellung angefragt werden, sofern diese nicht bekannt ist. 

Liefer- und Leistungsdatum

Beim Liefer-/Leistungsdatum ist zu beachten, dass nur Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ zulässig sind. Eintragungen im Freitextformat sind nicht möglich.

Falls Ihr Leistungsdatum einen Zeitraum abdeckt, tragen Sie als Leistungsdatum einfach den letzten Tag dieses Zeitraums ein.

E-Rechnungen herunterladen und versenden

Sobald Sie die E-Rechnung erstellt haben, stehen Ihnen die Formate ZUGFeRD und XRechnung zum Download zur Verfügung. Wechseln Sie im Bereich der Rechnungsstellung in die erstellten Dokumente in die Rechnungen. Über das Menü auf der rechten Seite (drei Punkte) kann der Download erfolgen. 

E-Rechnungen können zudem ebenfalls über die Funktion “Per E-Mail versenden” an ihre Kunden versendet werden.

Übersicht weiterer Funktionen im Bereich Rechnungsstellung

Folgende weitere Funktionen stehen Ihnen zur Vereinfachung der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Gutschriften zur Verfügung:

Rechnungsentwürfe/Rechnungsvorlagen
Rechnungen können zunächst als Entwurf gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass Entwürfe ohne Rechnungsdatum und -nummer gespeichert werden. Diese Daten werden erst mit dem Erstellen der Rechnung final vergeben.

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage erstellen wollen, nutzen Sie hierzu die Funktion “Duplizieren”. Diese finden Sie über das Kontextmenü an einer bereits erstellten Rechnung.

Rechnung aus dem Account an den Kunden senden

Fügen Sie eine “E-Mail für den Rechnungsversand” (nur für Sie intern sichtbar) bei der Erstellung der Rechnung hinzu. So haben Sie die Möglichkeit, Ihre erstellten Rechnungen im Bereich “Rechnungsausgang” mit Klick auf das Kontextmenü neben Ihrer erstellten Rechnung, direkt aus Ihrem Account heraus an den Kunden zu senden. Als Absender wird standardmäßig "rechnungsversand@buchhaltungsbutler.de" verwendet. Sie haben alternativ die Möglichkeit, Ihre eigene E-Mail Adresse als Absender für den Rechnungsversand festzulegen.
Dokumente umwandeln
Erstellte Rechnungen können in Gutschriften und Angebote in Rechnungen umgewandelt werden. Klicken Sie im Bereich “Rechnungsstellung” → “Erstellte Dokumente” einfach auf das Kontextmenü am gewünschten Dokument und wählen die gewünschte Aktion aus. Lesen Sie für das Erstellen einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur gerne den entsprechenden Artikel in der Wissensdatenbank.

Wiederkehrende Rechnungen
Während Sie eine Rechnung erstellen, können Sie in den “Optionen” festlegen, ob es sich um eine wiederkehrende Rechnung handeln soll und in welchem Rhythmus die Rechnungen erstellt werden sollen.
Mit dem Anlegen des Rechnungsplans wird die erste Rechnung unmittelbar erstellt, die nächste zum definierten Datum, ab dann immer im definierten Intervall.
Um einen Rechnungsplan zu stoppen, wechseln Sie in “Rechnungsstellung” → “Wiederkehrende Rechnungen” und “Deaktivieren” oder “Löschen” Sie den bestehenden Rechnungslauf.