In BuchhaltungsButler stehen die Exportformate “BB Standardformat” und “DATEV” für Buchungssätze (und Belege) zur Verfügung.
Export der Buchungssätze
Für den Export Ihrer Daten wählen Sie im Bereich “Abschluss” → “Buchungssätze und Belege exportieren” und bestimmen den “Zeitraum”, den Sie exportieren möchten. Wählen Sie als “Exportformat” → “Datev” und setzen Sie einen Haken bei “Belege anhängen”. Weiterführende Informationen zu den Exportformaten DATEV und BB Standardexport sowie den Export von Belegbildern können Sie in diesem Artikel nachlesen.
In Bezug auf den “Buchungsstatus” ist “Alle Buchungen” voreingestellt. Je nach Bedarf haben Sie jedoch auch die Möglichkeit, nur Buchungen die “Festgeschrieben” oder “Nicht festgeschrieben” sind zu wählen.
| Praxistipp: Schreiben Sie nach Export der Buchungsdaten den exportierten Zeitraum fest. So haben Sie immer im Blick, welche Daten bereits exportiert wurden. |
Ohne weitere Auswahl generieren Sie über “Export starten” einen Export für alle Zahlungskonten/Basiskonten und Gegekonten. Sie haben ansonsten auch die Möglichkeit, nur bestimmte Konten für den Export zu wählen.
Sollte die Generierung des Exports ein wenig länger dauern, werden Sie nach Abschluss der Berechnung per E-Mail benachrichtigt. Alternativ können Sie auch die Browserseite nach einer kurzen Zeit aktualisieren und auf den zur Verfügung gestellten Link klicken.
| Hinweis: Sollte der Export nicht gelingen, liegt es eventuell an der Dateigröße des Exports. Bitte testen Sie zunächst, ob sich ein kürzerer Zeitraum exportieren lässt. Sollte auch dies nicht funktionieren, wenden Sie sich bitte an den Support. |
Unbestätigte Buchungen im Export
Wenn Sie einen Export von Buchungssätzen für eine Periode generieren möchten, in der noch nicht alle Buchungen bestätigt wurden, erhalten Sie den Hinweis, dass noch ungebuchte Geschäftsvorfälle vorliegen. Es stehen Ihnen drei Optionen zur Auswahl.
- Unbestätigte Buchungsvorschläge ausgeben und bei ungebuchten Geschäftsvorfällen ein Platzhalter-Konto einfügen
- Für unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle ein Platzhalter-Konto einfügen
- Unbestätigte und ungebuchte Geschäftsvorfälle nicht mit ausgeben
Um die drei Optionen richtig zu verstehen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen “unbestätigten Buchungsvorschlägen” und “ungebuchten Geschäftsvorfällen” zu kennen.
- “Unbestätigte Buchungsvorschläge” lassen sich in der Anwendung an der blauen Schaltfläche erkennen. BuchhaltungsButler schlägt ein Buchungskonto vor, das jetzt noch bestätigt werden muss (grüne Schaltfläche).
- “Ungebuchte Geschäftsvorfälle” hingegen konnten noch nicht einem Buchungskonto zugeordnet werden. Die Schaltfläche ist noch grau.
Für die drei Optionen ergeben sich nun unterschiedliche Anwendungsfälle:
- Der Buchungsvorschlag von BuchhaltungsButler wird angenommen und der Sachverhalt entsprechend verbucht ausgegeben. Geschäftsvorfälle, für die kein Buchungsvorschlag ausgegeben werden konnte, werden auf ein Platzhalter-Konto gebucht.
- Sämtliche ungebuchten Geschäftsvorfälle (blaue und graue Schaltfläche) werden auf ein Platzhalter-Konto gebucht ausgegeben.
- Nur gebuchte Geschäftsvorfälle (mit grüner Schaltfläche) werden ausgegeben.
Export nachträglich erfasster Buchungen
Wenn Sie Ihre Buchungen exportiert und an Ihren Steuerberater weitergegeben haben, sollten Sie nach dem Export alle Buchungen festschreiben. So können Sie, wenn Sie nachträglich Buchungen erfassen oder bereits erfasste Buchungen ändern, bequem nur die ergänzten/geänderten Buchungen exportieren und Ihrem Steuerberater nachreichen. Dies tun Sie, indem Sie nicht “alle Buchungen” wählen, sondern nur die nicht festgeschriebenen Buchungen einer Periode exportieren.
