In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Buchungssätze aus Ihrem Gastronovi-Konto im DATEV-Format exportieren und korrekt in BuchhaltungsButler importieren können, um eine reibungslose Übertragung der Verkaufsdaten sicherzustellen.
1. DATEV-Integration in Gastronovi einrichten
Bevor Sie den Export starten, müssen Sie die kostenfreie DATEV-Integration in Gastronovi einrichten und die korrekten Einstellungen vornehmen.
- Loggen Sie sich in Ihrem Gastronovi-Konto ein.
- Navigieren Sie zu back Office Grundeinrichtung > Integrationen und scrollen Sie zur Integration DATEV.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche “Aktivieren”. Nun wird die Integration unvollständig eingerichtet. Bestätigen Sie das Hinweisfenster mit “OK”.
-
Sie sehen nun die folgende Ansicht. Erfassen Sie hier alle relevanten Informationen, um die Aktivierung abzuschließen. Die Sachkontenlänge Ihrer Finanzbuchhaltung finden Sie in Ihrem BuchhaltungsButler-Account, indem Sie auf das “Rädchen”-Symbol neben Ihrem Firmennamen klicken, zu Einstellungen > Kontenverwaltung navigieren, und dort nach dem Stichwort “Umsätze” suchen.
- Speichern Sie Ihre Angaben mit Klick auf den “Speichern”-Button.
Wenn Sie unsicher sind, welche Einstellungen Sie vornehmen sollen, finden Sie in diesem Artikel weitere Infos zur Einrichtung der DATEV-Integration in Gastronovi.
2. Buchhalterische Daten in der Kontenübersicht einstellen
In der Kontenübersicht in Gastronovi erhalten Sie einen Überblick über alle relevanten Daten bezüglich der Buchhaltung und der Kontierung. Hier können Sie prüfen, welche Einstellungen fehlen und noch vorgenommen werden müssen.
- Navigieren Sie hierfür zu back Office Mein Betrieb > Buchhaltung.
-
Klicken Sie unter Buchhaltung auf den Menüpunkt Kontenübersicht.
-
Im Menüpunkt Einstellungen (unter Kontenübersicht) können Sie allgemeine Konten für Ihre Buchhaltung hinterlegen.
Möchten Sie Einstellungen für Ihre Warengruppen, Zahlungsarten, Rabatte/Gutscheine, das Kassenbuch oder Kostenstellen hinterlegen erledigen Sie dieses in den jeweiligen Bereichen.
Nutzen Sie dafür gerne den Support-Artikel von Gastronovi für detaillierte Erklärungen.
3. Datenexport in Gastronovi durchführen
Beim Datenexport in Gastronovi können Sie selbst festlegen, ob Sie einen kumulierten oder detaillierten Export haben möchten (z.B. pro Z-Bericht, individuell oder pro Monat).
Für den Export einzelner Berichte gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie in Ihrem Gastronovi-Konto zu back Office Mein Betrieb > Buchhaltung und klicken Sie auf den Menüpunkt Umsätze.
- Navigieren Sie unter Umsätze zu dem Eintrag, den Sie exportieren möchten.
-
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen Sie “Export für Buchhaltungsprogramme” und anschließend das DATEV-Dateiformat (CSV) als Ausgabeformat aus.
- Optional: Für eine kumulierte Ansicht der Daten aktivieren Sie den Schieberegler “Kumuliert”.
- Bestätigen Sie den Vorgang mit “Erstellen”. Die Datei wird nun im CSV-Format erstellt und Sie können diese anschließend herunterladen.
Es besteht außerdem die Möglichkeit, eine Zusammenfassung Ihrer Berichte für einen festen oder frei wählbaren Zeitabschnitt zu exportieren. Dabei gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie in Ihrem Gastronovi-Konto zu back Office Mein Betrieb > Buchhaltung und klicken Sie auf den Menüpunkt Umsätze.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche “Export für Buchhaltungsprogramme” und wählen Sie das DATEV-Dateiformat (CSV) als Ausgabeformat aus. Auch hier können Sie optional den Schieberegler “Kumuliert” auswählen, um eine kumulierte Ansicht der Daten zu erhalten.
- Wählen Sie die Kostenstelle aus, für die der Bericht erzeugt werden soll und legen Sie den gewünschten Abschnitt fest.
- Bestimmen Sie den gewählten Zeitraum.
- Bestätigen Sie den Vorgang mit “Erstellen”. Die Datei wird nun im CSV-Format erstellt und Sie können diese anschließend herunterladen.
Hier finden Sie weitere Infos zum Datenexport für Buchhaltungsprogramme in Ihrem Gastronovi-Konto.
4. Import in BuchhaltungsButler
Der Import Ihrer DATEV-Exportdatei aus Gastronovi erfolgt über die Import-Funktion in BuchhaltungsButler. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Navigieren Sie in Ihrem BuchhaltungsButler-Account im Menü (“Rädchen”-Symbol neben Ihrem Firmennamen) zu Datenimport > Buchungssätze (CSV).
- Ziehen Sie die heruntergeladene CSV-Datei von Gastronovi per Drag-and-Drop in das Fenster oder laden Sie diese mit Klick auf “auswählen” hoch.
- Im Feld unter Konfigurationsoptionen wählen Sie bitte “Konfiguration 1 (Datev)” aus.
-
Nun erfolgt die Feldzuweisung. Abhängig vom Spaltentitel erfolgt diese automatisch. Es wird zwischen Pflichtfeldern, die nicht leer sein dürfen, und optionalen Feldern unterschieden. Jedes Feld darf dabei nur einmal zugewiesen werden. Folgende Feldzuweisung kann beispielhaft vorgenommen werden:
Wichtiger Hinweis: Die Sachkontonummern in der Exportdatei von Gastronovi müssen mit den Konten in Ihrem BuchhaltungsButler-Kontenrahmen übereinstimmen. Nur so kann eine korrekte Verbuchung erfolgen.
Wenn Sie die Exportdatei in Ihren BuchhaltungsButler-Account importieren, erhalten Sie unter Umständen eine Fehlermeldung. Diese weist auf zwei mögliche Fälle hin:
- Die Fehlermeldung gibt eine Liste der Konten aus, die ohne Buchungsschlüssel gebucht werden müssen. In diesem Fall können Sie diese, wie unter 1.4 beschrieben, in der DATEV-Integration in Ihrem Gastronovi-Konto unter “Automatik-Konten” hinterlegen und den Export anschließend erneut ausführen.
- Die Fehlermeldung gibt eine Liste der Konten aus, die in Ihrem BuchhaltungsButler-Account noch fehlen. In diesem Fall müssen Sie diese neu in BuchhaltungsButler anlegen. Mehr Infos dazu finden Sie in diesem Artikel.
Je nachdem, um was für Buchungen es sich handelt, sind Ihre importierten Buchungen als bestätigte Buchungen (grüne Schaltfläche) im Bereich “Zahlungen”, “Belege” oder “Erweitert” sichtbar.
5. Überprüfung der Daten
- Um zu überprüfen, ob die Daten korrekt sind, können Sie die Summen- und Saldenliste im Bereich “Abschluss” kontrollieren.
-
Sollten Ihnen Fehler auffallen, haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Import zu löschen, solange dieser keine festgeschriebenen Buchungen enthält. Dazu navigieren Sie unter “Datenimport” auf den Import-Verlauf, wo Sie den letzten Import sehen und löschen können.