- Wie Sie Aufgaben an Zahlungen oder Belegen erstellen, bearbeiten und abschließen.
- Wie Sie Teammitglieder in Aufgaben markieren und Benachrichtigungen verwalten.
- Wie Sie den Überblick behalten, indem Sie Aufgaben nach ihrem Status (offen/erledigt) filtern.
- Welche Nutzer-Berechtigungen erforderlich sind, um Aufgaben einsehen zu können.
Das Erstellen von Aufgaben in BuchhaltungsButler ermöglicht eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.
Durch die Zuweisung von Aufgaben, z.B. bei der Suche nach fehlenden Belegen oder bei der Durchführung einer Rechnungsprüfung, ermöglicht die neue Funktion eine transparente und übersichtliche Kommunikation innerhalb der Anwendung.
Absprachen mit dem Steuerberater sind, sofern gewünscht, direkt in der Anwendung möglich.
Welche Möglichkeiten bietet mir die Funktion “Aufgaben”?
Mit der neuen Funktion "Aufgaben" können Sie verschiedene Aktionen durchführen. Diese werden im folgenden Abschnitt im Detail vorgestellt.
Aufgaben erstellen
Aufgaben können an Zahlungen oder Belegen hinzugefügt werden. Über das Kontextmenü an der rechten Seite finden Sie die Auswahl “Aufgabe erstellen”.
Nach dem Anklicken von “Aufgabe erstellen” öffnet sich ein Overlay, über das die Eingabe der Aufgabe erfolgen kann.
Teammitglieder markieren
Sie können Teammitglieder in einer Aufgabe taggen, indem Sie das ‘@’-Symbol gefolgt von dem Namen oder der E-Mail-Adresse der betreffenden Person verwenden. Die Autovervollständigung schlägt Ihnen bereits während des Taggens passende Teammitglieder vor, die Sie durch Anklicken auswählen können. Es können nur Team-Mitglieder mit einem eigenen Nutzer-Zugang zu dem BuchhaltungsButler Account markiert werden.
Nachrichten bearbeiten oder löschen
Sie können eine Aufgabe bearbeiten oder entfernen, indem Sie das Menü rechts neben der Aufgabe anklicken.
Während der Bearbeitung haben Sie die Möglichkeit, die Änderungen zu speichern oder die Änderung zu verwerfen, indem Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen" klicken. Dadurch wird die ursprüngliche Meldung wieder angezeigt.
Aufgaben abschließen
Ist eine Aufgabe bearbeitet, kann sie in der Aufgabenansicht oben links als erledigt markiert werden. In der Listenübersicht wird diese Aufgabe nun grau angezeigt.
Die Aufgabe wird erneut geöffnet, wenn eine neue Nachricht hinzugefügt wird.
E-Mail Benachrichtigungen und Benachrichtigungscenter
Alle in einer Nachricht markierten Nutzer:innen werden sowohl im Benachrichtigungscenter als auch per E-Mail über die neue Nachricht in der Aufgabe benachrichtigt. Das Benachrichtigungscenter finden Sie in Ihrem Account unten links.
Es werden alle an einer Aufgabe beteiligten Nutzer:innen, d.h. Nutzer:innen, die in einer Nachricht markiert sind oder eine Nachricht in einer Aufgabe geschrieben haben, über beide Wege informiert, wenn die Aufgabe als erledigt markiert wurde.
Im Benachrichtigungscenter können gelesene Aufgaben erneut eingeblendet oder ausgeblendet werden. Zudem können oben rechts über eine Massenbearbeitung alle Benachrichtigungen als gelesen markiert werden.
Aufgaben können wieder als ungelesen markiert werden, indem man mit der Maus über eine gelesene Nachricht hovert und “als ungelesen markieren” anklickt.
Wichtig: Sofern Sie über die Nutzerverwaltung mit mehreren Accounts verknüpft sind, werden Ihnen grundsätzlich alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Wechseln Sie durch das Anklicken des Firmennamen oben links in den Account, in dem die Aufgabe angelegt wurde, um diese einsehen zu können.
Filterungs-Möglichkeiten von Aufgaben
Sie können Filteroptionen verwenden, um Aufgaben nach Status (alle, offen, erledigt) anzuzeigen. Die Filteroptionen für Aufgaben finden Sie oben rechts unter “Filter auswählen”.
Offene Aufgaben werden in der Listenansicht blau und abgeschlossene Aufgaben grau dargestellt.
Nutzerrollen Nutzerverwaltung
Aufgaben stehen allen Nutzer:innen zur Verfügung. Eine gesonderte Zuweisung über die Rechteverwaltung ist nicht erforderlich.
Es ist jedoch zu beachten, dass die Aufgaben nur dann eingesehen werden können, wenn die benötigten Bereiche der Rolle der Nutzer:innen zugeordnet sind. Um z.B. eine Aufgabe zu einer Zahlung sehen zu können, ist es notwendig, dass der Nutzerrolle die Berechtigung erteilt wurde, die Zahlungen zu sehen.