Beschreibung des BB Standardexports
Das “BB Standardformat” ist universell kompatibel und kann zum Import in Controlling-Tools oder anderen Buchhaltungssoftwares verwendet werden, die nicht den DATEV-Standard erfordern.
Im Standardexport finden Sie folgende Spalten:
- Datum [Datum des Geschäftsvorfalls]
- Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftvorfalls & Buchungstext, sofern vergeben]
- Betrag
- Währung
- Sollkonto
- Habenkonto
- Steuerschlüssel [Ein Mapping der Steuerschlüssel (“BU” genannt) finden Sie in unserer Wissensdatenbank. Wichtig: Bei DATEV-Automatikkonten* wird kein BU-Schlüssel ausgegeben]
- Buchungsnummer [ID des Buchungssatzes, durch BHB vergeben. Es handelt sich nicht um die fortlaufende Nummer des Journals (festgeschriebene Buchungen)]
- Rechnungsnummern [Rechnungenummern der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
- Gegenpartei [Gegenpartei der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
- Umsatzsteuer [Umsatzsteuer der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
- Zugewiesene Beträge [Beträge der (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
- Beleglinks [Links zu den (ggf. zugewiesenen) Belege. Bei mehreren zugewiesenen Belegen sind die Werte kommagetrennt]
- Festschreibung [Festschreibekennzeichen. 0=nicht festgeschrieben; 1=festgeschrieben]
- Kommentar [Kommentar, der am Geschäftsvorfall hinterlassen wurde]
*DATEV-Automatikkonten können im offiziellen Kontenrahmen der DATEV nachgesehen werden. Automatikkonten sind durch das Kürzel “AV” (automatische Vorsteuer) bzw. “AM” (automatische Umsatzsteuer) gekennzeichnet.
Beschreibung des DATEV-Exports
Der DATEV Export wird von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen akzeptiert. Ihr DATEV Export enthält folgende Spalten (es werden nur die durch BHB befüllten Spalten aufgelistet:
- Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) [Betrag der Buchung]
- Soll/Haben-Kennzeichen [S/H; gibt an, ob der Betrag auf der Soll- oder Habenseite des Kontos steht]
- WKZ Umsatz [Währungskürzel]
- Konto
- Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)
- BU-Schlüssel [Steuerschlüssel; die durch BHB unterstützten Steuerschlüssel finden Sie in unserer Wissensdatenbank.]
- Belegdatum [Datum des Geschäftsvorfalls in Format “DDMM”]
- Belegfeld-1 [Rechnungsnummer des zugewiesenen Belegs. Gibt es keine Rechnungsnummer, wird eine interne Nummer generiert im Format “BB-Int-[fortl. Nummer]” um ein Matching von Belegen zu Transaktionen auch ohne die XML-Datei zu ermöglichen.]
- Buchungstext [Gegenpartei des Geschäftsvorfalls & Buchungstext, sofern vergeben]
- Beleglink [Unique Identifier, welcher das Matching der Belege zu den Buchungssätzen in DATEV mithilfe der XML-Datei auslöst]
- Beleginfo 1 – 7 [wie im Export beschrieben]
- Zusatzinformation 1 – 2 [wie im Export beschrieben]
- Sachverhalt L+L [Kennzeichen, welches den Sachverhalt von §13b Fällen näher spezifiziert. Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Artikel zur Logik der Steuerschlüssel in unserer Wissensdatenbank]
Export von Belegbildern
Standardmäßig werden die Belege anhand der “Buchungsnummer” benannt (Dateiname). Sie haben jedoch auch die Option, “Originaldateiname verwenden” anzuklicken. Mit der Standardoption ist es jedoch in der Regel einfacher, den einer Buchung zugehörigen Beleg zu identifizieren.
Im DATEV Export wird dem Export mit Belegen zudem eine XML-Datei beigefügt. Diese sorgt in DATEV Kanzlei Rechnungswesen für die korrekte Zuordnung der Belege zu den Buchungssätzen. Dies geschieht über den “Beleglink”, welcher einen Code enthält. Die Zuordnung des Codes zu den Dateinamen wird über die mitgelieferte XML Datei durch DATEV ermöglicht.