Projektverwaltung und Kostenstellen

Die Projektverwaltung ist in die Nutzung von Kostenstellen integriert. Mit Hinzufügen einer Kostenstelle kann ein Projekt angelegt werden. Hierzu steht neben der Kostenstelle ein weiteres Freitextfeld für den Namen des Projekts zur Verfügung.

Kostenstellen

Durch die Vergabe von Kostenstellen haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise die Profitabilität einzelner Produktlinien, verschiedener Betriebsstätten oder Abteilungen zu analysieren. 

Die Kostenstelle wird automatisch mit dem Buchungsvorschlag abgespeichert. Beim nächsten gleichen Geschäftsvorfall wird die Kostenstelle neben dem Buchungskonto mit vorgeschlagen. 

Projektverwaltung aktivieren

Um die Projektverwaltung zu nutzen, müssen Sie diese zunächst aktivieren. Im Bereich “Einstellungen” können Sie unter “Kostenstellen / Projektverwaltung” die Option “Kostenstellen nutzen” aktivieren und die Einstellung speichern. Anschließend öffnet sich an dieser Stelle eine Übersicht der bereits verwendeten Kostenstellen zur Bearbeitung und die Möglichkeit neue Kostenstellen oder Projekte hinzuzufügen.

Projekte anlegen

Neue Projekte können Sie sowohl in den Einstellungen unter “Kostenstellen / Projektverwaltung” hinzufügen, als auch direkt an einer Buchung.

Um neue Projekte in den Einstellungen anzulegen, wählen Sie im Bereich “Einstellungen” den Abschnitt “Kostenstellen / Projektverwaltung”. Auf der rechten Seite finden Sie nun die Option “Neue Kostenstelle”.

Alternativ können Sie an einer Buchung im Bereich “Belege”, “Zahlungen” oder “Erweitert” auf das Kontextmenü im Feld “KS” klicken und anschließend “Neue Kostenstelle anlegen” wählen.

Projekte auswählen

Die Zuordnung zu einem Projekt erfolgt über das Feld der Kostenstelle “KS”. Wenn Sie eine Buchung erfassen, können Sie in diesem Feld über das Kontextmenü eine Liste aller existierenden Projekte einsehen und das gewünschte Projekt auswählen.

Alternativ können Sie auch im Feld “KS” die Kostenstelle oder den Namen des Projekts eingeben und erhalten Vorschläge, die zu Ihrer Eingabe passen.

Projekte auswerten

Die Auswertung der Projekte erfolgt über den Export der BWA oder EÜR. Beim Generieren der BWA oder EÜR können Sie die Option “Nach Kostenstellen aufschlüsseln” aktivieren. Im CSV-Export der BWA oder EÜR erhalten Sie diese dann nach Kostenstellen aufgeschlüsselt und können die einzelnen Projekte auswerten. Die Information, welchem Projekt oder welcher Kostenstelle ein Buchungssatz zugeordnet ist, findet sich ebenfalls im Export der Buchungssätze und Belege.

Rolle der Projektverwaltung im SKR42

Im SKR42, der speziell für Vereine und gemeinnützige Organisationen zur Verfügung steht, kommt der Projektverwaltung eine zusätzliche Rolle zu. Für eine übersichtliche Unterscheidung der Bereiche und Zwecke wird das Feld der Kostenstelle verwendet.

Aus diesem Grund ist bei der Einrichtung eines Accounts im SKR42 die Projektverwaltung standardmäßig aktiviert und die folgenden Kostenstellen sind voreingestellt:

Kostenstelle 2

Zusätzlich zu der oben beschriebenen Kostenstelle, kann in den Einstellungen auch die zweite Kostenstelle (KS2) aktiviert werden. Anders als die Kostenstelle 1, handelt es sich bei der Kostenstelle 2 um ein Freitextfeld, dass an der entsprechenden Buchungszeile angezeigt wird. Die zweite Kostenstelle kann aktiviert werden, nachdem in den "Einstellungen" unter "Kostenstellen / Projektverwaltung" die allgemeine Nutzung von Kostenstellen aktiviert wurde. 

Während die erste Kostenstelle häufig dazu genutzt wird, Geschäftsvorfälle nach Bereichen wie Abteilungen, Projekten oder Sphären (Vereine) zu gliedern, kann die Kostenstelle 2 spezifischere Aspekte wie Standorte, Produkte oder Dienstleistungen erfassen. Die zweite Kostenstelle wird im DATEV-Export berücksichtigt, nicht jedoch in eigenen Auswertungen wie der BWA.