- Warum Rechnungen im Spam-Ordner landen können und was SPF und DMARC damit zu tun haben.
- Wann Sie einen SPF-Eintrag für MailerSend benötigen (nur bei strikter DMARC-Policy).
- Wie Sie einen neuen oder bestehenden SPF-Eintrag korrekt in Ihren DNS-Einstellungen anlegen.
- Welche Alternativen es gibt, wenn E-Mails trotzdem als Spam markiert werden.
In den meisten Fällen müssen Sie nichts weiter tun, damit Ihre Rechnungen zuverlässig ankommen. BuchhaltungsButler nutzt die Infrastruktur von MailerSend, die bereits technisch korrekt für den E-Mail-Versand authentifiziert ist.
Eine manuelle Anpassung wird nur dann notwendig, wenn Ihre Domain eine strikte DMARC-Policy (z. B. p=reject oder p=quarantine) verwendet. Nur in diesem Fall ist ein SPF-Eintrag für MailerSend in Ihren DNS-Einstellungen erforderlich, um Zustellprobleme zu vermeiden.
Wann ist ein SPF-Eintrag notwendig?
Ein SPF-Eintrag ist nur erforderlich, wenn Ihre Domain eine strikte DMARC-Policy verwendet. In diesem Fall sollte MailerSend als autorisierter Absender in den SPF-Eintrag Ihrer Domain aufgenommen werden. Falls Sie neben MailerSend auch eigene Versandserver nutzen, sollten diese ebenfalls in Ihrem SPF-Record enthalten sein.
Was passiert ohne SPF-Eintrag?
In den meisten Fällen können E-Mails auch ohne SPF-Eintrag zugestellt werden. Wenn jedoch der E-Mail-Provider des Empfängers eine strenge DMARC-Policy einsetzt, könnten E-Mails ohne passenden SPF-Eintrag abgelehnt oder als unsicher markiert werden.
Hintergrund: Absenderadresse (Sender Identity) und DMARC
BuchhaltungsButler versendet E-Mails über eine sogenannte "Sender Identity", also mit der von Ihnen verifizierten Absenderadresse. Dies funktioniert in der Regel ohne spezielle DNS-Einträge. Wenn Ihre Domain jedoch eine strikte DMARC-Policy wie p=reject verwendet, können E-Mails blockiert werden. In diesem Fall ist es möglich, die Policy auf p=none oder p=quarantine zu ändern. Eine Änderung der Policy sollten Sie jedoch nur nach sorgfältiger Abwägung und in Rücksprache mit Ihrem IT-Verantwortlichen durchführen.
Wichtiger Hinweis zu bestimmten E-Mail-Anbietern (z. B. Outlook)
Einige E-Mail-Provider, wie z. B. Microsoft Outlook, nutzen zusätzliche Spam-Filter, die unabhängig von SPF und DMARC greifen können. Dadurch kann es vorkommen, dass korrekt authentifizierte E-Mails dennoch im Junk-Ordner des Empfängers landen. Dieses Verhalten liegt außerhalb unseres Einflussbereichs.
Wie fügen Sie einen SPF-Eintrag hinzu?
Loggen Sie sich in das Verwaltungsportal Ihres Domainanbieters ein (z. B. Strato, IONOS, all-inkl.).
- Gehen Sie in die Domainverwaltung und öffnen Sie die DNS-Einstellungen.
- Fügen Sie einen neuen TXT-Record hinzu oder bearbeiten Sie einen bestehenden SPF-Eintrag:
Wenn es noch keinen SPF-Record gibt:
v=spf1 include:_spf.mailersend.net ~all
Wenn bereits ein SPF-Record für andere Dienste existiert:
Fügen Sie MailerSend hinzu. Ersetzen Sie include:beispielserver.de durch Ihre bereits vorhandenen Einträge:
v=spf1 include:_spf.mailersend.net include:beispielserver.de ~all
Wichtiger Hinweis, wenn E-Mails weiterhin als Spam eingestuft werden
Sollten Ihre E-Mails trotz korrekter Konfiguration weiterhin als Spam eingestuft werden, empfehlen wir folgende Alternativen:
- Standard-Absenderadresse nutzen: Löschen Sie die verwendete Rechnungsversandadresse (Sender Identity) in den Einstellungen und nutzen Sie stattdessen unsere Adresse
rechnungsversand@buchhaltungsbutler.de. - Empfänger informieren: Bitten Sie die Rechnungsempfänger, Ihre Absenderadresse zur Liste der sicheren Absender (Whitelist) hinzuzufügen.
- Externer Versand: Organisieren Sie den Rechnungsversand außerhalb von BuchhaltungsButler.