Im Falle einer Betriebsprüfung können alle Dateien und Informationen aus BuchhaltungsButler gemäß “Audicon-Beschreibungsstandard” exportiert werden.
Informationen zur Betriebsprüfung
Es empfiehlt sich, im Falle einer Betriebsprüfung mit angeforderter “Datenträgerüberlassung“ (sog. “Z3 Zugriff“), zunächst mit dem Steuerberater Rücksprache zu halten. In den meisten Fällen ist es ausreichend, dem Betriebsprüfer den in der Kanzleisoftware des Steuerberaters generierten GDPdU-Export zu überlassen. Wir empfehlen, dies in diesem Fall zu tun.
Nur wenn explizit der mittelbare oder unmittelbare Datenzugriff auf das System “BuchhaltungsButler“ gefordert wird, sollten Sie Ihrem Prüfer die Daten aus BuchhaltungsButler überlassen.
Im Prüfungsexport (GDPdU-Export) aus BuchhaltungsButler finden Sie alle Dateien und Informationen, welche Sie im Falle einer Betriebsprüfung einem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen müssen. Die Finanzverwaltung empfiehlt, die Daten im sogenannten “Audicon-Beschreibungsstandard“ zur Verfügung zu stellen. Weder das Format noch der Umfang der enthaltenen Dateien ist explizit gesetzlich geregelt. Der GDPdU-Export von BuchhaltungsButler wurde jedoch entsprechend der Empfehlung der Finanzverwaltung umgesetzt und enthält alle wesentlichen Informationen und Dokumente entsprechend des Audicon Beschreibungsstandards.
Allgemeine Informationen zur Systematik des GDPdU-Exports
Es empfiehlt sich, die nachfolgenden Informationen zur Funktionsweise des Systems “BuchhaltungsButler” in Ihrer Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen.
Das System “BuchhaltungsButler“ arbeitet mit einer jahresübergreifend fortlaufenden Journalnummer, welche nicht zu Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres neu beginnt.
Umbuchungen bei Ist-Versteuerern (Umsatzsteuer von “nicht fällig” auf “19% USt.”) werden durch die Systemeinstellung (Ist- oder Soll-Besteuerung) sowie durch die Belegzuweisung bedingt.
| Wichtig: Die Belegzuweisung sowie die Besteuerungsart können geändert werden, was zu einem veränderten Exportergebnis führt. Führen Sie den Export daher immer mit der Besteuerungsart durch, welche im Jahr der Prüfung einschlägig war. |
Umbuchungen bei Ist-Versteuerern werden, ergänzend zur zugrundeliegenden Journalnummer der Buchung, mit einem zusätzlichen Suffix ausgegeben. Das Suffix wird der Journalnummer hinten angefügt und besteht aus einem Bindestrich sowie einer Zahl. Die Zahl wird bei einer Mehrzahl von Umbuchungen hochgezählt. Hat die Buchung “Bank an Debitor“ die Journalnummer 123 und erfolgt beim Ist-Versteuerer eine Umbuchung der Umsatzsteuer, so hat die Umbuchung die Journalnummer “123-1”.
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der wesentlichen enthaltenen Dateien sowie deren Spezifikationen:
Enthaltene Dateien
- Firmenstammblatt.csv
- Journal.csv
- Kontenblaetter.csv
- Kontenplan.csv
- Umsatzsteuer.csv
- index.xml
- gdpdu-01-08-2002.dtd
Die index.xml enthält die Spaltenbeschriftung der einzelnen Dateien und ist an den Audicon Beschreibungsstandard angelehnt.
Die Datei gdpdu-01-08-2002.dtd enthält den Audicon Beschreibungsstandard und wird vom Betriebsprüfer benötigt, um die Dateien in sein System einzulesen.
Systematik der Datei Journal.csv
Die Datei “Journal.csv“ enthält alle festgeschriebenen Buchungen, von der ersten bis zur letzten Buchung der ausgewerteten Periode, in lückenlos fortlaufender Reihenfolge und nach Journalnummer sortierbar. Die Datei kann Buchungen aus anderen Perioden enthalten, sofern diese zwischen Buchungen der ausgewerteten Periode festgeschrieben wurden.
- Journalnummer (lückenlos fortlaufend anhand des Zeitstempels von Erfassung und Festschreibung)
- Buchungsdatum (Datum der Erfassung/Änderung des Geschäftsvorfalls)
- Journaldatum (Festschreibedatum)
- Belegdatum (Datum des Geschäftsvorfalls)
- Buchungsnummer (Unsere Belegnummer, ggf. mit Unterbrechungen)
- Buchungstext
- Buchungsbetrag
- Sollkonto
- Sollbetrag
- Habenkonto
- Habenbetrag
- USt-Konto Soll
- USt-Betrag Soll
- USt-Konto Haben
- USt-Betrag Haben
- Kostenstelle
- Beleglink (bleibt leer)
- Leistungsdatum (ggf. abweichendes Leistungsdatum)
- Datum Zuordnung Steuerperiode (das für die USt.-Voranmeldung maßgebliche Datum)
Systematik der Datei Kontenblaetter.csv
Die Datei „Kontenblaetter.csv“ enthält alle festgeschriebenen Buchungen, von der ersten bis zur letzten Buchung der ausgewerteten Periode, in lückenlos fortlaufender Reihenfolge nach Kontenblatt.
Umsatz- und Vorsteuer werden bei abweichendem Leistungsdatum nicht periodengerecht in den Kontenblättern dargestellt, sondern anhand des Rechnungsdatums. Die Fälligkeit der Umsatzsteuer lässt sich daher nur über das Journal und unter Berücksichtigung des abweichenden Leistungsdatums berechnen. Die Auswertung “Umsatzsteuer.csv” enthält, wie auch die Auswertung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung in BuchhaltungsButler, eine korrekte Berechnung unter Berücksichtigung von Rechnungs- und Leistungsdatum.
- Journalnummer
- Kontonummer
- Kontobezeichnung
- Datum (Datum der Erfassung/Änderung des Geschäftsvorfalls)
- Buchungsnummer (Unsere Belegnummer, ggf. mit Unterbrechungen)
- Buchungstext
- Gegenkonto
- Sollbetrag
- Habenbetrag
- USt_Konto
- USt_Prozent
Systematik der Datei Kontenplan.csv
Die Datei „Kontenplan.csv“ enthält alle verfügbaren Buchungskonten.
- Kontonummer
- Kontenbezeichnung
- Kontenkategorie
- Kontenunterart (entspricht der Kategorie in der Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA))
- USt_Position (Kennziffer in der USt.-Voranmeldung, sofern nicht der Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel) die Kennziffer bedingt)
- USt (standardmäßig hinterlegter Steuersatz)
- Zuordnung_EU (Position Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR))
- Zuordnung_Aktiva (Bilanzposten Aktivseite – bleibt derzeit frei)
- Zuordnung_Passiva (Bilanzposten Passivseite – bleibt derzeit frei)
- Zuordnung_GuV (Kategorie GuV – bleibt derzeit frei)
Systematik der Datei Umsatzsteuer.csv
Die Datei „Umsatzsteuer.csv“ enthält alle verfügbaren Kennziffern der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
„BMG“ steht für „Bemessungsgrundlage“. „Steuer“ steht für die auf Basis der Bemessungsgrundlage berechnete Umsatzsteuer.